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व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें

क्या आपको एक पेशेवर पत्र लिखने की ज़रूरत है? अधिकांश कार्ड एक अच्छी तरह से स्थापित और सरल प्रारूप का पालन करते हैं जो किसी भी सामग्री के लिए अनुकूलित किया जा सकता है। सभी पत्रों में दिनांक, प्रेषक और प्राप्तकर्ता जानकारी और संदेश के साथ कुछ पैराग्राफ शामिल होने चाहिए। नीचे दिए गए चरणों का पालन करें और उन्हें कंपनी मानकों को पत्र के अनुसार अनुकूलित करने के लिए संशोधित करें।

चरणों

भाग 1
पत्र शुरू

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अच्छी तरह से पता है प्रारूप कोई बात नहीं क्या पत्र की सामग्री, कुछ दृश्य पैटर्न है कि पीछा किया जाना चाहिए रहे हैं। अक्षरों को आम फोंट जैसे एयेल या टाइम्स न्यू रोमन में लिखा जाना चाहिए, ब्लॉक में पैराग्राफ के साथ उचित प्रारूप में - जिसका मतलब है कि आपको दो बार "एंट" दबाकर नया पैराग्राफ प्रारंभ करना होगा। पैराग्राफ में इंडेंटेशन का उपयोग न करें
  • सभी पक्षों पर 2.5 सेमी हाशिये सेट करें।
  • यहां तक ​​कि अगर एक पत्र ईमेल के शरीर में लिखा है, आप को अभी भी एक आम फ़ॉन्ट का उपयोग करने की आवश्यकता है। रंगीन अक्षरों का उपयोग करने से बचें
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    सही कागज चुनें पत्र सादे ए 4 पेपर (21 सेंटीमीटर से 2 9 सेंटीमीटर) या स्टेशनरी पर मुद्रित किया जाना चाहिए। यदि आप एक अनुबंध तैयार कर रहे हैं, तो आप कानूनी कानूनी पेपर का उपयोग भी कर सकते हैं, जो कि 21 सेंटीमीटर से 35 सेमी है
    • यदि आप इसे डाकघर में भेजने के लिए पत्र मुद्रित करने जा रहे हैं, तो कंपनी के लेटरहेड पर इसे प्रिंट करके अधिक पेशेवर रूप देने के लिए और कंपनी की संपर्क जानकारी शामिल करें।
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    कंपनी के बारे में कुछ जानकारी शामिल करें किसी भी पत्र के लिए नाम और पता आवश्यक वस्तुएं हैं। यदि आप एक फ्रीलांसर या एक स्वतंत्र पेशेवर हैं, तो अपने खुद के साथ कंपनी का नाम बदलें।
    • यदि कंपनी के पास कार्ड के लिए विशेष रूप से एक लेटरहेड है, तो उसका उपयोग करें और समय बचाएं।
    • यदि आप पता दर्ज करते हैं, तो पृष्ठ के शीर्ष पर बाएं या दाएं को सही ठहरें कंपनी के मानक का पता लगाने के लिए कंपनी में किसी से बात करें।
