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एक्सेल में एक इनवॉइस कैसे बनाएं

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल आप अपने व्यापार में उपयोग कई वित्तीय गणना के साथ काम कर सकते हैं। एक्सेल आपको अपने ग्राहकों को बिल करने में भी मदद कर सकता है - अर्थात, बेचे गए उत्पादों की एक विस्तृत सूची या सेवाएं प्रदान की गई हैं। आप प्रीफ़ैब्रिकेट किए गए टेम्पलेट डाउनलोड करके या रिक्त कार्यपुस्तिका से एक चालान बनाकर एक्सेल में एक चालान बना सकते हैं। निम्न चरण Excel 2003, 2007, और 2010 के लिए दोनों तरीकों का विवरण

चरणों

विधि 1
एक प्री-मेड मॉडल डाउनलोड करना

शीर्षक से चित्र Excel पर एक चालान करें चरण 1
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एक नई कार्यपुस्तिका बनाएं हालांकि एक पूर्वनिर्मित टेम्पलेट / टेम्पलेट वास्तव में एक "नई" कार्यपुस्तिका नहीं है, आप वास्तव में शुरू करते हैं जैसे कि आप एक नई कार्यपुस्तिका बना रहे थे।
  • Excel 2003 में, फ़ाइल मेनू से "नया" चुनें।
  • Excel 2007 में, ऊपरी-बाएं कोने में स्थित Office बटन पर क्लिक करें और फ़ाइल मेनू से "नया" चुनें।
  • Excel 2010 में, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और फिर बाईं ओर के विकल्प मेनू से "नया" चुनें।
  • एक्सेल 2007 या 2010 में त्वरित पहुँच टूलबार पर एक्सेल 2003 टूलबार या नया बटन पर नया बटन क्लिक न करें। ये बटन केवल मानक टेम्पलेट का उपयोग करते हुए आपको एक नया वर्कशीट बनाने की अनुमति देगा। Normal.xlt या Normal.xltx। (हालांकि, रिक्त कार्यपत्रक से इनवॉइस बनाते समय इस विधि का उपयोग करें।)
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    इच्छित टेम्पलेट पर नेविगेट करें
    • Excel 2003 और 2007 में, नई कार्यपुस्तिका के कार्य फलक के बाएं फलक में "Office में उपलब्ध टेम्पलेट" के अंतर्गत चालान चुनें। केंद्रीय विंडो में सूची से मॉडल का प्रकार चुनें - फिर इस प्रकार के चालानों में से एक का चयन करें जो कि प्रदर्शित किया जाएगा।
    • Excel 2010 में, Office.com के टेम्पलेट अनुभाग में "कार्यालय में उपलब्ध टेम्पलेट्स" में चालान चुनें। उस टेम्पलेट के प्रकार से संबंधित फ़ोल्डर को डबल-क्लिक करें जिसे आप बनाना चाहते हैं - फिर इस विशेष प्रकार के लिए प्रदर्शित चालानों में से एक चुनें।
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    टेम्पलेट डाउनलोड करें स्क्रीन के दाईं ओर स्थित डाउनलोड बटन पर क्लिक करें। इसके बाद आप "विधि दो: रिक्त स्प्रेडशीट से चालान का निर्माण कर रहे हैं," नीचे दी गई जानकारी का उपयोग करके इनवॉइस में परिवर्तन कर सकते हैं और उसे बचा सकते हैं।
    • आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल के लिए माइक्रोसॉफ्ट वेबसाइट पर सीधे इनवॉइस टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoicesex=1। अपने वर्ड के इसी संस्करण के लिए एक इनवॉइस का चयन करना सुनिश्चित करें

    • विधि 2
    एक खाली कार्यपत्रिका से एक चालान बनाना

    चित्र शीर्षक से एक्सेल पर चरण 4 पर एक चालान बनाएं
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    चालान का आकार चुनें। एक बार जब आप नीचे वर्णित एक पेपर साइज चुनते हैं, तो आपको बिंदीदार रेखा का एक सेट दिखाई देगा।
    • Excel 2003 में, फ़ाइल मेनू से पेज सेटअप का चयन करें। फिर पेपर साइज ड्रॉप-डाउन सूची से पृष्ठ सेटअप विंडो के पृष्ठ अनुभाग में एक पेपर आकार चुनें।
    • Excel 2007 और 2010 में, पृष्ठ लेआउट टैब पर क्लिक करें, और उसके बाद आकार क्लिक करें और पेपर का आकार चुनें।
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    एक नया चालान शीर्षक बनाएं आपके शीर्षक में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:
    • आपकी कंपनी का नाम इसे उसी फॉन्ट और आकार के साथ लिखा जाना चाहिए, जैसा कि आपकी कंपनी के अन्य सामग्रियों में इस्तेमाल होता है
    • शब्द "चालान" या एक विवरण जो दिखाता है कि इनवॉइस का प्रकार क्या है, जैसे कि "उद्धरण" यदि आप अपनी सेवाओं के मूल्य ग्राहकों की कीमतों के लिए कर रहे हैं बजाय उनसे सेवा चार्ज करने के बजाय
    • इनवॉइस की तिथि
    • चालान नंबर आप अपने सभी ग्राहकों के लिए एक वैश्विक संख्या प्रणाली दोनों का उपयोग कर सकते हैं और उनमें से प्रत्येक के लिए एक व्यक्तिगत क्रमांकन का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप प्रत्येक ग्राहक के लिए संख्या का उपयोग करना चुनते हैं, तो आप उस चालान संख्या में उस ग्राहक का नाम या एक फार्म शामिल कर सकते हैं, जैसे "वेस्टवुड 1।"



