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औपचारिक ईमेल कैसे लिखें

एक औपचारिक ई-मेल लिखना एक मुश्किल काम है, क्योंकि इस प्रकार के संचार का उपयोग अक्सर व्यक्तिगत और अनौपचारिक प्रयोजनों के लिए किया जाता है यदि आपको शिक्षक, बॉस, बिजनेस संपर्क, सरकारी एजेंसी या किसी भी प्रकार के एड्रेससी को संदेश लिखना है, जिसके लिए अधिक औपचारिकता की आवश्यकता है, तो कुछ सरल दिशानिर्देशों का पालन करें, जिससे ईमेल स्पष्ट और संक्षिप्त हो। शैली, टोन, और प्रारूपण मानकों से विचलित न करें, और इसे अवगत कराने से पहले आपको संदेश की सामग्री की समीक्षा और उसकी समीक्षा करने की आवश्यकता हो।

चरणों

विधि 1
फ़ॉर्मेटिंग ईमेल

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एक पेशेवर ईमेल पता का प्रयोग करें, जिसका अर्थ है आपके असली नाम की भिन्नता, उपयोगकर्ता नाम या उपनाम नहीं। यह सुनिश्चित करने के लिए हाइफ़न, डॉट्स, या अंडरस्कोर ("_") का प्रयोग करें कि यह केवल आपके नाम से बना है, बिना किसी संख्या या पत्र, यदि संभव हो तो।
  • "[email protected]" ईमेल "मारिया। एडवर्डडा.डिनाज़ @ हॉटमेल डॉट कॉम" के विपरीत पेशेवर छाप नहीं लेती है।
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    अधिक औपचारिक स्रोतों का उपयोग करें अधिकांश ई-मेल सेवा आपको एक औपचारिक संदेश के लिए फोंट और पाठ शैलियों को चुनने का विकल्प देगा - टाइम्स न्यू रोमन एंड एरियल का उपयोग करते हुए आपको रूढ़िवादी होना चाहिए। निम्नलिखित दिशानिर्देशों को ध्यान में रखते हुए "कॉमिक सन्स" या "पुरानी अंग्रेज़ी" जैसे सजावटी फव्वारे से बचें:
    • एक पठनीय फ़ॉन्ट आकार के साथ ईमेल लिखें, जैसे "12"
    • विशिष्ट शैलियों का उपयोग न करें, जैसे इटैलिक, बोल्ड, हाइलाइट्स, या बहुरंगी फोंट, जब तक कि ई-मेल की सामग्री और उद्देश्य के अनुसार आवश्यक न हो।
    • पूंजी पत्रों में कभी भी लिखना नहीं - यह आपको इस धारणा को देता है कि आप प्राप्तकर्ता पर चिल्ला रहे हैं
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    विषय पंक्ति में, संक्षिप्त और सटीक होना चाहिए। संदेश के विषय को देने के लिए कुछ खोजशब्दों का प्रयोग करें, जो आपने सही लिखा था - इसलिए पाठक ईमेल को अनदेखा नहीं करेगा क्योंकि इसमें कोई विषय पंक्ति नहीं है, क्योंकि यह बहुत अस्पष्ट है या बहाना है कि संदेश बहुत महत्वपूर्ण नहीं है ।
    • "त्वरित प्रश्न", "संपर्क" या "एक महत्वपूर्ण विषय के बारे में ई-मेल" लिखना उपयोग करने के लिए बहुत अस्पष्ट या स्पष्ट शीर्षक हैं।
    • दूसरी तरफ, "शेड्यूल, अतिथि सूची, लंच की मांग और 12 मार्च की बैठक का सार" विषय बहुत अधिक है और कई विषयों को शामिल किया गया है
    • "दिन 12/3: एस्केलेटर मरम्मत पर बैठक" हालांकि, कम है और सीधे बिंदु पर जाता है, मुख्य विषय को प्राप्तकर्ता को चेतावनी देता है और एक विशिष्ट तिथि दिखाती है।
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    संदेश की रचना करना

