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पेपर्स और दस्तावेज कैसे फ़ाइल करें

दोनों छात्रों और पेशेवरों को कई नौकरियों और परियोजनाओं से निपटने की जरूरत है, जो बड़ी संख्या में कागजात और दस्तावेजों को उत्पन्न करता है। इसलिए, संगठन की एक प्रभावी पद्धति को अपनाना आवश्यक है जो प्रत्येक व्यक्ति की व्यक्तिगत आवश्यकताओं को दर्शाता है। क्रम में सभी कागजी कार्रवाई करने के लिए एक या दो दिन को अलग रखें और व्यापार के लिए नीचे उतरो!

चरणों

विधि 1
नई फाइलिंग सिस्टम की तैयारी

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सामग्री इकट्ठा सभी पत्रों को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। नए और पुराने दस्तावेज़ों की तलाश में कुछ समय व्यतीत करें, और उन सभी को एक ही स्थान पर स्टैक करें।
  • काम करने के लिए पहले से तालिका का एक क्षेत्र आरक्षित करें
  • यदि आप किसी और के दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने की तैयारी कर रहे हैं, तो ऐसा करें - और उन्हें वर्तमान सिस्टम संगठन से बाहर निकालने में डर नहींें - इससे आपके पुनर्गठन का काम बहुत आसान होगा।
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    प्रत्येक दस्तावेज़ की समीक्षा करें यद्यपि यह सबसे कठिन और कठिन हिस्सा है, लेकिन हाथ में है कि सब कुछ बेनकाब करने के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।
    • प्रत्येक पेपर को पूर्ण रूप से पढ़ना आवश्यक नहीं है, बस एक संक्षिप्त पत्रक ले लो।
    • महत्वपूर्ण दस्तावेजों को चिह्नित करने के बाद पोस्ट का उपयोग करें, जिन्हें आपको बाद में विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है।
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    नई बैटरी बनाएं सब कुछ एक ही ढेर में रखें और फिर प्रक्रिया को दोहराएं, कई अन्य थीम्ड कोशिकाओं का निर्माण, महीनों, साल, विषयों, विषयों, या ग्राहक नामों से विभाजित।
    • आपकी ज़रूरतों के आधार पर, दस्तावेजों के कालानुक्रमिक आदेश को जानना महत्वपूर्ण हो सकता है।
    • जब आप सॉर्ट कर रहे हैं, तो कुछ प्राथमिकताओं को सेट करें और प्रत्येक प्राथमिकता दस्तावेज़ को उसके स्टैक के शीर्ष पर रखें।
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    जब संभव हो तो बैटरी को कम करें दो और बवासीर बनाएं, एक "कचरा" वाला और दूसरा, "किस्म"। आपको कचरे में सब कुछ फेंकने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन अब जो आवश्यकता नहीं है उससे छुटकारा पाने का प्रयास करें। जब आप किसी विशेष दस्तावेज़ को वर्गीकृत नहीं कर सकते, तो उसे किस्मों के ढेर में रखें।
    • एक बार जब आप पूरी तरह से आश्वस्त हो जाते हैं कि कुछ और जरूरत नहीं रह गई है और यह किसी भी बैटरी में फिट नहीं है, इसे त्यागें अगर आप उस कंपनी के दस्तावेज का आयोजन कर रहे हैं जहां आप काम करते हैं, तो डिसप्ले करने से पहले प्राधिकरण के लिए अपने वरिष्ठ से पूछिए।
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    प्रदर्शन के साथ निलंबित फ़ोल्डर का उपयोग करें यह एक सरल और सस्ती फाइलिंग विधि है जो किसी भी ज़रूरत से मेल खाती है। वे सबसे अधिक ऑनलाइन और भौतिक स्टेशनरों पर पाया जा सकता है
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    बैटरी को स्थानांतरित करें प्रत्येक स्टैक को अपने फ़ोल्डर में रखें याद रखें कि फ़ोल्डर की सामग्री को महत्व या कालानुक्रमिक क्रम के अनुसार भी व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
    • वर्णानुक्रम में फ़ोल्डर की सामग्री को व्यवस्थित करने से बचें भूमिकाओं के समूहों के लिए इस प्रकार के संगठन को प्रतिबंधित करें
    • कृपया फ़ोल्डरों को एक फाइल में रखें, क्योंकि वे भरे हैं। फाइल बॉक्स या फर्नीचर का एक टुकड़ा हो सकता है, आमतौर पर धातु से बना होता है और विशेष रूप से फांसी फ़ोल्डर्स प्राप्त करने के लिए किया जाता है - सबसे सस्ता प्लास्टिक के बने होते हैं
  • विधि 2
    फ़ोल्डर सॉर्टिंग सिस्टम चुनना

