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उपभोक्ता सेवा ई-मेल कैसे लिखें

एक प्रभावी उपभोक्ता ई-मेल अपने प्रश्न का उत्तर देता है या समस्या को किसी भी समय में हल करता है। यह विभाग के साथ लागत कम रखता है और ग्राहक वफादारी को सुनिश्चित करने में मदद करता है। इसके अलावा, प्रभावी ईमेल आपको या आपके प्रतिनिधि को अन्य ग्राहकों पर ध्यान देने के लिए अधिक समय की अनुमति देता है, जो उनके लिए प्रतिक्रिया समय में सुधार करता है। निम्न प्रकार के ईमेल को लिखने के तरीके निम्नलिखित हैं।

चरणों

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जितनी जल्दी हो सके ईमेल का उत्तर दें
  • ग्राहकों की अपेक्षा है कि उनकी समस्याओं को जल्दी से सुलझाया जाए
  • ईमेल का जवाब देने के लिए 1 से अधिक कार्य दिवस प्रतीक्षा न करें।
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    एक सूचनात्मक विषय पंक्ति का उपयोग करें
    • उचित क्षेत्र में इस विषय का एक संक्षिप्त विवरण शामिल करें। ई-मेल के बारे में ग्राहक को सूचित करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए, बिना व्यापक होने के।
    • उदाहरण के लिए, यदि क्लाइंट ने "समस्या" शीर्षक के साथ एक ईमेल भेजा है, तो यह शीर्षक "XYZ ऑपरेटिंग सिस्टम के साथ एबीसी प्रोग्राम डाउनलोड करने के निर्देश के समान" को बदलने के लिए उपयोगी होगा।
    • एक जानकारीपूर्ण विषय पंक्ति ग्राहक को ईमेल को प्राथमिकता दे सकती है और यह जानती है कि यह स्पैम नहीं है।
    • सभी अपरकेस अक्षरों को छोड़ने से बचें और विस्मयादिबोधक अंक का उपयोग कम करें। ये आदत स्पैम का संकेत है और कुछ भी पेशेवर नहीं है
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    व्यक्तिगत ई-मेल छोड़ दें
    • ग्राहक के नाम का उपयोग करें
    • ग्राहक के साथ फिट होने वाले ग्रीटिंग का चयन करें उदाहरण के लिए, एक चिकित्सक आंद्रे कार्वाल्हो को "डॉ। कार्वाल्हो" कहा जाना चाहिए।
    • अगर आपको नहीं पता कि ग्राहक की पसंदीदा पूर्ति क्या है, तो "मिस्टर कार्वाल्हो," "श्रीमती खरगोश," या समान रूप से इस्तेमाल किया जाना चाहिए।
    • एक निजी ईमेल एक सामान्य से अधिक ग्राहक को जोड़ता है।
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    उपयुक्त टोन का उपयोग करें
    • एक विनम्र और पेशेवर टोन अधिकांश ग्राहकों के लिए उपयुक्त है
    • ईमेल के पहले पैराग्राफ को अपने ईमेल के लिए और उसके बारे में एक सारांश के लिए ग्राहक का धन्यवाद करना चाहिए। दूसरे शब्दों में, ग्राहक का धन्यवाद करें और एक संक्षिप्त प्रतिक्रिया प्रदान करें, जैसे "हां, एबीसी कार्यक्रम XYZ प्रणाली के साथ संगत है"
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    अपने ग्राहक को संक्षिप्त निर्देश दें
    • उन्हें ईमेल के मुख्य निकाय में रहना चाहिए।
    • विषय के संबंध में ग्राहक के कौशल स्तर पर विचार करें।
    • साधारण से समझने वाले निर्देशों को प्रदान करें जो साधारण व्यक्ति समझ सकता है।
    • वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए ग्राहक को प्रत्येक चरण को अलग करने के लिए संख्याओं या बिंदुओं का उपयोग करें।
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    अतिरिक्त ग्राहक सहायता जानकारी प्रदान करें
    • एक अंतिम पैराग्राफ शामिल करें जो ग्राहक को और अधिक संपर्क जानकारी देता है यदि उन्हें अधिक समस्याएं हैं
    • उदाहरणों में ग्राहक को सूचित करना शामिल है कि वह भविष्य की समस्याओं, सामान्य ईमेल खाते या फ़ोन नंबर के साथ सीधे अपने ईमेल पर प्रतिक्रिया कर सकता है।
    • उपभोक्ता के लिए अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों या अन्य उपयोगी टिप्स के लिए एक लिंक प्रदान करें
    • कृपया समर्थन स्टाफ की उपलब्धता बताएं
    • एक ट्रैकिंग नंबर प्रदान करें, यदि लागू हो, तो ग्राहक किसी भी अन्य प्रश्न के साथ भविष्य में जांच कर सकता है।
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    कृपया ईमेल भरें
    • आपके संचार के लिए और आपके उत्पाद या सेवा का उपयोग करने के लिए फिर से धन्यवाद।
    • कृपया अपना नाम दें। उदाहरण के लिए, "ईमानदारी से, जोस मार्टिंस।"
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    ईमेल फिर से पढ़ें
    • एक वर्तनी उपकरण का उपयोग करें
    • ईमेल पढ़ें और व्याकरण संबंधी त्रुटियों की जांच करें।
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    क्लाइंट को ईमेल भेजें
  • युक्तियाँ

    • उपभोक्ता ईमेल के लिए ऑफ़र या प्रोन्नति भेजने के लिए उपभोक्ता सेवा के लिए संपर्क करने के बाद उनका उपयोग न करें। इसे ग्राहक द्वारा स्पैम के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, और यह उसकी कंपनी के साथ अपने संबंध को विकृत कर देता है
    • एक ईमेल जिसमें अपमान या अन्य आक्रामक भाषा शामिल होती है, वह आपको गुस्सा कर सकती है। ग्राहक पर कैश करने से बचने के लिए इन ईमेलों का जवाब देने के लिए थोड़ी देर रुको।
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