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    उचित ग्रीटिंग का उपयोग करें हमेशा ग्रीटिंग के साथ एक औपचारिक ईमेल लिखना शुरू करें - नाम से प्राप्तकर्ता (यदि ज्ञात) को संबोधित करना सबसे अच्छा है व्यक्ति का शीर्षक (श्री, मिसेज, मिस, डॉ, दूसरों के बीच में) उपनाम के साथ एक अल्पविराम या बृहदान्त्र के बाद रखें। यदि आप चाहें, तो ग्रीटिंग के पहले "प्रिय" या "प्रिय" लिखें
    • अगर आपको उस व्यक्ति का नाम या उपनाम नहीं पता है जिसे संदेश प्राप्त होगा, तो निम्न बधाई में से किसी एक का प्रयोग करें: प्रिय श्री (श्रीमती), या "यह किसकी चिंता हो सकती है"
    • "हैलो", "नमस्ते" या किसी अन्य अनौपचारिक ग्रीटिंग का उपयोग करने से बचें
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    यदि आवश्यक हो तो पहले पैराग्राफ में खुद का परिचय दें जब आप किसी को एक ईमेल भेज रहे हैं, तो आपके पास कोई रिश्ते नहीं हैं (एक नया ग्राहक, सरकारी एजेंट या व्यक्ति जो नौकरी के चयन की देखरेख कर रहे हैं) बताएं कि आप कौन हैं और आप क्यों लिख रहे हैं प्रस्तुतिकरण ईमेल के पहले दो वाक्यों में सबसे अधिक होने चाहिए।
    • एक संभावित नियोक्ता के लिए लिखते समय, अपने आप को निम्नानुसार दर्ज करें: "मेरा नाम जोआओ कैमरगो है मैं साइट पर सूचीबद्ध प्रशासनिक सहायक की रिक्ति के लिए आवेदन करने के लिए संपर्क कर रहा हूं carreraabc.com.br "।
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    सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को प्राथमिकता दें अपने आप को पेश करने और समझाने के बाद कि आप उस व्यक्ति से संपर्क क्यों कर रहे हैं, ईमेल का मुख्य भाग लिखें, सबसे महत्वपूर्ण सामग्री को शुरुआत के करीब रखें यह प्राप्तकर्ता के समय का सम्मान करता है और संदेश स्पष्ट करने का उद्देश्य छोड़ देता है
    • एक सरकारी कर्मचारी के लिए लेखन करते समय, उदाहरण के लिए, आप निम्न कर सकते हैं: "मेरा नाम अरलेन रियोस है मुझे डिट्रान-एसपी वेबसाइट से अपना ई-मेल मिला है, और मैं 31 दिसंबर, 2016 को प्राप्त हुए एक दंड को चुनना चाहता हूं। "
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    बिंदु पर जाएं, विशेषकर जब तक आप शिक्षित होते हैं, औपचारिक ईमेल लिखते समय "कर्लिंग" होने के कारण पाठक को थक जाना पड़ता है, जिससे आपको अपने संदेश का पता चलने में कठिनाई हो रही है और व्यक्ति से आप क्या चाहते हैं।
    • किसी शिक्षक को ईमेल भेजने के मामले में, "सॉसेज भरने" से बचें, जैसा कि निम्नलिखित उदाहरण में है: "यह Darlene Amaral है क्या आप जानते हैं कि मैं कौन हूं? लागू भौतिकी कक्षा मेरा पसंदीदा है क्योंकि मुझे कक्षाओं का आयोजन करने के तरीके से प्यार है - मैं हमेशा कहानियों का पालन करता हूं और पता हूं कि परीक्षा में क्या होगा। उनसे बात करते हुए, मैं सोमवार की परीक्षा के बारे में सोच रहा था। "
    • इसके बजाय, लिखो, "मैं डारलीन अमरल हूँ, और मैं अपने छात्र को लागू भौतिकी के अनुशासन में हूं। अगले दौड़ में संभावित संघर्ष के कारण मैं संपर्क में हूं। "
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    संक्षिप्त रहें ईमेल के लिए कोई निश्चित आकार नहीं है, लेकिन यह एक अच्छा विचार है कि स्क्रीन की लंबाई (नोटबुक या डेस्कटॉप मॉनिटर) न जाए
    • यदि ईमेल अपेक्षाकृत लंबा है, तो प्रत्येक पैरामीटर के बीच एक लाइन डालने से इसे छोटे पैराग्राफ में तोड़ दें।
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    औपचारिक भाषा का उपयोग करें क्योंकि इस तरह के ईमेल के संदर्भ पेशेवर हैं, पूर्ण वाक्यों और शिक्षित वाक्यांशों का उपयोग करते हुए, एक अच्छा प्रभाव बनाने के लिए महत्वपूर्ण है:
    • Gírias-
    • अनावश्यक संकुचन-
    • इमोटिकॉन्स और इमोजी-
    • कम कठोर शब्द
    • मजाक।
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    ठीक से बंद करो बस ग्रीटिंग के समय की तरह, कई वाक्यांश हैं जो औपचारिक ईमेल बंद कर सकते हैं - सजा के बाद, अपना पूरा नाम, शीर्षक या अन्य प्रकार के हस्ताक्षर डालते हैं, अगर आपके पास कोई है संदेश बंद करने के कुछ तरीके इस प्रकार हैं:
    • "सादर," -
    • "बेस्ट का संबंध है," -
    • "धन्यवाद," -
    • "ईमानदारी से," -
    • "मेरा संबंध है,"।
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    भेजने की तैयारी

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    सभी आवश्यक संलग्नक शामिल करें अगर आपको ईमेल में फाइल संलग्न करने की आवश्यकता है, तो उन्हें संदेश के शरीर में बताएं ताकि प्राप्तकर्ता को पता हो कि वे शामिल हैं। संयमित रहें और बहुत से आइटम संलग्न न करने की कोशिश करें (जो बहुत भारी नहीं होना चाहिए), अधिमानतः सामान्य फ़ाइल प्रकारों का उपयोग कर रहे हैं या जो अधिकांश कार्यक्रमों के साथ संगत हैं।
    • उदाहरण के लिए, इसमें एक नोट शामिल किया गया है, "अटैचमेंट पीडीएफ प्रारूप में मेरे फिर से शुरू और पोर्टफोलियो की एक प्रति है।"
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    संदेश की समीक्षा करें, सामग्री का विश्लेषण, व्याकरण, और वर्तनी। ई-मेल स्पेलचेक टूल पर भरोसा मत करो - जो पढ़ा हुआ है या किसी अन्य व्यक्ति को समीक्षा करने के लिए कह रहा है वह टाइपिंग, व्याकरण, या अस्पष्ट वाक्यों को खोजने का एक शानदार तरीका है।
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    देखें कि ईमेल में कोई गोपनीय जानकारी नहीं है। कभी भी यह मत भूलें कि संचार का यह तरीका सुरक्षित नहीं है - ई-मेल सर्वर को हैक किया जा सकता है, और कई प्राप्तकर्ता प्रकाशित किए गए जानकारी (बिना या इरादे के बिना) को प्रकाशित करेंगे, जिसे आप प्रकट नहीं करना चाहते हैं
    • ईमेल में पासवर्ड, खाता संख्या और संवेदनशील जानकारी कभी नहीं लिखें
  • सूत्रों और कोटेशन

    और देखें ... (8)
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