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पुष्टि का एक पत्र कैसे लिखें

एक पुष्टिकरण पत्र विवरण की पुष्टि करने के लिए भेजे गए एक पत्राचार है, जैसे कि मौखिक समझौतों, नियुक्तियों और नौकरी के साक्षात्कार यह पत्र आरक्षण की पुष्टि भी कर सकता है, एक आमंत्रण की प्रतिक्रिया, विभिन्न वस्तुओं या सेवाओं या यात्रा योजनाओं की प्राप्ति। पुष्टिकरण पत्र संक्षिप्त हैं और आसानी से एक साधारण प्रारूप में लिखा जा सकता है।

चरणों

विधि 1
एक पुष्टिकरण पत्र लिखना

चित्र शीर्षक एक पुष्टिकरण पत्र चरण 1 लिखें
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लेटरहेड का उपयोग करें अगर व्यापारिक मामलों को संदर्भित करता है तो एक पत्र का पत्र लेटरहेड पर लिखा जाना चाहिए। इस प्रकार कार्ड से कंपनी के औपचारिक और आधिकारिक दस्तावेज का लाभ मिलता है। ग्रीटिंग के ठीक ऊपर, प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और पता शामिल करें इस शीर्ष लेख में उस व्यक्ति का नाम शामिल है जिसके लिए आप पत्र, उचित शीर्षक, विभाग या कंपनी जिसमें यह काम करता है (यदि कोई हो) और व्यावसायिक पता लिख ​​रहे हैं।
  • अगर यह एक निजी मामला है या यदि आप किसी कंपनी को व्यक्तिगत प्रतिक्रिया भेज रहे हैं, तो उपयुक्त व्यवसाय प्रारूप का उपयोग करें बाएं मार्जिन में वापसी का पता और दिनांक दर्ज करें या दाएं हाशिया से गठबंधन करें। एक रेखा को छोड़ें और बाएं मार्जिन के साथ प्राप्तकर्ता का पता शामिल करें
  • चित्र शीर्षक एक पुष्टिकरण पत्र चरण 2 लिखें
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    उचित ग्रीटिंग के साथ शुरू करें एक पुष्टिकरण पत्र भेजने पर, व्यक्ति के नाम और शीर्षक के अतिरिक्त उपयुक्त ग्रीटिंग का उपयोग करें आम तौर पर स्वीकृत प्रारूप है प्रिय श्री / सीनियर / सरटा / डा। व्यक्ति के अंतिम नाम के बाद
    • किसी महिला को पसंद न करें मिस। जब तक आपको पता नहीं कि वह अकेला है
    • यदि आप एक अधिक व्यक्तिगत और अनौपचारिक पुष्टिकरण पत्र लिख रहे हैं, तो व्यक्ति का पहला नाम उपयोग करें।
  • चित्र शीर्षक एक पुष्टिकरण पत्र चरण 3 लिखें
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    पहले पैराग्राफ में किए गए समझौते के विवरण की पुष्टि करें। एक पुष्टिकरण पत्र में सीधे बिंदु पर जाएं परिचयात्मक या सौजन्य जानकारी की कोई आवश्यकता नहीं है विशेष रूप से आप क्या पुष्टि कर रहे हैं के विवरण का वर्णन करने के लिए पहला पैराग्राफ का उपयोग करें। ये विवरण दिनांक, समय और स्थान शामिल कर सकते हैं विशिष्ट रहें
    • ये पैराग्राफ शुरू करने के कुछ सामान्य तरीके हैं: मैं पुष्टि करने के लिए लिखूंगा ..., मैं पुष्टि करना चाहता हूं ... या इस पत्र की पुष्टि करना है ....
