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वेबसाइट की जांच करें सुनिश्चित करें कि एक व्यक्ति को ईमेल भेजने से पहले कंपनी ने अब आपकी समस्या या चिंता को संबोधित नहीं किया है यह हर किसी के समय और प्रयासों को बचाता है, और आम तौर पर कुछ ऐसी चीज है जो प्रश्न में कंपनी आभारी है, साइट पर पहले से ही कवर की गई चीज़ों पर समय बर्बाद करने से बचने।
- जब साइट को ब्राउज़ करते हैं, तो संचार का सबसे प्रभावशाली चैनल देखें उनमें से एक या ईमेल नहीं हो सकता है, इसलिए कृपया इसका सम्मान करें और किसी अन्य तरीके से कंपनी से संपर्क करें। कई कंपनियां फोन समर्थन या अन्य रीयल-टाइम समर्थन विकल्प, या ग्राहक सेवा जैसे वाइस मेल जैसे अन्य तरीकों की पेशकश करती हैं।
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इंटरनेट पर विशिष्ट उपकरणों की तलाश करें कई कंपनियां ट्रैकिंग, रिटर्न या उत्पाद समर्थन जैसे मुद्दों के लिए व्यक्तिगत ई-मेल उपकरण प्रदान करती हैं किसी कंपनी के इनबॉक्स को ईमेल भेजने की तुलना में प्रदान किए गए इन उपकरणों का उपयोग करना अधिक व्यावहारिक हो सकता है। इसके अलावा, इन प्रदान किए गए मीडिया की अनदेखी करने से आपका ई-मेल ग्राहक सेवा को संबोधित करने के लिए अधिक समय लेने के लिए कह सकता है।
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ग्राहक सेवा को ईमेल में पहचान की जानकारी शामिल करें कंपनी को यह जानना होगा कि आपने कौन से उत्पाद या सेवाओं को खरीदा है, साथ ही खरीद की तारीख और मुद्दों की "समयरेखा" वे यह भी जान सकते हैं कि आप कहां रहते हैं, खरीदे गए आइटम की मात्रा, और अन्य डेटा सुनिश्चित करें कि यह ईमेल में है
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उपयुक्त टोन का उपयोग करें कुछ विशेषज्ञों का कहना है कि ई-मेल को ग्राहक सेवा से संबोधित किया गया है, जो शिक्षा या ध्यान के बिना लिखा गया है पर ध्यान नहीं दिया जा सकता है या अप्रभावी भी हो सकता है। एक लेखन शैली को बनाए रखने की कोशिश करें जो अनावश्यक बयानों से बचते समय शिक्षा और ज्ञान का एक अच्छा स्तर दिखाता है।
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रियायतें सीधे पूछें बहुत से लोग जिन्होंने ग्राहक सेवा से संबोधित पत्र लिखे हैं वे सहमत हैं कि कंपनी से उम्मीद की अपेक्षा ईमानदार होना बेहतर है। कंपनी आपकी आवश्यकताओं से सहमत हो सकती है या नहीं, बल्कि यह सुनिश्चित कर सकती है कि आपने स्पष्ट रूप से इस कथन से ग्राहक के प्रतिनिधियों को अपने परिप्रेक्ष्य को समझने में सहायता प्रदान की है और आप उत्पाद या अन्य चिंता के साथ किसी भी मौजूदा समस्याओं के समाधान के मामले में स्थिति में हैं। ग्राहक सेवा
- कंपनी नीति के बारे में अधिक जानें आदेश देने पर, आप पहले यह देखने के लिए खोज सकते हैं कि कौन से ऑर्डर सबसे अच्छी तरह से प्राप्त होने की संभावना है। ग्राहक सेवा में आपकी समस्या का समाधान कैसे करें, यह तय करने के लिए आप पर निर्भर है, लेकिन कंपनी की स्थिति को समझने से संचार को और अधिक प्रभावी बनाने में मदद मिलेगी।