ईमेल लेखन जब आपकी शैली को कैसे सुधारें

जवाब के साथ सावधान रहें यदि आप किसी संदेश का जवाब देते हैं और मूल प्रेषक को शामिल नहीं करने वाली तीसरी पार्टी को जोड़ने के लिए सीसी का उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि इस मूल दूत इस तथ्य से नाराज़ नहीं है। यह जानकारी केवल आपकी आँखों के लिए हो सकती है यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि मूल प्रेषक आपके पर्यवेक्षक है बीसीसी का उपयोग करते समय सावधानी बरतें यह आपको प्रभावित कर सकता है यदि बीसीसी फील्ड में व्यक्ति को यह न देखा गया है कि उनकी कॉपी अंधा है

निर्धारित करें कि आपको किसका जवाब देना चाहिए। आपको भेजे गए ईमेल को आम तौर पर एक व्यक्ति को दिए जाने वाले प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है हालांकि, और ईमेल कई लोगों को भेजे जाते हैं, आपको एकाधिक प्राप्तकर्ताओं के साथ संवाद करने के लिए "सभी को जवाब दें" विकल्प चुनने की आवश्यकता हो सकती है। सावधान रहें: हर समय "सभी को जवाब दें" का इस्तेमाल करते हुए बहुतायत में जवाब पैदा हो जाता है और कई लोगों के इनबॉक्स में संदेशों को छोड़ देता है यदि आप एक ईमेल प्राप्त करते हैं, तो हर किसी का उत्तर दें, और बीस प्राप्तकर्ताओं को वापस आने वाले संदेश देखें - अगर इन सभी लोगों में से 20 "सभी को जवाब दें" पर क्लिक करें, तो हजारों संदेश अन्य लोगों के इनबॉक्स में ढेर हो सकते हैं। इससे कंपनी में हर कोई एक शातिर चक्र में प्रवेश कर सकता है, यह जानने में असमर्थ है कि संदेश का उद्देश्य क्या था।

"धन्यवाद" के साथ जवाब देने से पहले दो बार सोचो कुछ लोग ईमेल नहीं चाहते हैं कि वे सराहना करते हैं। इसके लिए ई-मेल खोलने और कुछ पहले से ही जाना जाता है पढ़ने के लिए अतिरिक्त समय की आवश्यकता होती है। कुछ लोगों में यह संदेश शामिल होता है कि ईमेल का उत्तर नहीं दिया जाये।

लंबी चर्चाओं का संक्षेप करें चर्चा को समझने के लिए प्रतिक्रिया पृष्ठों का विश्लेषण करना परेशान है। संदेश को आगे फेंकने के बजाय, पाठकों के लिए इसे संक्षेप में एक मिनट दें।

जिस जानकारी को आप जवाब दे रहे हैं उसे शामिल करना सुनिश्चित करें बहुत से लोग, और व्यवसायिक, दैनिक लिखने और हजारों ईमेलों का जवाब देते हैं एक अस्पष्ट ईमेल भेजें जो केवल "हां" कहता है - मूल प्रेषक के प्रश्न को शामिल करें ताकि वे जान सकें कि आप क्या जवाब दे रहे हैं। प्रेषक अपने खुद के संदेश फिर से पढ़ना होने से बचें।

तुरंत जवाब दें यदि आपको एक ईमेल का उत्तर देने से पहले कुछ शोध करने की ज़रूरत है, या यदि आप तुरंत जवाब लिखने में व्यस्त हैं, तो एक त्वरित संदेश भेजें जिससे प्रेषक को यह जान सकें कि कुछ समय बाद संदेश का उत्तर दिया जाएगा।