    • यदि आप अंतरराष्ट्रीय स्तर पर पत्र भेज रहे हैं, तो प्राप्तकर्ता का देश का नाम राजधानी अक्षर में दर्ज करें
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    तारीख को मत भूलना पूर्ण तिथि लिखना निश्चित रूप से एक पत्र के लिए सबसे अधिक पेशेवर विकल्प है। उदाहरण के लिए, लिखिए, प्रेषक के पते के ठीक नीचे, उचित ठहरें: "1 अप्रैल 2016" या "1 अप्रैल 2016"।
    • यदि पत्र एक दिन से अधिक में लिखा गया था, तो पाठ की समाप्ति तिथि शामिल करें।
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    प्राप्तकर्ता जानकारी शामिल करें पूर्ण प्राप्तकर्ता नाम, शीर्षक (यदि लागू हो), कंपनी का नाम और पता लिखें। प्रत्येक जानकारी को एक अलग रेखा पर कब्जा कर लिया जाना चाहिए। तिथि के ठीक नीचे बाईं तरफ टेक्स्ट को सही ठहराने के लिए
    • एक विशिष्ट व्यक्ति को पत्र को संबोधित करना आदर्श है तो जवाब आसान होगा। अगर आपको पता नहीं है कि आपको किसके पास पत्र भेजा जाना चाहिए, तो कुछ शोध करें। यदि आवश्यक हो, तो उस व्यक्ति के नाम और शीर्षक को ढूंढने के लिए कंपनी को कॉल करें, जिसे आप उससे बात करना चाहते हैं।
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    एक ग्रीटिंग चुनना यह सम्मान का एक बहुत ही महत्वपूर्ण सूचक है ग्रीटिंग चुनना इस बात पर निर्भर करेगा कि आप उस व्यक्ति को जानते हैं जिसे आप पत्र को संबोधित कर रहे हैं और आवश्यक औपचारिकता का स्तर निम्नलिखित विकल्पों पर विचार करें:
    • "इसे किसकी चिंता हो सकती है" का उपयोग करें केवल अगर आप नहीं जानते कि आप किसके साथ विशेष रूप से पत्र को संबोधित कर रहे हैं
    • अगर आपको प्राप्तकर्ता को अच्छी तरह से नहीं पता है, "प्रिय सर / मैडम" एक अच्छा विकल्प है
    • अगर आप चाहें, तो "प्रिय श्री सूजा" के रूप में, व्यक्ति का शीर्षक और उपनाम का उपयोग करें।
    • यदि आप प्राप्तकर्ता को अच्छी तरह से जानते हैं और उसके साथ अनौपचारिक संबंध हैं, तो उसे "प्रिय कार्लोस" के रूप में, प्रथम नाम से बुलाओ।
    • यदि आप व्यक्ति का लिंग नहीं जानते हैं, तो उसका पूरा नाम केवल उसका उपयोग करें
    • नमस्कार का उपयोग करने के बाद एक अल्पविराम शामिल करना सुनिश्चित करें और "व्हाट इट मे कंसर्न" का उपयोग करने के बाद एक बृहदान्त्र शामिल करें।
  • भाग 2
    पत्र का शरीर लेखन

