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किसी कार्यालय की भूमिकाओं को कैसे व्यवस्थित करें

किसी कार्यालय की भूमिकाओं को व्यवस्थित करना एक मुश्किल काम हो सकता है, खासकर अगर उनमें बड़ी मात्रा में हो, लेकिन यह जरूरी नहीं कि जटिल प्रक्रिया की आवश्यकता हो। एक फ़ाइल सिस्टम की योजना और चयन करना आपको उन भूमिकाओं और दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने में मदद कर सकता है जो आपके काम का हिस्सा हैं, यह सुनिश्चित करना कि आप महत्वपूर्ण चीजें अधिक कुशलता से पाएं यहां कुछ कदम हैं जो आपको किसी कार्यालय की भूमिकाओं को व्यवस्थित करने में मदद करेंगे।

चरणों

विधि 1
संगठन के लिए समय अलग करना

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कार्य को रोकें बिना आपकी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए पर्याप्त निर्बाध समय प्राप्त करें। सुनिश्चित करें कि आपके पास शुरू होने से पहले नई फ़ाइलें बनाने के लिए आपके पास पर्याप्त फ़ोल्डर और लेबल हैं।

विधि 2
पेपर और फ़ाइलें छंटनी

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उन सभी भूमिकाओं को विभाजित करें जिन्हें आप छोटे ढेर में व्यवस्थित करना चाहते हैं, जिससे सभी को प्रबंधित करना आसान हो जाता है।
  • प्रत्येक स्टैक की जांच करें और फेंक दें या किसी भी कागज़ात और फाइलों को फेंक दें जो अब ज़रूरी नहीं हैं, आपके लिए अधिक स्थान खाली कर सकते हैं।
  • उन पत्रों और फाइलों को अलग करें जिन्हें आप दो अलग-अलग स्टैक में रखना चाहते हैं, एक फाइलों के लिए जिन्हें आपको आने वाले महीनों में आवश्यकता होगी और दूसरे को संग्रहीत दस्तावेज़ों के लिए आपको निकट भविष्य में पहुंचने की आवश्यकता नहीं होगी।
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    क्लाइंट फ़ाइलों को मौजूद होने पर वर्णानुक्रम में फ़ोल्डर्स व्यवस्थित करें यदि प्रत्येक फ़ोल्डर में व्यक्ति या कंपनी का नाम होता है, तो उन्हें अंतिम नाम का उपयोग करने के लिए उपयुक्त हो सकता है। यदि यह मामला है, तो सुनिश्चित करें कि लेबल व्यक्ति के अंतिम नाम के साथ है, उसके पहले नाम के अनुसार। फ़ोल्डर्स को वर्णित रूप से व्यवस्थित करें, दराज पर लेबल रखने वाली फ़ाइलों के पत्र के साथ उन्हें व्यवस्थित करें।
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    श्रेणी के अनुसार व्यवस्थित करें यदि आपके पास अपने काम के विभिन्न क्षेत्रों के लिए दस्तावेज हैं आप खातों, रखरखाव और अनुबंध दस्तावेजों को अलग-अलग श्रेणियों में संग्रहित करने के लिए अलग कर सकते हैं। प्रत्येक श्रेणी के लिए सही श्रेणी के साथ एक टैग का उपयोग करें और उस श्रेणी में सभी प्रासंगिक दस्तावेज़ रखें। आपको उप-श्रेणियां बनाने, फ़ोल्डर्स और फाइलों को अलग करने की आवश्यकता हो सकती है।
    • उन दस्तावेज़ों के लिए एक फ़ोल्डर बनाएं जिन्हें तत्काल देखभाल की आवश्यकता है, इसलिए आपको महत्वपूर्ण दस्तावेज जल्दी से मिल जाएंगे
    • दस्तावेज़ों को एक बांधने की मशीन में रखो ताकि अस्थायी फ़ाइलें पृष्ठभूमि में अगली और अभिलेखागार में हों, जिससे प्रयुक्त दस्तावेज़ अक्सर जल्दी से मिल जाए।
  • विधि 3
    मासिक फ़ाइलें बनाना

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    ऊपर दिए गए विधियों के अतिरिक्त, महीने (और वर्ष) से ​​अलग फ़ोल्डरों का एक समूह जोड़ें। यहां तक ​​कि जब आपके पास फाइल करने का समय नहीं है, तो आप उन्हें तिथि के अनुसार व्यवस्थित कर सकते हैं। जब आपको कुछ चाहिए तो यह आपके लिए आसान बना देगा
    • मासिक फ़ोल्डर भी ऐसे कागजात रखने के लिए महान जगह हैं जो अन्य श्रेणियों में नहीं आते हैं।
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    वर्ष के अंत में, चेक करें कि मासिक फ़ोल्डर में क्या छोड़ा गया है आप एक पैटर्न खोज सकते हैं और एक नया फ़ाइल समूह (श्रेणी) बना सकते हैं जो आपके सिस्टम पर गुम है। नए साल में इस श्रेणी के लिए एक फ़ोल्डर बनाएं।
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    प्रति माह बचे हुए फाइलों को अलग करें और उन्हें "वैरायडोस" नामक एक फ़ोल्डर में सहेजें (जो वर्ष के साथ भी चिह्नित है)।
  • युक्तियाँ

    • अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने के बाद, संगठित रहने का प्रयास करें। अपने संगठन सिस्टम की निरंतरता को बनाए रखें और दस्तावेजों को अपने उचित स्थानों पर वापस कर लें, जब आप उनका उपयोग करना समाप्त कर लेंगे।
    • अपने सिस्टम को अधिक से अधिक कुशल बनाने के लिए आपको अब और आवश्यक दस्तावेज़ों को फेंक दें, रीसायकल या प्रिक करें।

    चीजें आप की आवश्यकता होगी

    • फाइलिंग कैबिनेट
    • फ़ाइल टैब
    • फ़ोल्डरों
    • लेबल
    • बुकमार्क और साझा करें
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