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एक अच्छी गुणवत्ता स्कैनर में निवेश करें अपने दस्तावेज़ों को स्कैन और महत्वपूर्ण फ़ाइलें केवल अपने जीवन के गड़बड़ कट जाएगा नहीं है और उसे नियमित paperless साथ आगे बढ़ने बनाने, लेकिन यह भी लंबी अवधि के लिए इन दस्तावेजों के लिए अधिक सुरक्षा लाएगा।
- डॉक्स और निट नए स्कैनर ब्रांड्स हैं जो विशेष रूप से कई दस्तावेजों को जल्दी और आसानी से स्कैन करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं वे स्टाइलिश और पोर्टेबल हैं, अगर आपके पास पहले से स्कैनर नहीं है तो यह एक अच्छा निवेश बना रहा है। यदि आपके पास पहले से ही है, हालांकि, प्रिंटर में बने मानक स्कैनर उस नौकरी के लिए अच्छे हैं।
- कम गुणवत्ता में स्कैन करें ताकि फाइलें बहुत बड़ी न हों, लेकिन प्रिंट की गुणवत्ता के लिए आपके पास मूल दस्तावेज़ की एक अच्छी प्रति बनाने के लिए पर्याप्त है। आम तौर पर 300 पिक्सेल उपयुक्त होते हैं जब तक कि आप फोटो संग्रहित नहीं करते हैं। मेमोरी का बेहतर इस्तेमाल करने के लिए ग्रे स्केल का उपयोग करें
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पीडीएफ पास अपने महत्वपूर्ण और व्यक्तिगत दस्तावेजों को स्कैन करने के बाद, आपको प्रतिलिपि बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है, उन्हें सुरक्षित या सिर्फ कॉपी किया गया है इसके बजाय, "पीडीएफ में प्रतिलिपि बनाएँ", जो सुरक्षा बनाएगा, एक उच्च-गुणवत्ता वाली फाइल जिसे संशोधित नहीं किया जा सकता फ़ाइल को नाम दें और अपने महत्वपूर्ण दस्तावेजों को व्यवस्थित रखें।
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संगठित रखें। मैं आपके दस्तावेज़ विशेष रूप से नाम रखता हूं और उन्हें व्यवस्थित रखता हूं ताकि आपके डेस्कटॉप को गड़बड़ी नहीं मिलती जितनी वास्तव में यह हो।
- प्रत्येक के लिए, आप एक प्रवेश जोड़ सकते हैं स्कैन कीवर्ड कि "कंप्यूटर रसीद बेस्ट बाय 23/12/2008" "जुलाई 8 घर का भुगतान" या या "कार बीमा वाउचर 02:01 के रूप में आप के लिए कुछ मतलब का उपयोग करें। 2009. "जब आप किसी चीज़ के लिए इसकी ज़रूरत होती है तो यह आपको एक दस्तावेज़ ढूंढने के लिए खोजशब्द खोजों को करने की अनुमति देगा।
- यदि आवश्यक हो, तो आप एक डेटाबेस प्रोग्राम का उपयोग करने पर विचार कर सकते हैं जो आपकी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए कीवर्ड का उपयोग करता है। Doxo, FileThis, और निट सभी इस तरह की सेवा प्रदान करते हैं
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एक डाटा बैक अप करें अपने कंप्यूटर के लिए एक बाहरी हार्ड ड्राइव में निवेश करें और अपनी जानकारी को नियमित रूप से बचाने के लिए उन चीजों की प्रतिलिपि रखने के लिए रखें जो आपको उन्हें खोने से दिल टूटेंगे। कम से कम अपने सबसे महत्वपूर्ण डेटा का बैक अप बनाएं, और अपने कंप्यूटर से एक अलग जगह पर एक प्रति रखें: एक सुरक्षित बैंक जमा बॉक्स, एक मित्र का घर, एक ऑनलाइन बैक अप सेवा कुछ विकल्प हैं
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हवा से महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करें आपको डर है कि कोई आपके कंप्यूटर पर नियंत्रण ले जा सकते हैं कर रहे हैं और अपने सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों की चोरी करते हैं, तो उन्हें एक बाहरी यूएसबी ड्राइव या एक USB फ्लैश ड्राइव पर जगह, उन्हें अपने कंप्यूटर से डिस्कनेक्ट रखते हुए। यह एक प्रक्रिया है जिसे "ऑफ द एयर" कहा जाता है, और आपकी सबसे महत्वपूर्ण जानकारी सुरक्षित रूप से छोड़ सकती है कोई भी प्रतिभाशाली नहीं, कोई भी हैकर कभी कंप्यूटर से जुड़ा ड्राइव से डेटा चोरी नहीं करना सीखता।
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बादल में भंडारण पर विचार करें यदि आपके पास क्लाउड में अच्छी ड्राइव पर आपकी जानकारी का बैक अप है, तो आपको किसी चीज की चोरी, खोई या क्षतिग्रस्त होने की चिंता नहीं है अपनी महत्वपूर्ण जानकारी को क्लाउड में अपलोड करें और आपको हमेशा यह होगा।