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कार्यालय फाइल सिस्टम की स्थापना कैसे करें

कार्यात्मक फाइल सिस्टम की तुलना में एक कार्यालय चलाने के लिए कुछ चीजें ज्यादा महत्वपूर्ण हैं क्या किसी व्यक्ति द्वारा फ़ाइलों का उपयोग किया जाता है या किसी टीम द्वारा साझा किया जाता है, सिस्टम को व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि हर कोई वह ढूंढ सके जो वे देख रहे हैं। यदि यह प्रयोग करना मुश्किल है, तो आपको फाइलों के बीच में खोने से डरने वाले कागजात के साथ छोड़ दिया जाएगा, जो जल्द ही तालिका को कवर करने वाले कागजात के ढेर की ओर ले जाएगा।

चरणों

एक कार्यालय फाइलिंग सिस्टम चरण 1 की स्थापना शीर्षक वाली तस्वीर
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फ़ाइल सिस्टम चुनें। चाहे जो भी व्यवस्था हो, उसे समझने की आवश्यकता होती है ताकि कागज के प्रत्येक शीट के सटीक स्थान को जानना संभव हो। विकल्प हैं:
  • वर्णानुक्रम में: यह प्रणाली उपयुक्त है जब अधिकांश फाइल क्लाइंट, मरीज़ों या कर्मचारियों के नाम होंगी
  • विषय या श्रेणी: ज्यादातर फाइल सिस्टम विषय या श्रेणी के द्वारा व्यवस्थित होते हैं, जो सही तरीके से काम करते समय अच्छी तरह से काम करता है, लेकिन यह भी बहुत भ्रमित हो सकता है, अगर यह नहीं है।
  • संख्यात्मक या कालानुक्रमिक क्रम: यह सबसे अच्छा तरीका है जब फाइलें मुख्यतः क्रमांकित या दिनांकित सामग्री जैसे खरीद ऑर्डर या प्राप्तियां शामिल होती हैं
  • एक कार्यालय फाइलिंग सिस्टम चरण 2 की स्थापना शीर्षक वाली तस्वीर
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    फ़ाइल दराज में पोर्टफोलियो स्थापित करें फ़ोल्डर धारक को कभी भी हटाया नहीं जाएगा, फ़ोल्डर्स के लिए समर्थन के रूप में कार्य करना, जो दराज से निकाल दिया जाएगा।
  • एक कार्यालय फाइलिंग सिस्टम चरण 3 के नाम से चित्रित किया गया चित्र
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    कागजात को स्टैक द्वारा श्रेणियों में क्रमबद्ध करें। यदि कोई ढेर 5 सेमी से बड़ा है, तो उसे उप-वर्गों में विभाजित करें। यदि यह बहुत पतला हो जाता है, तो इसे दूसरे के साथ गठबंधन और इसे एक नया नाम दें। बैटरियों का नाम यह तय करना आसान होना चाहिए कि प्रत्येक पेपर किस ढेर में ढेर होता है
  • एक कार्यालय फाइलिंग सिस्टम चरण 4 के नाम से चित्रित चित्र
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    एक फ़ोल्डर में प्रत्येक स्टैक रखें और इसे स्पष्ट रूप से लेबल करें। टैब्ड फ़ोल्डर्स का उपयोग करें जो केन्द्रित हैं और कंपित नहीं हैं, क्योंकि इससे फाइलें अधिक संगठित दिखती हैं



  • एक कार्यालय फाइलिंग सिस्टम की स्थापना शीर्षक से चित्र चरण 5
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    फ़ोल्डर्स में फ़ोल्डर्स रखें। अधिकतर फाइलों के लिए, एक सामान्य पोर्टफ़ोल्डर सेवा देगा, लेकिन बहुत मोटी फाइलों के लिए या उन उप-श्रेणियों में विभाजित किए गए लोगों के लिए, बॉक्सिंग फ़ोल्डर्स का उपयोग करें। फ़ोल्डर्स को अपनी इच्छा के अनुसार व्यवस्थित करें, लेकिन अधिकांश लोग वर्णमाला प्रणाली का उपयोग करते हैं।
  • एक कार्यालय फाइलिंग सिस्टम चरण 6 के शीर्षक से चित्र
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    फ़ोल्डर्स को उसी नाम से फ़ोल्डर्स के रूप में लेबल करें। फ़ोल्डर की बाईं ओर स्थित सभी प्लास्टिक टैब की स्थिति, जब तक कि आप किसी पक्ष फ़ाइल कैबिनेट का उपयोग न करें। किनारे वाली फाइलें, जो द्विआधारी खोलते समय बाएं से दायां चलाते हैं, पीछे और पीछे जाने की बजाए, दाईं तरफ फ्लैप की स्थिति
  • एक कार्यालय फाइलिंग सिस्टम चरण 7 के नाम से चित्रित किया गया चित्र
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    हमेशा फ़ोल्डर्स और फ़ोल्डर्स की आपूर्ति फ़ाइलों के पास रहें ताकि आप एक फ़ोल्डर आसानी से जोड़ सकें अगर आपके पास एक ऐसा दस्तावेज़ है जो मौजूदा फ़ोल्डर से संबंधित नहीं है पेस्ट से बचें जो मोटी या बहुत पतले हैं यदि आप उन्हें फिर से वर्गीकृत करने के लिए आवश्यक महसूस करते हैं, तो आप कागजात को फिर से लेबल या पुनर्वितरित कर सकते हैं।
  • एक कार्यालय फाइलिंग सिस्टम चरण 8 की स्थापना शीर्षक वाली तस्वीर
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    प्रत्येक वर्ष के अंत में, सभी फ़ोल्डर्स को हटा दें, उसी श्रेणियों वाले लेबल को नवीनीकृत करें, और उन्हें फाइल में वापस डाल दें। पुराने फ़ोल्डरों को देखने के लिए देखें कि कुछ को मौजूदा फाइलों में स्थानांतरित करने की ज़रूरत है और बाकी फाइल को फाइल में डाल दिया जाए।
  • युक्तियाँ

    • आप अपनी फ़ाइलों को रंग से, आपके कंप्यूटर पर प्रिंट लेबल्स या किसी और चीज को व्यवस्थित करने के लिए परीक्षा दे सकते हैं जो उन्हें अधिक आकर्षक बनाती है हालांकि, जब एक बदलाव करना आवश्यक होता है, जैसे कि एक फ़ोल्डर जोड़ने के लिए, आप यह जानकर निराश होंगे कि आप सही रंग के क्रम से बाहर हैं या आपको हाथ से एक लेबल लिखना होगा। चीजें आसान रखने के लिए सबसे अच्छा है

    चेतावनी

    • कभी भी ऐसी फ़ाइलों का एक मिश्रित ढेर न बनाएं जिन्हें आप वर्गीकृत नहीं कर सकते, इसलिए यह सभी का अंत हो जाएगा
    • एक बार जब आप फ़ाइल सिस्टम स्थापित करते हैं, तो आपको संग्रह पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है। अपनी डेस्क से कागजात लेने और उन्हें दूर करने के लिए प्रत्येक दिन एक-दूसरे को अलग-अलग सेट करें। एक गहरी संग्रह टोकरी में डाल देने के लिए प्रलोभन का विरोध करें क्योंकि यह भर जाएगा और एक अन्य संग्रह बन जाएगा।
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