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ग्राहक सेवा नीति कैसे विकसित करें I

एक ठोस ग्राहक सेवा नीति कंपनी की सफलता के लिए बहुत बड़ा अंतर कर सकती है। कंपनी के हितों की रक्षा करते हुए नीतियों और प्रक्रियाओं को कार्यान्वित करने और बनाए रखने के लिए मजबूत ग्राहक संबंधों को प्रोत्साहित करना ग्राहक के पक्षपात को कम से कम ग्राहक के पक्ष में रखने और ग्राहक आधार बढ़ाने के लिए प्रक्रिया को आसान बनाता है। हालांकि ग्राहक सेवा नीति की सटीक प्रकृति एक कंपनी से दूसरे में भिन्न होती है, फिर भी कुछ बुनियादी कारक हैं जिन्हें किसी भी परिदृश्य में माना जाना चाहिए।

चरणों

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ग्राहक सेवा नीति के उद्देश्यों को निर्धारित करें। ग्राहक प्रतिधारण के अलावा, नीति में ऐसे नए उद्देश्यों भी शामिल हो सकती हैं जैसे नए उत्पादों के बारे में ग्राहक जानकारी प्रदान करना, उत्पाद लाइन पर प्रतिक्रिया प्राप्त करना, और प्रत्येक ग्राहक द्वारा उत्पन्न बिक्री की मात्रा के आधार पर प्रोत्साहन प्रस्तुत करना। इन लक्ष्यों को पहचानना नीति के आधार के रूप में कार्य करता है और उन रणनीतियों और प्रक्रियाओं के विकास की सुविधा प्रदान करता है जो प्रत्येक उद्देश्य को प्राप्त करने में सहायता करते हैं।
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    प्रमुख प्रतिस्पर्धियों द्वारा की जाने वाली नीतियों के साथ ग्राहक सेवा उद्देश्यों की तुलना करें यह उद्योग के मानक की दृष्टि से एक आधार प्रदान करता है, जिस पर नीति बनाने की प्रक्रिया में विचार किया जाना चाहिए जो न केवल इन मानकों को पूरा करता है बल्कि कुछ और भी प्रदान करता है जो प्रतिस्पर्धा की पेशकश से अधिक है।
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    कंपनी के मिशन के लिए ग्राहक सेवा के उद्देश्यों को बताएं। कंपनी के लक्ष्यों और मिशन के बीच एक सीधा संबंध बनाने से कंपनी की सफलता के लिए प्रासंगिक प्रत्येक लक्ष्य को हासिल करने में मदद मिलती है।
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    विशिष्ट प्रक्रियाओं को पहचानें, जो आपको प्रत्येक लक्ष्य प्राप्त करने में सहायता करती हैं। उदाहरण के लिए, आसान संचार का लक्ष्य एक कदम-दर-चरण ढांचे का निर्माण कर सकता है जिसमें टेलीफोन संपर्क, ई-मेल संचार, और यहां तक ​​कि ऑनलाइन पाठ संदेश भी शामिल हैं, जिनके लिए ग्राहकों को ग्राहक सेवा के साथ इंटरैक्ट करना है और समर्थन टीम के साथ।
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    प्रत्येक प्रक्रिया के लिए लागू विशिष्ट मानकों और दिशानिर्देशों को रेखांकित करें एक वृद्धि सूची बनाना जो लॉजिकल श्रृंखला प्रदान करता है या ग्राहक सेवा नीति के प्रत्येक पहलू को व्यवस्थित करने के लिए क्रियाओं के क्रम को उपलब्ध संसाधनों के उपयोग को अधिकतम करने और प्रयासों के दोहराव से बचने के लिए महत्वपूर्ण है।
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    सहायता स्टाफ और ग्राहकों के चयनित समूह के साथ नीति का परीक्षण करें यह परीक्षण आपको बड़े पैमाने पर उपयोग किए जाने से पहले पॉलिसी के संपूर्ण डिजाइन में दोषों की पहचान करने की अनुमति देता है सभी शामिल ग्राहकों को समझाएं कि यह एक परीक्षा है और नीति पर उनकी प्रतिक्रिया का अंतिम कार्य प्रक्रियाओं पर असर होगा जो समाप्त नीति का हिस्सा होगा।
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    नई नीति के विशिष्ट बिंदुओं पर ग्राहक सेवा टीम को प्रशिक्षित करें ग्राहक सेवा टीम की तैयारी से ग्राहकों को कैसे व्यवहार किया जाता है और पॉलिसी में शामिल प्रक्रियाओं का सर्वोत्तम उपयोग करने की संभावना बढ़ने के बारे में एकता की डिग्री बनाए रखना आसान बनाता है।
  • युक्तियाँ

    • कोई ग्राहक सेवा नीति हमेशा के लिए आदर्श नहीं है इसका मतलब यह है कि नीति के हर पहलू को आवधिक समीक्षा के अधीन होना चाहिए। यह समीक्षा हमें उपभोक्ता अपेक्षाओं और मांगों में परिवर्तन, उद्योग मानकों में परिवर्तन और कंपनी की परिस्थितियों में परिवर्तन और उत्पादों की पेशकश में परिवर्तन करने की अनुमति देता है।
    • ग्राहक सेवा नीति की प्रकृति के बारे में ग्राहक प्रतिक्रिया का हमेशा स्वागत करें चूंकि लक्ष्य ग्राहकों को बनाए रखने के लिए होता है, ये सुनना है कि डिलीवरी के समय से कंपनी की गति से लेकर सवाल या शिकायतों का जवाब देने के लिए उनके बारे में क्या कहना है, इससे बड़ा अंतर आता है
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