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चालान का आकार चुनें। एक बार जब आप नीचे वर्णित एक पेपर साइज चुनते हैं, तो आपको बिंदीदार रेखा का एक सेट दिखाई देगा।
- Excel 2003 में, फ़ाइल मेनू से पेज सेटअप का चयन करें। फिर पेपर साइज ड्रॉप-डाउन सूची से पृष्ठ सेटअप विंडो के पृष्ठ अनुभाग में एक पेपर आकार चुनें।
- Excel 2007 और 2010 में, पृष्ठ लेआउट टैब पर क्लिक करें, और उसके बाद आकार क्लिक करें और पेपर का आकार चुनें।
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एक नया चालान शीर्षक बनाएं आपके शीर्षक में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:
- आपकी कंपनी का नाम इसे उसी फॉन्ट और आकार के साथ लिखा जाना चाहिए, जैसा कि आपकी कंपनी के अन्य सामग्रियों में इस्तेमाल होता है
- शब्द "चालान" या एक विवरण जो दिखाता है कि इनवॉइस का प्रकार क्या है, जैसे कि "उद्धरण" यदि आप अपनी सेवाओं के मूल्य ग्राहकों की कीमतों के लिए कर रहे हैं बजाय उनसे सेवा चार्ज करने के बजाय
- इनवॉइस की तिथि
- चालान नंबर आप अपने सभी ग्राहकों के लिए एक वैश्विक संख्या प्रणाली दोनों का उपयोग कर सकते हैं और उनमें से प्रत्येक के लिए एक व्यक्तिगत क्रमांकन का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप प्रत्येक ग्राहक के लिए संख्या का उपयोग करना चुनते हैं, तो आप उस चालान संख्या में उस ग्राहक का नाम या एक फार्म शामिल कर सकते हैं, जैसे "वेस्टवुड 1।"
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प्रेषक और प्राप्तकर्ता पते दर्ज करें यह जानकारी चालान के शीर्ष के बगल में दिखाई देनी चाहिए, ग्राहक सूचना के ऊपर आपकी जानकारी के साथ।
- आपकी संपर्क जानकारी में आपका नाम या उस व्यक्ति का नाम शामिल होना चाहिए, जिसे आप अपनी ओर से प्राप्त करेंगे, आपका व्यवसाय पता, आपका टेलीफोन, फैक्स, और ईमेल पता।
- आपके ग्राहक की जानकारी में कंपनी के नाम, चालान का भुगतान करने वाले व्यक्ति का नाम और ग्राहक का पता शामिल होना चाहिए। आप ग्राहक के फोन, फ़ैक्स और ईमेल को भी शामिल कर सकते हैं।
- आप एक अलग एक्सेल वर्कशीट में ग्राहक की जानकारी को परिभाषित कर सकते हैं, और कुछ चालक सूचनाओं को देखने के लिए अपने इनवॉइस वर्कशीट में एक्सेल VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।
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बिलिंग जानकारी दर्ज करें आप उत्पाद या सेवा का एक त्वरित विवरण, मात्रा के लिए एक स्तंभ, एक इकाई मूल्य या दर के लिए, और विशिष्ट आइटम की खरीदी मात्रा के लिए कुल मूल्य दिखाए गए एक गणना वाले कॉलम के लिए उपयोग कर सकते हैं।
- यदि आपके पास उत्पादों या सेवाओं का एक निश्चित चयन है, तो आप इस सूची को एक अलग स्प्रैडशीट में परिभाषित कर सकते हैं और इस जानकारी की खोज के लिए VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं और सब कुछ पुनः टाइप करने से बच सकते हैं।
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खाते का कुल मूल्य दिखाएं यह मान अलग-अलग शुल्कों के साथ परिकलित कॉलम के नीचे दिखाई देना चाहिए और Excel SUM फ़ंक्शन के साथ उत्पन्न किया जा सकता है।
- यदि आप बिक्री या अन्य शुल्क पर कर लगा रहे हैं, तो आपको इस उप-योग के नीचे करों और इन करों और फीस की मात्रा का एक विस्तृत उप-योग दिखाना होगा, और फिर उनके नीचे अंतिम बिल। प्रतिशत के आधार पर कर के मामले में, आपको ग्राहक द्वारा परामर्श के लिए प्रतिशत दर शामिल करनी होगी।
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भुगतान के लिए समय सीमा शामिल करें वे बिलिंग जानकारी से ऊपर या नीचे दिखाई दे सकते हैं। सबसे आम भुगतान शर्तें "देय रसीद पर," "14 दिनों के भीतर," "30 दिनों के भीतर होने के कारण," या "60 दिन के भीतर" के कारण हैं।
- आप बिल के निचले हिस्से पर एक नोट भी शामिल करना चाह सकते हैं जिसमें स्वीकार्य भुगतान विधियां, सामान्य जानकारी, या आपके साथ खरीदारी करने के लिए आपके ग्राहक के लिए भी धन्यवाद।
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अपना चालान सहेजें आपको अपने इनवॉइस को ऐसे नाम से सहेजना चाहिए जो समझ में आता है। इसमें आपके व्यवसाय का नाम और चालान प्रकार शामिल होना चाहिए, और इनवॉइस नंबर और ग्राहक का नाम भी शामिल हो सकता है।