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वर्णानुक्रमिक आदेश द्वारा पुरालेख दस्तावेज कैसे करें

वर्णानुक्रम में दस्तावेजों को व्यवस्थित करना किसी भी स्थिति में अत्यंत उपयोगी है, चाहे निजी या पेशेवर। इस तरह, उपयोगकर्ता बिना किसी काम के किसी भी फाइल को ढूंढ, प्रतिस्थापित, संरक्षित और उपयोग कर सकता है इस संगठन को पुर्तगाली में कैसे करें और एक सरल और प्रभावी प्रणाली बनाने की कुछ युक्तियों के लिए इस लेख को पढ़ें।

चरणों

भाग 1
वर्णमाला क्रम में दस्तावेजों को संग्रहित करना

चित्र का नाम वर्णमाला क्रम में चित्र 1
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चुनें कि आप किस वर्णमाला प्रणाली का उपयोग करना चाहते हैं। वर्णमाला के अक्षरों के अनुक्रम की तरह कुछ भी सरल, इसके असर और विकल्प हैं। उनमें से एक को हमेशा के लिए उपयोग करने के लिए चुनें
  • पत्र द्वारा पत्र: आप शब्दों के बीच की जगह की अनदेखी करते हुए अक्षरों के अनुक्रमिक आदेश के अनुसार फ़ाइलों को अलग कर सकते हैं।
  • शब्द द्वारा शब्द: आधार प्रत्येक संगठन के पहले अक्षर पर संगठन, सीधे उत्तराधिकार में।
  • यूनिट द्वारा यूनिट: संगठन को करते समय प्रत्येक शब्द, संक्षिप्त नाम और प्रारंभिक पर विचार करें - यह सबसे अधिक अनुशंसित विकल्प है
  • चित्रा शीर्षक चित्र के अनुसार वर्णानुक्रम में चरण 2
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    समान दस्तावेज़ों को समूह बनाएं जब आप हाथ में सभी आइटम नहीं हैं, उन्हें सेट में शामिल होने का फैसला: एक शब्दकोश के रूप में (वर्णमाला क्रम में, कोई फर्क नहीं पड़ता फ़ाइलों की प्रकृति) या विश्वकोश (प्रकार या विषय के अनुसार दस्तावेजों समूहीकरण और फिर इसे से अलग वर्णमाला क्रम में एक बार)
    • यदि आपको कई अलग-अलग प्रकार की फाइलों (व्यंजनों, प्राप्तियां और वाउचर, पत्र आदि) को संगठित करना है, तो विश्वकोश प्रारूप का उपयोग करना सबसे अच्छा है। समूह की वस्तुओं को प्रकृति के अनुसार, और फिर वर्णित रूप से रंगीन डिवाइडर, स्टिकर या पोस्ट का उपयोग करके उन्हें सॉर्ट करें
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    दस्तावेज़ों का एक सूचकांक इकट्ठा करें यदि आप इस रणनीति का पालन करना चुनते हैं, तो उचित इकाइयों में विशिष्ट खिताब के प्रत्येक भाग को रखें। ऐसा करने के लिए, प्रत्येक नाम के तत्वों को अलग करें और कुछ फ़ाइलों को वर्णानुक्रम में निर्दिष्ट करने के लिए एक नया शब्द बनाएं- जो आम नाम से अलग हो सकता है। उदाहरण के लिए:
    • कल्पना कीजिए कि आप निम्नलिखित व्यवस्थित करने के लिए है: एक शीर्षक मकड़ियों पर लेख "मकड़ियों की रात खाने की आदतों," मारिया डा सिल्वा, इन arthropods में एक विशेषज्ञ, और के एक चिड़ियाघर में पशु प्रदर्शनी का एक प्रचारक पत्रक की जीवनी।
    • मारिया दा सिल्वा की जीवनी को "सिल्वा, मारिया दा" के रूप में अनुक्रमित किया जाएगा। (क्योंकि उपनाम इस प्रकार के संगठन में सबसे पहले आता है) और "एस" पत्र के तहत आ जाएगा।
    • यदि आप एक शब्दकोष के रूप में सब कुछ अलग करना चुनते हैं, तो लेख "स्पाइडरों की रात खाने की आदत" को अपने प्राकृतिक रूप में अनुक्रमित किया जा सकता है इस प्रकार, यह "एच" ("आदत") के पत्र के तहत होगा।
    • वैकल्पिक रूप से, आप कर सकते हैं सूचकांक "मकड़ियों की रात खाने की आदतों" और "मकड़ियों, की रात खाने की आदतों" (यदि आप के बजाय अलग ही क्या इन आर्थ्रोपोड़ा के विषय से संबंधित है के, एक विश्वकोश की तरह यह सब भिगोने रहे हैं)। इस प्रकार, दस्तावेज़ "ए" पत्र के तहत होगा
