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कंपनी के लेटरहेड्स का उपयोग करें जब आप के लिए काम करते हैं, उस कंपनी के नाम, पता और संपर्क जानकारी के साथ लेटरहेड का उपयोग करते हैं, तो आप अपना पत्र एक आधिकारिक स्वर देते हैं।
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समझाओ कि आप कौन हैं अनिवार्य ग्रीटिंग लिखने के बाद, प्राप्तकर्ता को खुद को प्रस्तुत करें, उन्हें बताएं कि आपने कंपनी में कब स्थिति रखी है और जब आप कर्मचारी हैं
- एक उदाहरण होगा, "मेरा नाम जोआओ सिल्वा है और मैं 2 जून, 2010 से डायस कॉर्पोरेशन लिमिटेड के वरिष्ठ प्रबंधक के रूप में काम करता हूं।"
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उस समय को सूचित करें जब कर्मचारी अनुरोध करेगा कि वह कंपनी पर काम करे। पत्र के पहले पैराग्राफ में, आपको कर्मचारी के बारे में जानकारी, जैसे कि नाम, दिनांक वह कंपनी के लिए काम करना शुरू किया, वह जो स्थिति रखती है और चाहे सगाई स्थायी या अस्थायी है या नहीं।
- उदाहरण: "मैं हमारी कंपनी के साथ एंटोनियो ओलिवेरा के रोजगार संबंध की पुष्टि के लिए यह पत्र लिख रहा हूं। 5 जुलाई, 2011 से एंटोनियो ओलिवेरा डायस कॉर्पोरेशन के लिए एक प्रशासनिक पर्यवेक्षक के रूप में काम कर रहे हैं।"
- मुआवजा की जानकारी को केवल तभी शामिल किया जाना चाहिए, जब उस संगठन द्वारा अनुरोध किया जाए जिसके लिए पत्र की आवश्यकता हो।
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कर्मचारी के कार्य दायित्वों का संक्षिप्त विवरण दें कर्मचारी द्वारा किए गए कार्यों का वर्णन करें
- यद्यपि ये एक तकनीकी विवरण है, तो आप उस विवरण को जोड़ सकते हैं जो कंपनी के चलने के लिए कर्मचारी (या नहीं) एक महत्वपूर्ण तत्व क्यों है, यह सही ठहराया जा सकता है।
- उदाहरण, "एक प्रशासनिक पर्यवेक्षक के रूप में, एंटोनियो ओलिवेरा विभाग को निर्देशन करने के लिए ज़िम्मेदार हैं, अपने कर्मचारियों को निपुणता से निर्देशन करते हैं, और उनकी स्थिति संभालने के बाद से, अपने क्षेत्र में लाभ और लाभ लाए हैं।
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कृपया अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करें यदि कंपनी को आपसे संपर्क करने की आवश्यकता है, तो सुनिश्चित करें कि आप अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने के लिए उपलब्ध हैं।
- फ़ोन नंबर और / या ईमेल पता शामिल करें
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हस्ताक्षर करें और पत्र भेजें। पत्र पर हस्ताक्षर करें और यदि संभव हो तो, कंपनी द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी आधिकारिक स्टाम्प को जोड़ें।
- भेजने के लिए, आप या तो अपने कर्मचारी को पत्र दे सकते हैं या उसे सीधे संगठन के अनुरोध पर भेज सकते हैं।