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फ़ाइल सिस्टम चुनें। चाहे जो भी व्यवस्था हो, उसे समझने की आवश्यकता होती है ताकि कागज के प्रत्येक शीट के सटीक स्थान को जानना संभव हो। विकल्प हैं:
- वर्णानुक्रम में: यह प्रणाली उपयुक्त है जब अधिकांश फाइल क्लाइंट, मरीज़ों या कर्मचारियों के नाम होंगी
- विषय या श्रेणी: ज्यादातर फाइल सिस्टम विषय या श्रेणी के द्वारा व्यवस्थित होते हैं, जो सही तरीके से काम करते समय अच्छी तरह से काम करता है, लेकिन यह भी बहुत भ्रमित हो सकता है, अगर यह नहीं है।
- संख्यात्मक या कालानुक्रमिक क्रम: यह सबसे अच्छा तरीका है जब फाइलें मुख्यतः क्रमांकित या दिनांकित सामग्री जैसे खरीद ऑर्डर या प्राप्तियां शामिल होती हैं
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फ़ाइल दराज में पोर्टफोलियो स्थापित करें फ़ोल्डर धारक को कभी भी हटाया नहीं जाएगा, फ़ोल्डर्स के लिए समर्थन के रूप में कार्य करना, जो दराज से निकाल दिया जाएगा।
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कागजात को स्टैक द्वारा श्रेणियों में क्रमबद्ध करें। यदि कोई ढेर 5 सेमी से बड़ा है, तो उसे उप-वर्गों में विभाजित करें। यदि यह बहुत पतला हो जाता है, तो इसे दूसरे के साथ गठबंधन और इसे एक नया नाम दें। बैटरियों का नाम यह तय करना आसान होना चाहिए कि प्रत्येक पेपर किस ढेर में ढेर होता है
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एक फ़ोल्डर में प्रत्येक स्टैक रखें और इसे स्पष्ट रूप से लेबल करें। टैब्ड फ़ोल्डर्स का उपयोग करें जो केन्द्रित हैं और कंपित नहीं हैं, क्योंकि इससे फाइलें अधिक संगठित दिखती हैं
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फ़ोल्डर्स में फ़ोल्डर्स रखें। अधिकतर फाइलों के लिए, एक सामान्य पोर्टफ़ोल्डर सेवा देगा, लेकिन बहुत मोटी फाइलों के लिए या उन उप-श्रेणियों में विभाजित किए गए लोगों के लिए, बॉक्सिंग फ़ोल्डर्स का उपयोग करें। फ़ोल्डर्स को अपनी इच्छा के अनुसार व्यवस्थित करें, लेकिन अधिकांश लोग वर्णमाला प्रणाली का उपयोग करते हैं।
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फ़ोल्डर्स को उसी नाम से फ़ोल्डर्स के रूप में लेबल करें। फ़ोल्डर की बाईं ओर स्थित सभी प्लास्टिक टैब की स्थिति, जब तक कि आप किसी पक्ष फ़ाइल कैबिनेट का उपयोग न करें। किनारे वाली फाइलें, जो द्विआधारी खोलते समय बाएं से दायां चलाते हैं, पीछे और पीछे जाने की बजाए, दाईं तरफ फ्लैप की स्थिति
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हमेशा फ़ोल्डर्स और फ़ोल्डर्स की आपूर्ति फ़ाइलों के पास रहें ताकि आप एक फ़ोल्डर आसानी से जोड़ सकें अगर आपके पास एक ऐसा दस्तावेज़ है जो मौजूदा फ़ोल्डर से संबंधित नहीं है पेस्ट से बचें जो मोटी या बहुत पतले हैं यदि आप उन्हें फिर से वर्गीकृत करने के लिए आवश्यक महसूस करते हैं, तो आप कागजात को फिर से लेबल या पुनर्वितरित कर सकते हैं।
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प्रत्येक वर्ष के अंत में, सभी फ़ोल्डर्स को हटा दें, उसी श्रेणियों वाले लेबल को नवीनीकृत करें, और उन्हें फाइल में वापस डाल दें। पुराने फ़ोल्डरों को देखने के लिए देखें कि कुछ को मौजूदा फाइलों में स्थानांतरित करने की ज़रूरत है और बाकी फाइल को फाइल में डाल दिया जाए।