    • पेशेवर पुस्तिका को "मकड़ियों, प्रदर्शनियों (चिड़ियाघर) के रूप में अनुक्रमित किया जा सकता है एक्स "- खासकर यदि आप इस अनुभाग में और सामग्री जोड़ रहे हैं, जैसे अन्य चिड़ियाघर से अधिक पत्रक:" मकड़ियों, प्रदर्शन (चिड़ियाघर) y साल्वाडोर ")।
    • यदि आप चाहें, तो पुस्तिका को "चिड़ियाघर" के रूप में व्यवस्थित करें एक्स साओ पाउलो का, "खासकर यदि आप चिड़ियाघर से संबंधित अधिक सामग्री जोड़ते हैं या यदि आप विश्वकोश शैली में समूह बनाना चाहते हैं और भौगोलिक स्थिति के अनुसार
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    सूचकांक में नाम के अनुसार वर्णानुक्रम में दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करें। आम तौर पर, पत्रों का सामान्य अनुक्रम इस प्रकार होता है, ए (प्रथम) से लेकर जेड तक (अंतिम)। फ़ाइलों को भेद करने और अलग करने के लिए अधिक से अधिक विशिष्ट जानकारी का उपयोग करें उदाहरण के लिए:
    • पिछले चरण का सूचकांक क्रम कुछ ऐसा हो सकता है (उपयोग किए जाने वाले सिस्टम के आधार पर): "मकड़ियों की रात भर खाने की आदतों", "सिल्वा, मारिया दा।" और "चिड़ियाघर" एक्स साओ पाउलो का (मकड़ियों का प्रदर्शन) " या "मकड़ियों, प्रदर्शनियां (चिड़ियाघर एक्स साओ पाउलो का), "मकड़ियों, रात के खाने की आदतों" और "सिल्वा, मारिया दा।"
    • यदि कोई दस्तावेज़ "हाथी" के बारे में बोलता है, तो इसे "ड्रॉमेडीरी" थीम के साथ कुछ के बाद डाल दिया। यदि आपके पास कुछ है जो "कंगारू" की बात करता है, तो इसे दो पिछला वाले फाइल "स्पाइडर", बदले में, संगठन की शुरुआत में आती है, "व्हेल" जैसी कुछ चीज़ों के बाद। इस प्रकार, अंतिम क्रम होगा: "स्पाइडर", "व्हेल", "कंगारू", "ड्रॉमेडीरी" और "हाथी"।
    • यदि आप "अररान्हा" जैसी कुछ जोड़ना चाहते हैं, तो इसे "स्पाइडर" के लिए फ़ाइल के बाद डाल दें - दोनों "ए" से शुरू होते हैं और दूसरे अक्षर के रूप में "आर" है - इसलिए तीसरा अक्षर ("I" और "ए" क्रमशः क्रम निर्धारित करने के लिए) अंत में, उनकी फ़ाइल इस तरह दिखाई देगी: "स्पाइडर", "अरिंणा", "व्हेल", "कंगारू", "ड्रॉमेडीरी" और "हाथी"।
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    दस्तावेज़ फ़ोल्डर लेबल करें वस्तुओं को खोजने के लिए और कठिनाइयों के बिना निर्देशिका में अधिक सामग्री जोड़ने के लिए, अपनी सामग्री के अनुक्रमित नाम से प्रत्येक को चेक करें।
    • सही फ़ोल्डर में नए आइटम रखो।
    • यदि आप चाहें, तो दस्तावेज़ों के आसान उपयोग के लिए उसके बाद और रंगीन स्टिकर का उपयोग करें। यदि आपने वस्तुओं को एक विश्वकोष के रूप में समूहीकृत किया है, उदाहरण के लिए, प्रत्येक एक अलग टोन के साथ अलग, वस्तुओं को चिन्हित करना और रंगीन लेबल के समान करना
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    फाइलिंग और अनुक्रमण प्रणाली रिकॉर्ड और दस्तावेज। संगत रहें, चाहे आप किस प्रकार का संगठन चुन सकें फाइलों तक पहुंच वाले सभी लोगों के लिए यह आसान बनाएं उदाहरण के लिए, आप एक दस्तावेज़ बना सकते हैं और उसे साझा कर सकते हैं जो आइटम को अलग करने के लिए नियमों को निर्दिष्ट करता है जिससे कि प्रत्येक व्यक्ति को रणनीति से अधिक लाभ मिले।
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    नई वस्तुओं और दस्तावेजों को सही तरीके से रखें अपने पसंदीदा सिस्टम के अनुसरण में, सूचकांक और वर्णानुक्रम में अपने नाम के अनुसार फ़ाइल में सब कुछ डाल दें। जितनी जरूरत हो, हाल के आइटमों के लिए जगह बनाने के लिए जो कुछ भी बड़ा है, ले लो।
  • भाग 2
    विशेष मामलों का आयोजन

