1
सुनिश्चित करें कि आप उस शैली में लिखते हैं जो वफादार, पेशेवर और गर्म है बहुत ज्यादा प्रशंसा बेईमान लग सकता है पत्र को पेशेवर तरीके से ईमानदारी से आभार व्यक्त करना चाहिए।
2
अपने ग्राहक को जानें क्या आप एक नया ग्राहक हैं? एक वापसी ग्राहक? 5 साल के एक वफादार ग्राहक? यह जानकारी आपके पत्र की गतिशीलता को बदल देगी। हो सकता है कि आपके पास पुराने क्लाइंट के साथ एक आकस्मिक संबंध है एक नए ग्राहक जिसे आप प्रभावित करने की कोशिश कर रहे हैं, को अधिक पेशेवर टोन की आवश्यकता हो सकती है
3
ग्राहक को नाम से कॉल करें सुनिश्चित करें कि नाम सही वर्तनी है यदि आप गलत हैं, तो पत्र आपकी कुछ ईमानदारी खो देंगे
4
अपनी सराहना का कारण बताएं अपने ग्राहक अनुभव के विवरण का उपयोग करें और यह व्यापार के लिए कितना सकारात्मक था।
5
ग्राहक के लिए ईमानदारी से व्यापार और समर्थन का धन्यवाद
6
पत्र को ध्यानपूर्वक पढ़ें यह ईमानदारी और गलतियों को शामिल नहीं होना चाहिए।
7
कंपनी के लेटरहेड या एक सुंदर स्थिर का उपयोग करके प्रिंट करें अपने नाम के समापन और टाइप किए गए प्रतिनिधित्व के बीच के पत्र के अंत में साइन इन करें