मैक पर दस्तावेज का प्रबंधन कैसे करें

उन्हें पुनर्प्राप्त करने में सक्षम हो मैक पर एक दस्तावेज़ को प्रबंधित करने का दूसरा पहलू, मार्कअप एंड रिट्रीवल, यह सुनिश्चित करने के लिए कि जब भी आपको उनकी आवश्यकता होती है, तब भी आप अपनी फ़ाइलों को ढूंढ सकते हैं, मैक उपयोगकर्ताओं के लिए, अच्छी तरह से बनाने के लिए आवश्यक है, `स्पॉटलाइट` सब कुछ , जैसे कि खिताब, बनाई गई फ़ाइल की तिथि आदि। इसके अलावा, `मेटाडेटा` बहुत मदद करता है। इसमें बहुत अधिक दस्तावेज़ जानकारी होती है, जैसे कि विषय, लेखकों, प्रकार, समय, आकार या आईएसबीएन आदि। इस मेटा जानकारी के लिए, आप दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर (एसजीडी) का उपयोग कर संदर्भों को खोजने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। `एसजीडी` और `मेटाडेटा` का उपयोग करके, आप सामग्री में विषय, प्रकार, आकार, तिथि या कीवर्ड द्वारा अपनी फ़ाइलें पा सकते हैं! स्पॉटलाइट का उपयोग करना जितना आसान है!

अपनी फ़ाइलों की सुरक्षा सुनिश्चित करें आपकी व्यक्तिगत फ़ाइलों को इंटरनेट पर छिपाने या प्रकाशित करने से कैसे रोकें? ऐसा करने के दो तरीके हैं आप फ़ाइल के उपयोग की शर्तों के तहत विशेषाधिकार को बदल सकते हैं या आप इसे आसानी से दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर के सुरक्षा फ़ोल्डर में डाल सकते हैं। इस प्रकार, फ़ोल्डर केवल आपके व्यक्तिगत पासवर्ड के साथ खोला जा सकता है।

एक वितरण विधि है `वितरण`, आज के व्यवसाय या परियोजनाओं की तरह, हम अपने मैक पर ही हमारी रचना बनाए रख सकते हैं - हमें दस्तावेजों को अन्य रिश्तेदारों को भेजने या भेजने की आवश्यकता है। दूसरों के लिए हमारे कामों को सुरक्षित रूप से और सही तरीके से वितरित करना दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है। आमतौर पर, तीन अलग-अलग तरीके हैं: 1) प्रिंटिंग- 2) कंप्यूटर नेटवर्क- 3) मुद्रित कॉपी अपने दस्तावेज़ को साझा करने का सबसे सुविधाजनक, तेज़ और पर्यावरण के अनुकूल तरीका नेटवर्क है Google डॉक्स और Slideshare.com जैसे कई स्वतंत्र और प्रसिद्ध दस्तावेज़ साझाकरण सेवाएं हैं। किसी स्थान या कार्यालय के अंदर फाइलों को साझा करने के लिए, एक नेटवर्क भी आवश्यक है। आमतौर पर, दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर एक स्मार्ट साझाकरण सूची के साथ सभी मीडिया और आउटपुट विधियों का समर्थन करता है।