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    टोन मारो जैसा कि कहा जाता है, समय पैसा है, है ना? इसलिए पत्र का स्वर संक्षिप्त और पेशेवर होना चाहिए। पाठ को आसानी से और जल्दी से पढ़ा जाना चाहिए, पहले पैराग्राफ में सीधे विषय पर जा रहा है। उदाहरण के लिए, आप "मैं कोशिश करने के लिए लिख रहा हूँ ..." जैसे कुछ लिखकर शुरू कर सकते हैं।
    • कठिन शब्दों और जटिल वाक्यांशों के साथ, फैंसी पाठ लिखने पर परेशान न करें। पत्र का इरादा यह है कि जितनी जल्दी संभव हो उतनी जल्दी कहने की ज़रूरत है।
    • प्रेरक बनें यह संभावना है कि पत्र के साथ आपका इरादा पाठक को कुछ करने के लिए मनाने के लिए है: अपना मन बदल दें, समस्या ठीक करें, पैसा निवेश करें या कार्रवाई करें मजबूर हो!
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    व्यक्तिगत सर्वनामों का उपयोग करें एक व्यावसायिक पत्र में "मैं", "हम" और "आप" का उपयोग करने में कोई समस्या नहीं है। अपने आप को "मैं" और रीडर के रूप में "आप" के रूप में देखें
    • किसी कंपनी की तरफ से पत्र लिखते समय सावधानी बरतें। कंपनी के दर्शन को मजबूत करने में, भ्रम से बचने के लिए "हम" का उपयोग करें। यदि आप अपनी राय के बारे में लिख रहे हैं, तो "मैं" से चिपके रहें
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    स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से लिखें पाठक को पता होना चाहिए वास्तव में तुम्हारा क्या मतलब है तो वह पत्र को तेज़ी से जवाब दे सकता है यदि आप कोई परिणाम या कोई कार्रवाई करने का अनुरोध कर रहे हैं, तो इसे स्पष्ट करें अपने आप को कुछ शब्दों में समझाएं।
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    सक्रिय आवाज का उपयोग करें जब कोई स्थिति का वर्णन करता है या कोई अनुरोध करता है, सक्रिय आवाज के लिए विकल्प चुनें, निष्क्रिय आवाज नहीं। निष्क्रिय आवाज अस्पष्ट या व्यक्तिगत पाठ बना सकती है इसके अलावा, सक्रिय आवाज़ सरल और सीधे बिंदु पर है। उदाहरण के लिए:
    • निष्क्रिय: "स्थायित्व के संबंध में कंपनी द्वारा धूप का चश्मा डिजाइन या निर्मित नहीं किया जाता है।"
    • सक्रिय: "आपकी कंपनी अपने टिकाऊपन पर ध्यान देने के साथ चश्मे का डिजाइन और निर्माण नहीं करती है।"
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    जहां उपयुक्त हो, अधिक औपचारिकताओं से बचें पत्र लोगों से लोगों को लिखा है, है ना? जब भी संभव हो, अत्यंत औपचारिक भाषा से बचें, आखिरकार, अवैयक्तिक और वर्ग ग्रंथों के साथ संबंध बनाना संभव नहीं है जाहिर है, एक अत्यंत अनौपचारिक भाषा और कठबोली से बचें एक पेशेवर लेकिन अनुकूल स्वर रखें
    • यदि आप व्यक्ति को अच्छी तरह से जानते हैं, तो आप अच्छी चीजों को बधाई देने के द्वारा कुछ मित्र वाक्यांशों को शामिल कर सकते हैं।
    • पत्र में प्रकट करने के लिए कितना व्यक्तित्व निर्धारित करने के लिए सामान्य ज्ञान का उपयोग करें एक छोटे से हास्य पेशेवर दुनिया में सहायक हो सकता है, लेकिन हमेशा एक मजाक करने से पहले सावधानी से चलें।
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    विनम्र रहें शिकायत लिखते वक्त भी विनम्र होना अभी भी संभव है प्राप्तकर्ता की स्थिति के बारे में सोचो और आपकी सहायता करने के लिए आप क्या कर सकते हैं।
    • एक अशिक्षित शिकायत का एक उदाहरण: "मुझे लगता है कि आपका धूप का चश्मा भयानक है और मैं उन्हें फिर कभी नहीं खरीदूंगा।" एक उपयुक्त शिकायत का एक उदाहरण: "मैं आपके चश्मे के निर्माण से निराश हूं और भविष्य में, मैं अन्य निर्माताओं की तलाश करूँगा।"