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    वर्णमाला क्रम को अपनाना। यह लोगों, ग्राहकों, लेखकों, फिल्मों, किताबों आदि के नामों का आयोजन करने के लिए सबसे अच्छी प्रणाली है। यह है, जब भी फ़ोल्डर्स को आसान शब्दों में सॉर्ट किया जाता है, तो यह उपयोग करने का सही तरीका होगा।
    • हमेशा दर्शकों - या टैग भरें - जो पहले से ही हैंगिंग फ़ोल्डर्स में आते हैं यह उनके माध्यम से है कि दस्तावेज मिलेगा।
    • यदि आप ग्राहक प्रविष्टियों का आयोजन कर रहे हैं, तो नामों की संख्या को कम करने के लिए उन्हें अपने अंतिम नाम से वर्गीकृत करें।
    • बड़ी संख्या में फ़ोल्डरों के संगठन में सुधार करने के लिए, पत्रों के साथ वर्ग बनाएं। विभाजनकर्ता बड़े होते हैं और उदाहरण के लिए केवल एक अक्षर या एक जोड़ी- "ए-डी" या "एफ-के" होते हैं।
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    विषयों द्वारा आदेश चुनें विभिन्न विषयों के साथ अध्ययन या काम करते समय, इस प्रकार की छंटनी एक विशिष्ट दस्तावेज़ खोजने की प्रक्रिया को बहुत सुविधाजनक बनाती है। उदाहरण के लिए, एक उच्च विद्यालय के छात्र के पास अपनी फ़ाइल में निम्न अनुभाग हो सकते हैं: गणित, पुर्तगाली, भूगोल, भौतिकी, इतिहास आदि।
    • विषय द्वारा क्रमबद्ध करने का सर्वोत्तम तरीका अनुभाग डिवाइडर के माध्यम से है उदाहरण के लिए, "पोर्तुगीज" नामक एक अनुभाग बनाएं, जिनके फ़ोल्डर्स को "साहित्य", "व्याकरण", "नई वर्तनी", और इसी तरह से लेबल किया जाएगा।
    • सिर्फ दो वर्गों और कोई वास्तविक संगठन के साथ समाप्त नहीं होने के लिए, बस इस पद्धति का चयन करें यदि आपके पास वास्तव में कई प्रकार के विषयों या विषयों को व्यवस्थित करने के लिए है।
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    संख्यात्मक सॉर्ट का उपयोग करें यह उन फ़ोल्डर्स के लिए आदर्श है, जिन्हें दिनांक या संख्याओं के अनुसार सॉर्ट किया गया है। क्या होता है जब सामग्री से बना है: चालान, रसीद, घटनाओं, चिकित्सा रिकॉर्ड, कानूनी दस्तावेज, आदि
    • यदि आप संख्याओं के साथ आसानी से हैं और यदि वे स्पष्ट रूप से फ़ोल्डर्स की सामग्री से संबंधित हैं, तो विधि का उपयोग करें, अन्यथा यह आसानी से किसी दस्तावेज़ को ढूंढना असंभव होगा।
    • फ़ोल्डर दर्शकों में पहले नंबर या दिनांक को चिह्नित करें, और उसके बाद फ़ाइल में अपने संगठन के साथ जाएं। दत्तक संख्यात्मक प्रणाली के अनुसार सबसे छोटी से सबसे बड़ी शुरुआत करें।
    • यदि आप महीनों के साथ काम कर रहे हैं, तो जनवरी से शुरू करें। यदि आवश्यक हो, महीनों और फ़ोल्डर दर्शकों को दिन के लिए नामित करने के लिए डिवाइडर का उपयोग करें।
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    रंग-कोडिंग का उपयोग करें यह प्रणाली उन लोगों के लिए महान है जो अधिक रचनात्मक प्रकार के अभिलेखीय बनाना चाहते हैं और एक अच्छी दृश्य स्मृति है बस विशिष्ट रंगों के लिए विषयों से संबंधित हैं इसके अलावा, आप किसी अन्य सॉर्टिंग सिस्टम पर रंग कोड भी जोड़ सकते हैं।
    • एक और सॉर्टिंग सिस्टम में रंग जोड़ने का सबसे आसान तरीका टेक्स्ट मार्क पेन का उपयोग कर होता है, जिसे आसानी से किसी भी स्टेशनरी की दुकान में मिल जाता है।
    • मार्कअप पाठ का एक विकल्प रंगीन निलंबित फ़ोल्डरों का गोद लेने है।
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    उपयोग की आवृत्ति से आदेश लागू करें लेकिन सबसे पहले, प्राथमिक आदेश प्रणाली स्थापित करें। फिर सबसे अधिक अभिगम फ़ोल्डर या दस्तावेजों को समूह और उन्हें उजागर करें - उदाहरण के लिए, उन्हें फ़ाइल के सामने लाने के लिए।
    • इस विधि का प्रयोग बहुत सावधानी से करें, क्योंकि ध्यान में रखते हुए हमेशा कुछ विषय न रखने का मतलब है कि संगठन को बनाए रखना चाहिए। उदाहरण के लिए, कुछ मामलों में फाइल के सामने मुख्य परियोजना को लाया जा सकता है, जैसा कि ऐसा लगता है जितना कुशल नहीं है।
  • विधि 3
    संगठन को बनाए रखना