    • यदि आप प्राप्त वस्तुओं की पुष्टि भेज रहे हैं, तो कृपया पहले पैराग्राफ में रसीद की रिपोर्ट करें। विशेष रूप से आइटम की प्रकृति, आइटम की संख्या, और ऑर्डर नंबर बताते हुए बताएं निम्नलिखित अनुच्छेद प्रारंभ करें: मुझे इसकी पुष्टि करने में खुशी हो रही है या मैं रसीद भेजें.
  • चित्र शीर्षक से एक पुष्टिकरण पत्र चरण 4 लिखें
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    अन्य विवरण शामिल करें एक ही पैराग्राफ में या एक संक्षिप्त दूसरे पैराग्राफ में, कृपया अन्य विवरण का उल्लेख करें जो प्रासंगिक हो सकते हैं। इसमें मौद्रिक समझौतों, नियमों और शर्तों या किसी भी अन्य विवरण शामिल हो सकते हैं जिनके लिए पुष्टिकरण की आवश्यकता होती है। ये विवरण विशिष्ट कार्यों के लिए ज़िम्मेदारियां भी हो सकते हैं या शेष कार्य को पूरा किया जा सकता है।
    • उन नियमों और शर्तों की पुष्टि करते हुए हमेशा से यह पुष्टि करता हूं कि किस बारे में सहमति हुई थी, इसके बारे में गलतफहमी से बचने के लिए। सहमत शब्दों को दोहराते हुए यह स्पष्ट करने में भी मदद करता है कि आपके द्वारा क्या अपेक्षा की जाती है।
    • यदि आप किसी व्यक्ति को कार्य के लिए जिम्मेदारी लेने के लिए कह रहे हैं, तो सुझाव दें कि वे यह पुष्टि करते हैं कि यह व्यवस्था वांछनीय है। आप यह संकेत दे सकते हैं कि आपको इस पुष्टिकरण की आवश्यकता लिखित रूप में, फोन या ईमेल द्वारा
    • एक पुष्टिकरण पत्र केवल एक नियुक्ति, एक समझौते या वस्तुओं की प्राप्ति की पुष्टि करने का उद्देश्य नहीं है, यह एक सहायक दस्तावेज़ के रूप में भी कार्य करता है। एक पुष्टिकरण पत्र दोनों पक्षों के लिए एक दस्तावेज है जो पत्राचार के प्रमाण के रूप में कार्य करता है। यह समस्या या गलतफहमी के मामले में दोनों पक्षों के लिए एक गारंटी है
  • पिक्चर शीर्षक एक पुष्टिकरण पत्र चरण 5 लिखें
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    यदि आवश्यक हो तो एक उत्तर के लिए पूछें अंतिम अनुच्छेद में एक पंक्ति शामिल है जो प्राप्तकर्ता को आपके साथ संपर्क में रहने के लिए प्रोत्साहित करती है यदि आवश्यक हो उसे पूछने के लिए कहें कि क्या कोई बाधा है, जैसे कि स्पष्टीकरण, गलतफहमी या समस्या।
    • ये वाक्यांशों में यह प्रारूप हो सकता है: यदि आपको अधिक जानकारी की आवश्यकता है तो हमसे संपर्क करें ... या यदि आपको जोड़ने की आवश्यकता है तो कृपया एक प्रतिक्रिया भेजें ...
  • चित्र शीर्षक एक पुष्टिकरण पत्र चरण 6 लिखें
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    प्राप्तकर्ता के लिए धन्यवाद के साथ पत्र को बंद करें पत्र ठीक से बंद करें। जैसे शब्द का प्रयोग करें आपकी ईमानदारी से, सादर, सबसे अच्छा संबंध है या उच्च संबंध के साथ. अपना नाम शामिल करें और इसके ऊपर अपना हस्ताक्षर रखें व्यावसायिक अक्षरों के लिए पूर्ण नाम का उपयोग करें