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    अतिरिक्त पृष्ठों के लिए एक विशेष लेटरहेड पृष्ठ का उपयोग करें। आदर्श रूप में, पत्र संक्षिप्त होना चाहिए और केवल एक पृष्ठ होना चाहिए। यदि आपको कुछ बड़ा लिखना है, जैसे एक कानूनी समझौता, उदाहरण के लिए, अधिक पृष्ठों की आवश्यकता हो सकती है इस मामले में, संक्षिप्त पृष्ठ के शीर्ष पर पते के साथ एक अलग लेटरहेड का उपयोग करें
    • शीट के शीर्ष पर आने वाले पन्नों पर नंबर शामिल करने के लिए मत भूलना। यदि वांछित है, तो प्राप्तकर्ता का नाम और तिथि भी शामिल है
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    पत्र समाप्त करें अंतिम अनुच्छेद में स्पष्ट रूप से सारांश प्राप्त करने वाले कार्यकर्ताओं को प्राप्त करने या प्राप्त करने की अपेक्षा करें। यह संभव है कि व्यक्ति आपको कुछ स्पष्ट करने के लिए संपर्क करे। उस स्थिति में, ध्यान को धन्यवाद देना याद रखें।
  • भाग 3
    पत्र को बंद करना

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    एक बंद चुनें पत्र के अंत में ग्रीटिंग सम्मान और औपचारिकता दर्शाता है। "ईमानदारी से," "सौहार्द" और "आदरणीय" अच्छे विकल्प हैं थोड़े कम औपचारिक होने के लिए, लेकिन अभी भी ध्वनि पेशेवर, "सर्वश्रेष्ठ संबंध" और "बहुत बहुत धन्यवाद" का विकल्प चुनें। नमस्कार के बाद एक अल्पविराम का उपयोग करना याद रखें
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    पत्र पर हस्ताक्षर करें हस्ताक्षर के लिए टेक्स्ट के अंत में लगभग चार पंक्तियाँ छोड़ दें। पृष्ठ को प्रिंट करने के बाद साइन इन करें, या यदि आप इसे ईमेल करने जा रहे हैं, तो हस्ताक्षर स्कैन करें और इसे टेक्स्ट दस्तावेज़ में संलग्न करें अधिमानतः, नीले या काली स्याही से साइन इन करें।
    • यदि आप किसी के नाम में पत्र पर हस्ताक्षर करने जा रहे हैं, तो हस्ताक्षर करने से पहले "पीपीः" लिखें। पीपी का अर्थ है "प्रॉक्सी द्वारा" - शब्द लैटिन "प्रति क्रियात्मकता" से आता है।
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    अपना नाम और आपकी संपर्क जानकारी दर्ज करें हस्ताक्षर स्थान के नीचे, अपना नाम, फोन नंबर, ईमेल पता, और कोई अन्य लागू संपर्क जानकारी दर्ज करें। प्रत्येक जानकारी के लिए एक पंक्ति का उपयोग करें
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    टाइपिस्ट के आद्याक्षर सम्मिलित करें यदि किसी और ने आपके लिए पत्र लिखा है, तो हस्ताक्षर ब्लॉक के नीचे उनके नाम के पहले अक्षर शामिल करें। कुछ मामलों में, पत्र के आद्याक्षर भी शामिल किए गए हैं ताकि यह स्पष्ट हो सके कि पाठ पर कौन काम करता है।
    • उदाहरण के लिए, यदि आप केवल टाइपिस्ट के आइनेल्स को शामिल करते हैं, तो लोअरकेस में ऐसा करें: mp
    • यदि आप लेखक के पहले अक्षर भी शामिल करना चाहते हैं, तो उन्हें ऊपरी मामले में प्रिंट करें और लोअरकेस अक्षरों में टाइपिस्ट के पहले अक्षर रखें: जेसी: एमपी या जेसी / एमपी।
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    अटैचमेंट याद रखें यदि आपने प्रेषक के लिए अतिरिक्त दस्तावेज शामिल किए हैं, तो संपर्क की जानकारी के नीचे दी गई कुछ पंक्तियों को सूचीबद्ध करें, जिसमें दस्तावेज़ों की संख्या और प्रकार शामिल हैं। उदाहरण के लिए, लिखें: "अनुलग्नक (2): पाठ्यचर्या, विवरणिका"।
    • यदि आप चाहें, तो शब्द अटैचमेंट संक्षिप्त करें
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    अन्य संभावित प्राप्तकर्ताओं के नाम जोड़ें। यदि आप किसी दूसरे को पत्र की एक प्रति भेज रहे हैं, तो उसे पाठ में उद्धृत करें अटैचमेंट की रेखा के नीचे, "सीसी:" (प्रतिलिपि) शब्द और व्यक्ति के नाम और शीर्षक के बाद शब्द शामिल करें। अतीत में, जब कार्बन पेपर पर अक्षरों को टाइप किया गया था, "सीसी" का इस्तेमाल "कार्बन कॉपी" के लिए किया गया था।
    • उदाहरण के लिए: "सीसी: मारिया जोआक्विना, विपणन के उपाध्यक्ष"
    • यदि आप दो से ज्यादा लोगों को पत्र भेजना चाहते हैं, तो पहले एक के नीचे अन्य नामों को दोहराएं, लेकिन "सीसी:" के बिना।
  • भाग 4
    अंतिम रूप देना