    चित्रा शीर्षक चित्र के अनुसार अक्षर 8
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    शब्दों और खोजशब्दों का उपयोग कर दस्तावेजों को संग्रहित करें यह कुछ मामलों में आदर्श हो सकता है, चाहे शीर्षक या नाम के शब्दों का कोई भी क्रम नहीं हो। इस तरह, आप अपने सबसे तार्किक शब्दों का उपयोग कर दस्तावेज़ों को ढूंढ सकते हैं और उनका पता लगा सकते हैं। उदाहरण के लिए:
    • "साओ पाउलो विश्वविद्यालय" जैसे कुछ को "साओ पाउलो, विश्वविद्यालय" के रूप में अनुक्रमित किया जाएगा "साओ पाउलो" कुंजी शब्द, बजाय "विश्वविद्यालय" की कर रहे हैं - सब के बाद, वहाँ के रूप में "ब्रासीलिया विश्वविद्यालय", "रियो डी जनेरियो के संघीय विश्वविद्यालय" आदि ब्राजील में विश्वविद्यालयों के सैकड़ों रहे हैं



  • चित्र शीर्षक वर्णित रूप से चित्र 9
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    उपनामों के अनुसार नामों को व्यवस्थित करें कई विशेषज्ञ सलाह देते हैं कि उपनाम संगठन में सबसे पहले आए, क्योंकि यह एक खोजशब्द है
    • इस प्रकार, उदाहरण "मारिया दा सिल्वा" में, हमारे पास "सिल्वा, मारिया दा" होगा।
    • अंत में खिताब डालें (डॉ, श्री इत्यादि): "डा। मारिया दा सिल्वा" जैसे कुछ, उदाहरण के लिए, "सिल्वा, मारिया दा।, डरा" की तरह दिखेंगे।
    • विदेशी नामों के साथ, जिन शब्दों में वे बोली जाती हैं (पत्र को पत्र) के अनुसार नामों का क्रम दें। ऐसा होता है, उदाहरण के लिए, "मैकडॉनल्ड" ("मैकडॉनल्ड" के बजाय) के साथ। अन्य आम तौर पर विदेशी इकाइयां, जैसे "डी", "एल", "ले" आदि। उसी नियम का पालन करें
    • नियम के लिए एक अपवाद है: यदि दस्तावेज़ का नाम किसी कंपनी या संगठन का हिस्सा है, तो सामान्य नाम के भीतर एक इकाई के रूप में शब्द का प्रयोग करें। उदाहरण के लिए: "मारिया दा सिल्वा कानूनी परामर्श" "एम" के अंतर्गत होगा, मत करो "सिल्वा, मारिया दा। कानूनी सलाह" के रूप में।
  • चित्र शीर्षक फ़ाइल चित्रण रूपरेखा 10
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    लेखों को अनदेखा करें ("ओ", "ए", "ए" आदि।.), संयोजन ("और", "लेकिन", "या" आदि) और पदनाम ("के लिए", "के लिए", "के लिए", आदि). जब आप वर्णानुक्रम में कुछ अनुक्रमणिका या व्यवस्थित करना चाहते हैं, तो ये भाषा इकाइयों को एक तरफ अलग रखना आम है - खासकर जब वे किसी दस्तावेज़ नाम की शुरुआत का हिस्सा होते हैं उदाहरण के लिए:
    • "ईएमए की खाने की आदतों में एक जांच" पत्र के बजाय "U" "ईएमए" (शीर्षक कीवर्ड) के `ई` के तहत, होगा `ए` से।
