1
एक पेशेवर और प्रासंगिक विषय लिखें विषय "होलो" या "धन्यवाद" नहीं होना चाहिए, क्योंकि इस पद्धति के विषय में स्पैम के रूप में चिह्नित किया गया है। इस विषय में पाठक को तुरंत संचार के उद्देश्य को प्रस्तुत करना चाहिए। यदि विषय स्पष्ट है, तो यह प्राप्तकर्ता को ईमेल खोलने और सामग्री को पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करेगा।
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प्राप्तकर्ता के प्रथम और अंतिम नाम को जानें कंपनी की वेबसाइट की जांच करें और वह नाम देखें जो ईमेल पते से मेल खाती है। आप कंपनी को कॉल भी कर सकते हैं और व्यक्ति के नाम के लिए पूछ सकते हैं। एक ईमेल जिसमें एक नाम है, वह एक अनाम प्राप्तकर्ता को संबोधित एक से गंभीरता से होने की अधिक संभावना है।
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आप और आपके द्वारा प्रदत्त कंपनी का प्रतिनिधित्व जब आप ईमेल की शुरुआत में इस प्रस्तुति को बनाते हैं, तो पाठक का यह बेहतर अर्थ है कि आपने जो लिखा है उसे पढ़ना क्यों जारी रखना चाहिए।
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अपने अनुरोध, उद्देश्य या प्रस्ताव को एक पेशेवर और उद्देश्य तरीके से प्रस्तुत करें बिंदु को प्राप्त करना और अपने उद्देश्य को स्पष्ट रूप से पहचानना, आप एक पेशेवर छवि पेश करते हैं जिसे रीडर द्वारा गंभीरता से लिया जाएगा। विवरण, विशिष्ट स्थान, लागत, और अन्य उचित जानकारी शामिल करें शब्दाडंबर से बचें आपके ईमेल का प्राप्तकर्ता एक व्यस्त व्यक्ति है और इसमें एक लंबा ईमेल पढ़ने का समय नहीं है।
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उत्तर देने के लिए पाठक ओरिएंट भले ही आपका ईमेल प्रेषक के पते पर दिखाई दे, भले ही आपका ईमेल पता, फोन नंबर, पता या अन्य संपर्क जानकारी जैसे कि एक त्वरित संदेश संपर्क या फ़ैक्स नंबर प्रदान करना उचित है। पाठक को बताएं कि आपकी अपेक्षाओं के बारे में उनकी प्रतिक्रिया और अवसर क्या हैं।
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ईमेल के समापन पर "धन्यवाद" कहें ईमेल का प्राप्तकर्ता दयालु था और अपना ईमेल पढ़ने के लिए समय निकाला था आपके ईमेल के लिए दिए गए समय के लिए उसे धन्यवाद देना उचित है