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    पत्र को संपादित करें प्रस्तुति पेशेवर पत्रों का एक बहुत महत्वपूर्ण तत्व है। पाठ को यह स्पष्ट करना चाहिए कि आप त्रुटियों के बिना पेशेवर कुछ लिख सकते हैं। वर्तनी परीक्षक की जांच करें और पाठ को ध्यानपूर्वक पढ़ें।
    • खुद से पूछिए: क्या पत्र स्पष्ट और संक्षिप्त है? क्या किसी भी पैराग्राफ में चार से अधिक वाक्यों हैं? इस स्थिति में, देखें कि आप कुछ अनावश्यक बिंदुओं को समाप्त कर सकते हैं।
    • यदि पत्र बहुत महत्वपूर्ण है, तो किसी मित्र से इसे पढ़ने के लिए कहें। आंखों की दूसरी जोड़ी अजीब त्रुटियों या वाक्यांशों को खोजने के लिए आपके लिए पर्याप्त हो सकती है।
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    पत्र को प्रधान न करें यदि आपके हाथ में बहुत अधिक पृष्ठ हैं और डर है कि वे गंदे होंगे, तो ऊपरी बाएं कोने में एक पेपर क्लिप का उपयोग करें।
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    पत्र भेजें पेशेवर लिफाफा का प्रयोग करें, अधिमानतः कंपनी के लोगो के साथ, पोस्ट द्वारा भेजते समय। अपने पते और प्राप्तकर्ता के पते के साथ पेशेवर लेबल प्रिंट करें पत्र को तीन समान भागों में मोड़ो ताकि प्राप्तकर्ता शीर्ष पर पहले और फिर नीचे खुल जाएगा। लिफाफे पर सील छड़ी और इसे मेल करें।
    • आप लिफाफे पर हाथ से पता लिख ​​सकते हैं। यदि आपको लगता है कि आपका पत्र पत्र के पेशेवर स्वर से मेल नहीं खाता है, तो लेबल पर पते प्रिंट करें या सीधे लिफाफे में।
    • यदि पत्र बहुत महत्वपूर्ण है या जितनी जल्दी हो सके पढ़ने की जरूरत है, उसे एक पेशेवर उद्धारकर्ता द्वारा भेजें
    • यदि आप ई-मेल द्वारा पत्र भेजना चाहते हैं, इसे HTML में परिवर्तित करें या इसे पीडीएफ में सहेजें स्वरूपण को संरक्षित करने के लिए आदर्श, हालांकि, मुद्रित पत्र भेजने के लिए है।
  • युक्तियाँ

    • एक अच्छी गुणवत्ता वाले पेन के साथ पत्र पर हस्ताक्षर करें
    • गति के साथ कार्य करें यदि आप एक हफ़्ते से कम समय में जवाब नहीं दे सकते हैं, तो प्राप्तकर्ता को पता चले कि वह आपकी प्रतिक्रिया से क्या उम्मीद कर सकता है
    • सकारात्मक पक्ष पर बल दें आप जो भी कर सकते हैं, इसके बारे में बात न करें, न कि आप क्या नहीं कर सकते। उदाहरण के लिए, यदि कोई उत्पाद स्टॉक से बाहर है, तो ग्राहक को यह न बताएं कि आप खरीदारी पूरी नहीं कर सकते हैं इसके बजाय, कहते हैं कि यह एक बहुत ही लोकप्रिय उत्पाद है जो रन आउट हो गया है और आपको यह बताएगा कि आप ऑर्डर कैसे भेज सकते हैं।
    • एक जटिल पत्र लिखते समय एक स्केच बनाएं:
      • ऑर्डर के बारे में बहुत ज्यादा चिंता किए बिना जिन विषयों को आप निपटाना चाहते हैं उन्हें सूचीबद्ध करें
      • प्रत्येक विषय के लिए सूची उदाहरण, तर्क, तथ्य, और कीवर्ड।
      • प्रासंगिकता के अनुसार सारांश विषयों की समीक्षा करें
      • कुछ भी अप्रासंगिक है जो निकालें।
      • पाठक के लिए सर्वोत्तम संभव तरीके से जानकारी को व्यवस्थित करें।

    चेतावनी

    • अत्यधिक प्रशंसा से बचें एक ईमानदारी से बधाई स्वीकार्य है - इसे अधिक करना केवल यह संकेत देगा कि आप अपनी नौकरी करने के लिए प्रशंसा पर बहुत अधिक निर्भर हैं।
    • बहुत मोटी टोन का इस्तेमाल न करने की कोशिश करें याद रखें कि पत्र में सुधार या व्यावसायिक संबंध शुरू करने की संभावना है।
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