    • "सिल्वा ई सोसा एडोगाडोस एससोसादोस" "सिल्वा, मारिया डी" के बाद होगा। दोनों अनुक्रमित नाम "सिल्वा" शब्द से शुरू होते हैं और इसलिए, अंतिम क्रम को निर्धारित करने के लिए अगले कीवर्ड को क्रमशः "सोसा" और "मारिया" माना जाना चाहिए। शब्द "और" जो अप्रासंगिक है, पर ध्यान न दें।
  • चित्रा शीर्षक चित्र के अनुसार अक्षर 11
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    संक्षेप में लिखें जब आप दस्तावेज़ों को अनुक्रमण या संग्रहित कर रहे हैं, तो आप "एसए।" जैसे कुछ में आ सकते हैं ("निगम" का) और जैसे केवल आद्याक्षर के उपयोग के बजाय सब कुछ पूरी तरह से लिखने के लिए चुनें।
    • उदाहरण के लिए, "एल्मेमेंटोस मारिया दा सिल्वा, एसए।" के बजाय "एलिमेंटोस मारिया दा सिल्वा, सोसाइडेड एनोनिमा" को पसंद करें।
  • चित्रा शीर्षक चित्र फ़ाइल वर्णक्रमानुसार चरण 12
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    संख्याओं को गणितीय क्रम में व्यवस्थित करें जब आप वर्णमाला के साथ छेड़छाड़ कर रहे हैं, तो आप संख्यात्मक शब्दों के साथ खिताब पा सकते हैं। स्वाभाविक आदेश चुनें, अक्षर स्वयं नहीं (सभी के बाद, संख्या अक्षरों से पहले आती है)।
    • उदाहरण के लिए, "3 एम कंपनी" समूह "100 बेस्ट बिजनेस स्ट्रैटजीज" से पहले आएगा, क्योंकि "3" "100" से भी कम है।
    • उदाहरण के लिए, "बेस्ट बिजनेस स्ट्रटेजीज" और "सर्वश्रेष्ठ बेचना रणनीतियां" जैसे आइटम, "100 बेस्ट बिजनेस स्ट्रैटजीज" के बाद आएंगे, क्योंकि संख्याएं पत्रों से पहले हैं।
    • शब्द के रूप में शब्दों में लिखे गए नंबरों पर विचार करें, अंकों से प्रति नहीं। उदाहरण के लिए, उस क्रम में "100 बेस्ट बिजनेस रणनीतियों," "बेस्ट बिजनेस रणनीतियों," और "सर्वश्रेष्ठ बेचना रणनीतियाँ" फ़ाइल करें।
    • यदि यह आप के लिए उपयुक्त है, तो अपवाद और फ़ाइल संख्या बनाएं जैसे कि वे शब्द होते हैं
  • चित्र शीर्षक फ़ाइल 13 वर्णक्रम के अनुसार
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    तय करें कि विशेष वर्णों के साथ क्या करें। संगठन के दौरान, उन शर्तों पर विचार करें जो वर्णमाला में नहीं हैं और संख्यात्मक नहीं हैं। अंतिम स्थिति उसके प्रकार पर निर्भर करती है:
    • विराम चिह्न (अवधि, अल्पविराम, इत्यादि) को अक्सर अनदेखा कर दिया जाता है। उदाहरण के लिए: उस आदेश में "खाओ खाओ" और "खाओ, प्रार्थना करो, प्रेम" डालो।
    • प्रतीकात्मक संकेत को चिन्ह के बिना, इसी पत्र के रूप में देखा जाता है। उदाहरण के लिए: "Über" को "उबेर" के रूप में रखें वहाँ है, तथापि, एक अपवाद: जब आप विशेषक कई का उपयोग करता है एक भाषा के वर्णमाला के क्रम से दस्तावेजों का आयोजन कर रहे हैं - इस मामले में, भाषा के सामान्य आदेश का पालन करें।