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    नए दस्तावेज़ों को तुरंत संग्रहित करें एक बार जब आप एक नया दस्तावेज़ बनाते या प्राप्त करते हैं, तो उसे सॉर्ट करें और इसे जितना तेज़ी से संग्रहीत कर सकते हैं। इस आदत को प्राप्त करने से आपकी उत्पादकता बढ़ाने और अलग-अलग संगठनों को अलग-अलग गिरने से बचाएगा।
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    फ़ाइल की समीक्षा करें। हर दो महीने में, फ़ाइल की सामान्य समीक्षा करें। हालांकि, दस्तावेज़ के दस्तावेज की समीक्षा करना आवश्यक नहीं है, जैसा कि फ़ाइल की प्रारंभिक रचना में है। यदि आप सभी अपनी उचित सीटों में हैं तो बस एक सम्मेलन बनाएं
    • पहले कुछ महीनों के बाद, समय लेने के लिए विश्लेषण करें कि चुने हुए सॉर्टिंग सिस्टम वास्तव में कुशल हैं या नहीं।
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    फाइल को साफ करें भारी सफाई करने के लिए एक वर्ष में एक दिन अलग रखना मुख्य रूप से कम-पहुंच वाले दस्तावेज़ों पर ध्यान केंद्रित करें उन्हें पढ़ें और देखें कि क्या कुछ भी है जिसे छोड़ा जा सकता है।
    • सभी पेस्ट निकालें और संचित धूल को एक नम कपड़े से मिटा दें।
  • युक्तियाँ

    • उसी सिद्धांत का उपयोग कंप्यूटर पर दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है।
    • वर्णमाला क्रम को अपनाने से, कुछ दस्तावेज किसी भी पत्र में फिट नहीं हो सकते हैं। उन्हें संग्रहित करने के लिए, नए फ़ोल्डर बनाएं जो एक बढ़ते सूचक का पालन करते हैं।
    • प्रारंभिक स्क्रीनिंग के दौरान ढेर को वर्गीकृत करने और उप-वर्गीकृत करने के लिए उसके बाद का उपयोग करें।
    • किसी भी अन्य वर्गीकरण में फिट नहीं होने वाले दस्तावेज़ों को सहेजने के लिए एक फ़ोल्डर को "किस्मों" या "विविध" लेबल किया गया है।

    आवश्यक सामग्री

    • निलंबित फ़ोल्डर के लिए दर्शक
    • फ़ोल्डर निलंबित
    • निलंबित फ़ोल्डरों के लिए पुरालेख

    सूत्रों और कोटेशन

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