    • विधि 2
    पुष्टिकरण पत्र की समीक्षा

    चित्र शीर्षक एक पुष्टिकरण पत्र चरण 7 लिखें
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    पुष्टिकरण पत्र की समीक्षा करें एक औपचारिक दस्तावेज भेजने से पहले, एक निजी मामले पर भी, इसकी समीक्षा करें। यह निर्देश विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि यह पत्र व्यापार समझौते से संबंधित है। गलत वर्तनी, लापता शब्दों, गलत व्याकरण, विराम चिह्न त्रुटियों या अन्य सतही समस्याएं देखें।
    • एक शिक्षित पत्र भेजना आपको एक जिम्मेदार, पेशेवर और संपूर्ण व्यक्ति की तरह दिखता है।
  • चित्र शीर्षक एक पुष्टिकरण पत्र चरण 8 लिखें
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    गुणवत्ता प्रिंटर में उपयुक्त कागज का उपयोग करें। जब किसी कंपनी से एक पत्र छपाई करते हैं, तो कंपनी के पेपर का इस्तेमाल करें जिसमें लेटरहेड भी शामिल है। यदि आप किसी कंपनी से संबद्ध नहीं हैं और आपके पास लेटरहेड नहीं है, तो उच्च गुणवत्ता के पेपर पर पत्र प्रिंट करें। स्याही और प्रिंट कारतूस के साथ एक अच्छे प्रिंटर पर पत्र मुद्रित करें।
    • हमेशा एक पुष्टिकरण पत्र मुद्रित करें अगर आप इसे ईमेल द्वारा नहीं भेजेंगे व्यवसाय पत्र को कभी भी न खोलें
  • चित्र शीर्षक एक पुष्टिकरण पत्र लिखें चरण 9
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    मानक फ़ॉन्ट और मार्जिन का उपयोग करें एक औपचारिक पत्र लिखते समय, टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करें फॉन्ट का आकार 12 बोल्ड, इटैलिक, या रेखांकित नहीं होना चाहिए। मार्जिन प्रत्येक पक्ष पर 2.50 सेमी होना चाहिए।
    • एक औपचारिक पत्र जैसे एक पुष्टिकरण पत्र के लिए, ब्लॉक स्वरूपण का उपयोग करें। इसका अर्थ पैराग्राफ के बीच की रेखा के साथ सरल अंतरालन और कोई अंतर नहीं है।
  • चित्र शीर्षक एक पुष्टिकरण पत्र चरण 10 लिखें
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    संक्षिप्त रहें और सीधे बिंदु पर जाएं एक पुष्टिकरण पत्र संक्षिप्त है। इसे कम रखें और अनावश्यक शब्दों, वाक्यांशों और जानकारी को समाप्त करें आपके द्वारा पुष्टि की जा रही विवरण के लिए पत्र की सामग्री को प्रतिबंधित करें
  • चित्र शीर्षक एक पुष्टिकरण पत्र चरण 11 लिखें
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    एक व्यावसायिक स्वर रखें जैसा कि अधिकांश व्यावसायिक पत्र प्रकृति से संक्षिप्त हैं, टोन बहुत औपचारिक और अवैयक्तिक है। इसलिए विवरण की पुष्टि की जा रही है और अनावश्यक सौजन्य को कम करने पर ध्यान केंद्रित रहना संभव है।
    • चाहे आप निजी पुष्टिकरण पत्र, किसी परिचित को एक पत्र, या जिनके साथ आपकी कुछ और अनौपचारिक संबंध हों, लिख रहे हैं, यह थोड़ा अधिक व्यक्तिगत होना संभव है हालांकि, यदि आप अनिश्चित हैं, तो औपचारिक होना चाहिए।
    • यद्यपि आप औपचारिकता बनाए रखना चाहते हैं, तो आभार या उत्साह दिखाने के लिए ठीक है। उदाहरण के लिए, यदि आपको नौकरी की साक्षात्कार के लिए बुलाया गया था, तो आप निम्नानुसार जवाब दे सकते हैं: स्थिति के लिए साक्षात्कार के अवसर के लिए धन्यवाद ... या मैं नौकरी की साक्षात्कार के लिए तत्पर हूं ...
  • चित्र शीर्षक एक पुष्टिकरण पत्र चरण 12 लिखें
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    एक पुष्टिकरण पत्र भेजने के बारे में पता करें। एक पुष्टिकरण पत्र भेजने के कई कारण हैं नियुक्ति की तिथियां, बैठकों, साक्षात्कार, सम्मेलनों या अन्य घटनाओं की पुष्टि करना लोगों के लिए एक पुष्टि पत्र भेजने के लिए सामान्य आधार है। अन्य सामान्य स्थितियां जहां आप एक पुष्टिकरण पत्र भेज सकते हैं इसमें शामिल हैं:
    • नौकरी की पेशकश
    • रोजगार की स्वीकृति
    • आदेश रसीद
    • रोजगार की स्थिति
    • यात्रा योजनाएं
    • किसी अन्य व्यक्ति के लिए प्राधिकरण
    • उपस्थिति
    • सामाजिक नेटवर्क पर साझा करें:

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