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पत्र प्रारूप करें एक व्यापार पत्र में आपकी स्थापना का नाम, वर्तमान तिथि और शीर्ष पर प्राप्तकर्ता की सूचनाओं का नाम होना चाहिए। इसके अलावा, आपको विषय, ग्रीटिंग, संदेश ही और निष्कर्ष शामिल करना चाहिए।
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एक व्यावसायिक पत्र के लिए उपयुक्त प्रारूप और फ़ॉन्ट का उपयोग करें यह स्रोत कम से कम होना चाहिए न्यू टाइम्स रोमन या कुछ अन्य जो इस के समान है यह अनुशंसा की जाती है कि आकार 12pt हो, लेकिन अगर आप किसी कारण से कुछ बड़ा चाहते हैं, तो 14pt से अधिक से बचें।
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यदि आप अपने लोगो के साथ एक टिकट का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो पत्र के ऊपरी बाईं ओर आपकी कंपनी से संबंधित जानकारी व्यवस्थित करें। उन्हें दो से अधिक पंक्तियां नहीं होनी चाहिए इसके अलावा, हमारा सुझाव है कि आप केवल अपना पता शामिल करें
- कार्ड जो पहले से ही मुद्रांकित हैं आमतौर पर पूर्व-मुद्रित पते के साथ आते हैं। यदि आप इस टेम्पलेट का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको अपनी जानकारी दोबारा दर्ज करने की आवश्यकता नहीं होगी।
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मौजूदा दिनांक को अपनी और आपकी जानकारी के बीच दोहरे रिक्ति के साथ दर्ज करें। इसे संक्षिप्त करने के बजाय, इसे पूरी तरह से लिखिए। उदाहरण के लिए, 06/06/11 का उपयोग करने के बजाय, 6 जून, 2011 टाइप करें
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प्राप्तकर्ता की जानकारी अगले तीन या चार लाइनों पर दर्ज करें तिथि और आपकी जानकारी की शुरुआत के बीच एक दोहरी रिक्ति दें उनके पास उस व्यक्ति का नाम होना चाहिए जिसे आप लिख रहे हैं, उस कंपनी का नाम जिसके लिए वे काम करते हैं, और पता है। यदि कोई कंपनी नहीं है, तो इस भाग को छोड़ दें और केवल नाम के बाद का पता लगाएं।
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ग्रीटिंग शुरू करने से पहले, एक और रिक्ति देने में सक्षम होने के लिए दो बार दर्ज करें क्लिक करें उस व्यक्ति को उचित शीर्षक के साथ पता। सबसे आम हैं श्री और श्रीमती।
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संदेश के शरीर को बहुत ही व्यावहारिक रूप में तैयार करें। व्यवसाय पत्र जितना संभव हो उतना कम होना चाहिए। तो इस बिंदु पर जाएं और कहें कि आपके ग्राहक को अभी पता होना चाहिए।
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यदि आपका ग्राहक आपको देना चाहता है, तो लैड का बिल बनाएं। इसमें, आपको एक ही समय में विनम्र होने के दौरान उपलब्ध भुगतान विकल्प प्रदान करना होगा।
- अपने ग्राहक को प्रोत्साहित करने के लिए एक निश्चित समय सीमा के भीतर छूट प्रदान करें इस समय सीमा के अंत और छूट की मात्रा के बारे में स्पष्ट रहें।
- कृपया बताएं कि यदि आप भुगतान का अनुरोध नहीं करते हैं तो क्या परिणाम होंगे। इस तरह की परिस्थितियों में, ज्यादातर कंपनियां आमतौर पर कुल के ऊपर रुचि लेती हैं। वैकल्पिक रूप से, आप यह भी कह सकते हैं कि किसी विशिष्ट तारीख के बाद व्यक्ति की नाम एसपीसी और एसईआरएएसए जैसी एक सार्वजनिक एजेंसी को भेजा जाएगा, उदाहरण के लिए
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यदि आप किसी भी गलती की सूचना देते हैं, तो जल्द से जल्द माफी पत्र लिखें। त्रुटियों को ठीक करने और भविष्य की समस्याओं से बचने के लिए किए जाने वाले उपायों के बारे में स्पष्ट रहें।
- आपकी स्थिति को सूचित करें और जो गलतियों को किया गया है उन्हें सुधारने में सक्षम होने के लिए आप क्या कर सकते हैं। यदि आप कुछ भी हल नहीं कर सकते हैं, तो यह पत्र नहीं लिखें। इसके बजाय, उस व्यक्ति से संपर्क करें जो उसे कार्रवाई करने के लिए कह सकते हैं
- यदि आप कंपनी की तरफ से एक पत्र लिख रहे हैं, तो सर्वनाम "मैं" के बजाय सर्वनाम "हम" का उपयोग करें यदि आप उपयुक्त शब्दावली का उपयोग करते हैं, तो आप अपने ग्राहक को संपूर्ण कंपनी द्वारा परवाह किए जाने का अनुभव कर सकते हैं।
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अंतिम संदेश के साथ अपना पत्र पूरा करें, जैसे "आशा है कि तुम ठीक हो," "सर्वश्रेष्ठ संबंध," या जैसे। पत्र के शरीर का पालन करने वाले दो अतिरिक्त स्क्ैसिंग्ज दिए जाने के बाद इसे डाला जाना चाहिए।
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अपने मुद्रित नाम के बारे में पत्र पर हस्ताक्षर करें ऐसा करने के लिए, एक काले या नीले पेन का उपयोग करना सुनिश्चित करें
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अपने ग्राहक के लिए आवश्यक संलग्नक शामिल करें यदि आप चाहें, तो आप अपने नाम के बाद "अटैचमेंट्स" शब्द दर्ज कर सकते हैं। यदि आप चाहें, तो आप उस शीर्षक के बिना भी मुद्रित दस्तावेज़ों के नामों की सूची भी कर सकते हैं।