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    प्रेषक और प्राप्तकर्ता पते दर्ज करें यह जानकारी चालान के शीर्ष के बगल में दिखाई देनी चाहिए, ग्राहक सूचना के ऊपर आपकी जानकारी के साथ।
    • आपकी संपर्क जानकारी में आपका नाम या उस व्यक्ति का नाम शामिल होना चाहिए, जिसे आप अपनी ओर से प्राप्त करेंगे, आपका व्यवसाय पता, आपका टेलीफोन, फैक्स, और ईमेल पता।
    • आपके ग्राहक की जानकारी में कंपनी के नाम, चालान का भुगतान करने वाले व्यक्ति का नाम और ग्राहक का पता शामिल होना चाहिए। आप ग्राहक के फोन, फ़ैक्स और ईमेल को भी शामिल कर सकते हैं।
    • आप एक अलग एक्सेल वर्कशीट में ग्राहक की जानकारी को परिभाषित कर सकते हैं, और कुछ चालक सूचनाओं को देखने के लिए अपने इनवॉइस वर्कशीट में एक्सेल VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।
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    बिलिंग जानकारी दर्ज करें आप उत्पाद या सेवा का एक त्वरित विवरण, मात्रा के लिए एक स्तंभ, एक इकाई मूल्य या दर के लिए, और विशिष्ट आइटम की खरीदी मात्रा के लिए कुल मूल्य दिखाए गए एक गणना वाले कॉलम के लिए उपयोग कर सकते हैं।
    • यदि आपके पास उत्पादों या सेवाओं का एक निश्चित चयन है, तो आप इस सूची को एक अलग स्प्रैडशीट में परिभाषित कर सकते हैं और इस जानकारी की खोज के लिए VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं और सब कुछ पुनः टाइप करने से बच सकते हैं।
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    खाते का कुल मूल्य दिखाएं यह मान अलग-अलग शुल्कों के साथ परिकलित कॉलम के नीचे दिखाई देना चाहिए और Excel SUM फ़ंक्शन के साथ उत्पन्न किया जा सकता है।
    • यदि आप बिक्री या अन्य शुल्क पर कर लगा रहे हैं, तो आपको इस उप-योग के नीचे करों और इन करों और फीस की मात्रा का एक विस्तृत उप-योग दिखाना होगा, और फिर उनके नीचे अंतिम बिल। प्रतिशत के आधार पर कर के मामले में, आपको ग्राहक द्वारा परामर्श के लिए प्रतिशत दर शामिल करनी होगी।
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    भुगतान के लिए समय सीमा शामिल करें वे बिलिंग जानकारी से ऊपर या नीचे दिखाई दे सकते हैं। सबसे आम भुगतान शर्तें "देय रसीद पर," "14 दिनों के भीतर," "30 दिनों के भीतर होने के कारण," या "60 दिन के भीतर" के कारण हैं।
    • आप बिल के निचले हिस्से पर एक नोट भी शामिल करना चाह सकते हैं जिसमें स्वीकार्य भुगतान विधियां, सामान्य जानकारी, या आपके साथ खरीदारी करने के लिए आपके ग्राहक के लिए भी धन्यवाद।
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    अपना चालान सहेजें आपको अपने इनवॉइस को ऐसे नाम से सहेजना चाहिए जो समझ में आता है। इसमें आपके व्यवसाय का नाम और चालान प्रकार शामिल होना चाहिए, और इनवॉइस नंबर और ग्राहक का नाम भी शामिल हो सकता है।

    • युक्तियाँ

    • यदि आप ग्राहक सूचना या उत्पाद की जानकारी को एक अलग वर्कशीट में रखना चाहते हैं और उन्हें वीएलयूकेयूपी फ़ंक्शन से जुड़ना चुनते हैं, तो आप वीएलयूकेयूपी को यदि एक समारोह में "एन / ए" प्रदर्शित करने से बचने के लिए निवेदन करना चाहें तो फ़ील्ड प्रदर्शित होने पर लुकअप फ़ील्ड में कोई जानकारी नहीं होती है
    • एक चालान कार्यपुस्तिका को सहेज लेने के बाद, "मौजूदा से नया" विकल्प का उपयोग करके नए चालान बनाते समय आप इस फ़ोल्डर को एक टेम्पलेट के रूप में उपयोग कर सकते हैं। आप टेम्पलेट के रूप में भविष्य के उपयोग के लिए .xlt या .xltx प्रारूप में कार्यपुस्तिका को भी सहेज सकते हैं।
    • इनवॉइस शीर्षक, प्रेषक की जानकारी और भुगतान शर्तों को प्रदर्शित करने का एक अन्य तरीका उन्हें वर्ड दस्तावेज़ में रखने और Excel में केवल प्राप्तकर्ता का पता और बिलिंग जानकारी रखने का है। उसके बाद, आप स्प्रैडशीट से एक लिंक अपने वर्ड दस्तावेज़ में पेस्ट कर सकते हैं। जब भी आप वर्कशीट में बिलिंग जानकारी अपडेट करते हैं, तो Word दस्तावेज़ में एम्बेडेड वर्कशीट पर राइट-क्लिक करें और "अद्यतन लिंक" को चुनने के लिए Word के रूप में भी संशोधन दिखाई देते हैं।

    सूत्रों और कोटेशन

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