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सार्वजनिक और आपकी रिपोर्ट का उद्देश्य निर्धारित करें अगर रिपोर्ट आपके बोर्ड ऑफ डायरेक्टर्स को मिलती है, तो इसमें आपके डिवीजन के भीतर काम करने वाले कर्मचारियों को निर्देशित किए जाने की तुलना में अधिक जानकारी होनी चाहिए। ऐसी जानकारी पर विचार करें जो रिपोर्ट को पढ़ेगा और इसमें अनावश्यक डेटा शामिल नहीं होगा। रिपोर्ट के उद्देश्य और इरादों को रिपोर्ट की शुरुआत में विस्तृत किया जाना चाहिए।
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मौजूदा यथास्थिति का मूल्यांकन करें इस बारे में जानकारी प्रदान करें कि आपका व्यवसाय वर्तमान स्थिति से संबंधित है और इस मुद्दे पर आपकी स्थिति हाथ में है। अपनी रिपोर्ट के प्रयोजन के लिए प्रासंगिक प्रक्रिया के बारे में आपके विवरण में शामिल करें
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डेटा एकत्र करें प्रदर्शन रिपोर्ट, उत्पादन संख्या, गुणवत्ता नियंत्रण की जानकारी, उपस्थिति की रिपोर्ट और व्यय डेटा के सभी महत्वपूर्ण टुकड़े हैं जिन्हें व्यवसाय रिपोर्ट में शामिल किया जा सकता है। आपकी रिपोर्ट के उद्देश्य के आधार पर, विभिन्न डेटा शामिल किए जा सकते हैं। ध्यान से विचार करें कि आपकी रिपोर्ट के उद्देश्य के लिए क्या महत्वपूर्ण है
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डेटा को प्रारूपित करें, जिससे इसे समझना आसान हो। इसका मतलब यह हो सकता है कि आपको मात्रात्मक डेटा दिखाने वाला एक चार्ट या एक तालिका बनाना चाहिए। रंगों का उपयोग करें क्योंकि यह अधिक ध्यान खींचता है और जानकारी को अलग करने में मदद करता है। यदि आप को शामिल करने की कोशिश कर रहे डेटा मात्रात्मक है, तो अंक, संख्याओं, या किसी बॉक्स में जानकारी सेट करें। यह आपकी शेष रिपोर्ट से आपके डेटा को अलग करता है और इसके अर्थ को इंगित करने में सहायता करता है।
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अपनी रिपोर्ट में लक्ष्य निर्धारित करें स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट करें कि भविष्य के लिए आपकी अपेक्षाएं क्या हैं लक्ष्यों को मापने योग्य होना चाहिए शायद आप उत्पादन में वृद्धि करना चाहते हैं। उत्पादन में 20% की वृद्धि के लिए एक लक्ष्य निर्धारित करें और उस लक्ष्य का मूल्यांकन करने के लिए समय सीमा निर्धारित करें।
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रिपोर्ट में उल्लिखित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक योजना की स्थापना करें। उद्देश्यों में विशिष्ट कार्यों को शामिल करना चाहिए, अस्पष्ट बयान नहीं। नौकरी के विवरण, समय या नई योजना को लागू करने के लिए आवश्यक खर्चों में कोई भी बदलाव लिखें। प्रत्येक बयान सीधे यह इंगित करना चाहिए कि नई विधि रिपोर्ट में निर्धारित लक्ष्य को कैसे पूरा करने में सहायता करेगी।
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बैठक में हर किसी को वितरित करने के लिए पर्याप्त प्रतियां प्रिंट करें, जहां आप रिपोर्ट पेश करेंगे यदि कई पेज हैं, तो उन्हें एक साथ रख दें। सभी आवश्यक सामान और सहायक दस्तावेज़ शामिल करें