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एक नया दस्तावेज़ बनाएं भले ही कोई पूर्व-निर्मित टेम्प्लेट जरूरी "नया" दस्तावेज़ नहीं है, तो आप शुरू कर देंगे जैसे कि आप एक बना रहे थे
- Word 2003 में, फ़ाइलें मेनू से "नया" चुनें
- Word 2007 में, स्क्रीन के ऊपरी बाएं कोने में स्थित Office बटन पर क्लिक करें, और फ़ाइलें मेनू से "नया" चुनें।
- Word 2010 में, फ़ाइलें टैब पर क्लिक करें, और फिर बाईं ओर स्थित विकल्पों में से "नया" चुनें।
- Word 2003 टूलबार पर "नया" या Word 2007 या 2010 में त्वरित पहुँच टूलबार पर "नया" बटन पर क्लिक न करें। ये बटन केवल मानक सामान्य टेम्पलेट का उपयोग करते हुए आपको एक नया दस्तावेज़ बनाने की अनुमति देगा। डॉट या सामान्य। dotx इस पद्धति का प्रयोग केवल जब रिक्त दस्तावेज़ से चालान बनाते हैं
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उस टेम्पलेट पर नेविगेट करें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं।- वर्ड 2003 और 2007 में, "इनवॉइसस" चुनें, "उपलब्ध कार्यालय टेम्पलेट्स" के तहत विकल्प, नई दस्तावेज़ टास्क फलक में छोड़ दिया गया है। केंद्रीय विंडो में मौजूद सूची से मॉडल का प्रकार चुनें - फिर उस प्रकार के इनवॉइस का चयन करें, जिसे प्रदर्शित किया जा रहा है।
- Word 2010 में, Office.com के टेम्पलेट अनुभाग में "इनवॉइस" चुनें, जो "उपलब्ध Office टेम्पलेट्स" के अंतर्गत है। उस फ़ोल्डर को डबल-क्लिक करें जो आप टेम्पलेट के प्रकार से मेल खाता है - तो उस प्रकार के टेम्पलेट्स में से एक का चयन करें।
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टेम्पलेट डाउनलोड करें स्क्रीन के दाईं ओर स्थित "डाउनलोड करें" बटन पर क्लिक करें। इसके बाद आप इसे सहेज कर "विधि दो: एक खाली दस्तावेज़ से एक चालान का निर्माण" में दी गई जानकारी का उपयोग करके इनवॉइस में परिवर्तन कर सकते हैं।
- आप सीधे Microsoft वेबसाइट से शब्द और एक्सेल के लिए इनवॉइस टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं। देखें कि चयनित चालान Word के आपके संस्करण से मेल खाता है या नहीं।
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विधि दो: एक खाली दस्तावेज़ से एक चालान बनाना
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इनवॉइस हेडर बनाएं शीर्ष लेख में आपके व्यवसाय का नाम और "चालान" शब्द या चालान प्रकार के लिए एक वर्णनात्मक शब्द होना चाहिए, जैसे "मूल्य भाव", यदि आप अपनी सेवाओं का मूल्य निर्धारण कर रहे हैं, तो आपका इनवॉइस नहीं है
- आप हेडर को पृष्ठ के शीर्ष पर या वर्ड हेडर में रख सकते हैं। यदि आप इसे एक शीर्ष लेख में डालते हैं, और आपको लगता है कि इनवॉइस में दूसरा पृष्ठ होगा, तो आप "अलग फर्स्ट पेज" विकल्प का उपयोग करके एक अधिक जटिल हेडर और एक हेडर बना सकते हैं जो दूसरे में सारांश है।
- आपके व्यवसाय नाम को उसी फॉन्ट का उपयोग करते हुए दिखाया जाना चाहिए जो आपकी कंपनी के अन्य सामग्रियों में उपयोग किया जाता है।
- आपके इनवॉइस का विवरण उस पत्र का बड़ा उपयोग करना चाहिए, जो चालान को पढ़ने वाला व्यक्ति उस प्रकार की पहचान करता है
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इनवॉइस की तिथि दर्ज करें आपको इनवॉइस जारी करने की तिथि को चालान के विवरण के दाईं ओर दस्तावेज़ के शीर्ष के पास रखना चाहिए। हालांकि, यह वर्णन करते समय इतना बड़ा होना जरूरी नहीं है