  • चित्रा शीर्षक चित्र फ़ाइल वर्णानुक्रम में चरण 14
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    जब एक ही प्रारंभिक आइटम को व्यवस्थित करते हैं, सामान्य "सभी या कुछ नहीं" नियम का पालन करें वर्णानुक्रम में पूरे संगठन में किसी भी स्थान (विराम चिह्नों और अन्य संबंधित तत्वों सहित) को अनदेखा करना सामान्य है, लेकिन वह मामले पर निर्भर करता है।
    • उदाहरण के लिए: "सांता एना" से शुरू होने वाली चीज़ों से पहले "सांताना" के साथ शुरू होने वाली फाइलें डालें
    • इसके अतिरिक्त, "सिल्वा, मारिया दा।" "सिल्वा, मारिया दा, डरा" से पहले आना चाहिए।
  • पिक्चर शीर्षक से फ़ाइल वर्णक्रमानुसार चरण 15
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    आवश्यक होने पर, अधिक विस्तृत जानकारी वाली फ़ाइलों को अलग करें दुर्लभ मामलों में, वर्णानुक्रमिक जानकारी निपटान के आदेश को निर्धारित करने के लिए अपर्याप्त है। यदि ऐसा होता है, तो समान शीर्षक के दस्तावेजों को पहचानने के लिए अधिक विशिष्ट डेटा का उपयोग करें। उदाहरण के लिए:
    • यदि आपके पास दो लोगों के दस्तावेज हैं जिनके नाम मारिया दा सिल्वा हैं, तो उन्हें जन्म तिथि के अनुसार आदेश दें। "सिल्वा, मारिया दा" (एन। 1853) "सिल्वा, मारिया डा। (1 9 67)" से पहले, उदाहरण दें।
    • भौगोलिक विवरण के अनुसार वांछित, सॉर्ट दस्तावेज़, जब आपको भेद करने की आवश्यकता होती है यदि आपके पास तीन अलग-अलग स्थानों पर एक ही बैंक से तीन शाखाएं हैं, उदाहरण के लिए, शहर या राज्य के अनुसार वर्णमाला क्रम का प्रयोग करें: "बैंक ऑफ ब्राज़ील (साओ पाउलो)", "बैंक ऑफ ब्राज़ील (रियो डी जनेरियो) "और" बैंको दो ब्रासिल (सल्वाडोर) "।
    • इसके अलावा, यदि आपके पास दो अलग-अलग प्रकार के मकड़ियों होते हैं, उदाहरण के लिए, उन्हें वर्गीकृत वर्गीकरण, भौगोलिक स्थान आदि के अनुसार अलग करें। "स्पाइडर, टारेंटूला" और "स्पाइडर, ब्लैक विधवा" या "स्पाइडर (दक्षिण अमेरिका) "और उन आदेशों में" स्पाइडर (ओशिनिया) "
  • पिक्चर शीर्षक से फ़ाइल वर्णक्रमानुसार चरण 16
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    अपवाद और विशेष नियम साफ़ करें। किसी भी व्यक्ति से बात करें जो संगठनात्मक उपदेशों के अपवादों पर फ़ाइल का उपयोग करेगा ताकि प्रत्येक व्यक्ति इसका सबसे ज्यादा फायदा उठाए।
  • युक्तियाँ

    • यदि आप और भी विशिष्ट संगठन युक्तियां चाहते हैं, तो एबीएनटी (तकनीकी मानकों के ब्राजील संघ) के प्रकाशनों को खोजें, जो क्षेत्र में संचालित होता है।

    सूत्रों और कोटेशन

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