1
ऊपरी बाएं कोने में प्रेषक का पता दर्ज करें यदि आप लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको प्रेषक के पते को दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है - इसके बजाय, ऊपरी बाएं कोने में दिनांक के साथ पत्र शुरू करें
2
सीधे प्रेषक के पते की तारीख नीचे रखो। पता और तारीख के बीच एक रेखा को न छोड़ें
3
प्राप्तकर्ता का पता दिनांक के नीचे एक पंक्ति टाइप करें, अर्थात, कुंजीपटल पर दो बार दर्ज करें दबाकर।
4
दिनांक के नीचे एक पूर्ण पंक्ति पर कैपिटल अक्षरों में पत्र का विषय लिखें (दो बार दर्ज करें) तो प्राप्तकर्ता को पता होगा कि मेल के बारे में क्या है
5
शरीर के पैराग्राफ लिखें। यह हिस्सा है जहां विषय पर चर्चा की जाएगी। इस मुद्दे को संबोधित करने में संक्षिप्त लेकिन सावधानी बरतें
6
पत्र के शरीर के नीचे अपना नाम लिखें "ईमानदारी से" या "आभारी" जैसे कोई बंद शुभकामनाएं न लिखें। नाम के तहत, अपने हस्ताक्षर के लिए जगह छोड़ दें और, इसके कुछ ही समय बाद, अपनी स्थिति लिखें।
7
अटैचमेंट जोड़ें अनुलग्नक अतिरिक्त सामग्री है जो पत्र के साथ भेजी जाती हैं। "अटैचमेंट्स" शब्द लिखें और अतिरिक्त मदों के नामों को सूचीबद्ध करें।
8
पत्र की समीक्षा करें और वर्तनी या टाइपिंग त्रुटियों की तलाश करें सुनिश्चित करें कि नाम, पता और शीर्षक सभी सही वर्तनी हैं