- शब्द में एक ऑटोडेट सुविधा है, जो स्वचालित रूप से आपके लिए दिन, महीना और वर्ष में प्रवेश करती है। यह एक व्यावहारिक संसाधन है, लेकिन अगर आप ईमेल द्वारा चालान मुद्रित और भेजते हैं, तो इसे इलेक्ट्रॉनिक सबमिशन के लिए नहीं इस्तेमाल किया जाना चाहिए, क्योंकि वर्तमान दिन हमेशा उपयोग किया जाएगा। जिस दस्तावेज़ को दस्तावेज़ सहेजा गया था वह संशोधित नहीं किया जाएगा - लेकिन भुगतानकर्ता को भुगतान का समय जानने के लिए शायद चालान की तिथि दिखाई देगी।
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चालान की संख्या इनवॉइस के शीर्ष पर नंबर भी दिखाई देना चाहिए। नंबर चालान चालान आपको उनको ट्रैक करने की क्षमता देता है जब आपके पास कई चालान होते हैं जो अभी तक भुगतान नहीं किए गए हैं। आप उन्हें दो तरीकों से नंबर कर सकते हैं:
- वैश्विक नंबरिंग का उपयोग करना, चाहे ग्राहक कौन है यह विधि आपको एक ही फ़ोल्डर में अपने सभी दस्तावेज रखने की अनुमति देगा।
- प्रत्येक ग्राहक की व्यक्तिगत संख्या इस पद्धति का उपयोग करें यदि आप प्रत्येक ग्राहक के लिए अलग फाइलें और फ़ोल्डर्स बनाना चाहते हैं। यदि आप चाहें, तो चालान के एक हिस्से पर ग्राहक का नाम शामिल करें, उनकी संख्या के बगल में, "स्वाति 1" की तरह कुछ।
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प्रेषक और प्राप्तकर्ता पते दिखाएं चालान पर पता (आपका और ग्राहक का) और ग्राहक का नाम दर्ज करें।
- आपकी संपर्क जानकारी में आपका नाम (या आपके खाते का संचालन करने वाला व्यक्ति), आपका व्यवसाय पता, टेलीफोन नंबर, फैक्स नंबर (यदि कोई हो) और ईमेल पता शामिल होना चाहिए।
- आपके ग्राहक की जानकारी में कंपनी के नाम, खाते का भुगतान करने वाले व्यक्ति का नाम, ग्राहक का पता और वैकल्पिक रूप से टेलीफोन, फैक्स और ई-मेल होना चाहिए।
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बिलिंग जानकारी दर्ज करें वर्ड टेबल्स फ़ंक्शन आप के लिए खाता जानकारी सेट करने के लिए पंक्तियों और स्तंभों को व्यवस्थित करने के लिए आसान बनाता है, जैसे वस्तुओं / सेवा विवरण, मूल्य / इकाई दर और खरीदी गई मात्रा के लिए कुल मूल्य।
- वर्ड टेबल आपके लिए गणना कर सकती हैं। खरीदी गई मात्रा के लिए मैन्युअल रूप से कुल मूल्य की गणना करने के बजाय, आप एक गणना फ़ील्ड सेट कर सकते हैं जो प्रति यूनिट मूल्य में मात्रा बढ़ेगी। फिर आप कुल मूल्य जानने के लिए उप-योग जोड़ सकते हैं
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कुल राशि दिखाएं यह प्रत्येक आइटम के लिए शुल्क की सूची के ठीक नीचे, सही पर दिखाई देना चाहिए। आसान देखने के लिए कीमत बोल्ड में डाल सकती है।
- यदि आप बिक्री पर शुल्क लेना चाहते हैं, तो प्रत्येक आइटम के लिए शुल्क का उप-योग दिखाया जाना चाहिए, उनके नीचे सूचीबद्ध टेका, रीएस में दर की दर के बाईं ओर प्रतिशत और कुल समायोजित नीचे।
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भुगतान की शर्तें शामिल करें आप या तो भुगतान की शर्तों या बिलिंग जानकारी से ऊपर या नीचे जगह कर सकते हैं रखे जाने वाले सामान्य भुगतान भुगतान "रसीद के समय भुगतान", "14 दिनों में भुगतान", "30 दिनों में भुगतान" या "60 दिन का भुगतान"
- यदि आप चाहें, तो आप इनवॉइस के निचले भाग में एक संदेश भी शामिल कर सकते हैं, भुगतान विधियों, सामान्य सूचनाओं को सूचित कर सकते हैं या अपनी सेवाओं को चुनने के लिए ग्राहक का धन्यवाद कर सकते हैं।
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इनवॉइस को बचाएं इनवॉइस के प्रकार का वर्णन करके एक आकर्षक नाम दें यदि आप चाहें, तो आप अपनी कंपनी का नाम और वांछित, चालान संख्या और ग्राहक का नाम भी शामिल कर सकते हैं।
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