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ग्राहक सेवा नीति के उद्देश्यों को निर्धारित करें। ग्राहक प्रतिधारण के अलावा, नीति में ऐसे नए उद्देश्यों भी शामिल हो सकती हैं जैसे नए उत्पादों के बारे में ग्राहक जानकारी प्रदान करना, उत्पाद लाइन पर प्रतिक्रिया प्राप्त करना, और प्रत्येक ग्राहक द्वारा उत्पन्न बिक्री की मात्रा के आधार पर प्रोत्साहन प्रस्तुत करना। इन लक्ष्यों को पहचानना नीति के आधार के रूप में कार्य करता है और उन रणनीतियों और प्रक्रियाओं के विकास की सुविधा प्रदान करता है जो प्रत्येक उद्देश्य को प्राप्त करने में सहायता करते हैं।
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प्रमुख प्रतिस्पर्धियों द्वारा की जाने वाली नीतियों के साथ ग्राहक सेवा उद्देश्यों की तुलना करें यह उद्योग के मानक की दृष्टि से एक आधार प्रदान करता है, जिस पर नीति बनाने की प्रक्रिया में विचार किया जाना चाहिए जो न केवल इन मानकों को पूरा करता है बल्कि कुछ और भी प्रदान करता है जो प्रतिस्पर्धा की पेशकश से अधिक है।
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कंपनी के मिशन के लिए ग्राहक सेवा के उद्देश्यों को बताएं। कंपनी के लक्ष्यों और मिशन के बीच एक सीधा संबंध बनाने से कंपनी की सफलता के लिए प्रासंगिक प्रत्येक लक्ष्य को हासिल करने में मदद मिलती है।
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विशिष्ट प्रक्रियाओं को पहचानें, जो आपको प्रत्येक लक्ष्य प्राप्त करने में सहायता करती हैं। उदाहरण के लिए, आसान संचार का लक्ष्य एक कदम-दर-चरण ढांचे का निर्माण कर सकता है जिसमें टेलीफोन संपर्क, ई-मेल संचार, और यहां तक कि ऑनलाइन पाठ संदेश भी शामिल हैं, जिनके लिए ग्राहकों को ग्राहक सेवा के साथ इंटरैक्ट करना है और समर्थन टीम के साथ।
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प्रत्येक प्रक्रिया के लिए लागू विशिष्ट मानकों और दिशानिर्देशों को रेखांकित करें एक वृद्धि सूची बनाना जो लॉजिकल श्रृंखला प्रदान करता है या ग्राहक सेवा नीति के प्रत्येक पहलू को व्यवस्थित करने के लिए क्रियाओं के क्रम को उपलब्ध संसाधनों के उपयोग को अधिकतम करने और प्रयासों के दोहराव से बचने के लिए महत्वपूर्ण है।
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सहायता स्टाफ और ग्राहकों के चयनित समूह के साथ नीति का परीक्षण करें यह परीक्षण आपको बड़े पैमाने पर उपयोग किए जाने से पहले पॉलिसी के संपूर्ण डिजाइन में दोषों की पहचान करने की अनुमति देता है सभी शामिल ग्राहकों को समझाएं कि यह एक परीक्षा है और नीति पर उनकी प्रतिक्रिया का अंतिम कार्य प्रक्रियाओं पर असर होगा जो समाप्त नीति का हिस्सा होगा।
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नई नीति के विशिष्ट बिंदुओं पर ग्राहक सेवा टीम को प्रशिक्षित करें ग्राहक सेवा टीम की तैयारी से ग्राहकों को कैसे व्यवहार किया जाता है और पॉलिसी में शामिल प्रक्रियाओं का सर्वोत्तम उपयोग करने की संभावना बढ़ने के बारे में एकता की डिग्री बनाए रखना आसान बनाता है।