मेमो लिखने के तरीके

बधाई पर ध्यान न दें मेमो पत्र नहीं हैं और "प्रिय श्री तो-और-तो" के साथ शुरू करने की आवश्यकता नहीं है दस्तावेज़ में विषय पर चर्चा करने के लिए सवाल पर सीधे विषय पर टैप करें।

पहले पैराग्राफ में समस्या का परिचय पाठक को उस क्रिया के बारे में संदर्भित करें, जिसे आप चाहते हैं कि वह उसे ले जाए। पैराग्राफ एक थीसिस की तरह काम करता है, जहां एक विषय पेश करता है और बताता है कि यह कितना महत्वपूर्ण है। इसके साथ ही बाकी के बाकी हिस्सों में आप क्या कहेंगे इसके सारांश के रूप में परिचय के बारे में सोचें।

• सामान्य तौर पर, परिचय में अधिकतम एक अनुच्छेद होना चाहिए।

उदाहरण: "1 जुलाई, 2016 तक, कंपनी स्वास्थ्य योजनाओं पर नई नीतियां लागू करेगी। सभी कर्मचारियों को एक चिकित्सा प्राप्त होगा कम से कम $ 30,00 प्रति घंटा "

चर्चा की गई विषय को संदर्भित करें पाठक को संबोधित समस्या पर कुछ जानकारी की आवश्यकता हो सकती है। संदर्भ दें, लेकिन संक्षिप्त और केवल आवश्यक के रूप में बोलें

• यदि प्रासंगिक हो, तो यह स्पष्ट करना जारी रखें कि नीति क्यों लागू की गई है उदाहरण के लिए: "बैठक के बाद, संघ को अब सभी कर्मचारियों को प्रति घंटे कम से कम $ 30.00 प्राप्त करने की आवश्यकता है।"

ले जाने के लिए कार्रवाई सुदृढ़ करें संक्षेप में उन्हें संक्षेप करें और प्रस्तावित समाधानों के लिए सबूत और तर्कसंगत कारण प्रदान करें। सबसे महत्वपूर्ण जानकारी के साथ शुरू करें और सबसे विशिष्ट जानकारी का पालन करें। अपने पाठकों को बताएं कि उन्हें अनुशंसित क्रियाओं से कैसे फायदा होगा और क्या होगा यदि वे कुछ भी नहीं करते हैं

• यदि वांछित है, तो चार्ट, चित्र, सूचियां, और तालिकाओं को शामिल करें। अनुलग्नक होंगे कभी पाठ के लिए प्रासंगिक
• यदि आप एक बड़े ज्ञापन लिख रहे हैं, तो हेडर्स लिखें, जो सभी श्रेणियों को अलग करता है। उदाहरण के लिए, "नीतियां" लिखने की बजाय, "अंशकालिक कर्मचारियों के बारे में नई नीतियां" लिखें। संक्षिप्त रहें और विशिष्ट है, ताकि ज्ञापन का विषय प्रत्यक्ष हो।

उन कार्यों का सुझाव दें जिन्हें ले जाना चाहिए। मेमो का कार्य किसी विशेष मुद्दे पर कार्रवाई करना है, चाहे वह एक नए उत्पाद की घोषणा कर रहा है, रिपोर्ट के बारे में नई नीतियां संचार कर रहा है, या रिपोर्ट कर रहा है कि कंपनी एक समस्या से कैसे निपट रही है। पाठ की अंतिम अनुच्छेद में पाठक द्वारा लिया जाने वाला क्रिया को मजबूत करें

• उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: "सभी कर्मचारियों को जून 2017 तक नई प्रणाली का उपयोग करना चाहिए।"
• यदि आवश्यक हो, सिफारिशों का समर्थन करने के लिए सबूत शामिल करें

एक सकारात्मक नोट पर ज्ञापन समाप्त करें आखिरी अनुच्छेद में समस्या में समस्या हल करने के लिए आवश्यक चरणों को उजागर करना चाहिए और कंपनी की एकता को दोहराना चाहिए।

• आप ऐसा कुछ लिख सकते हैं जैसे "बाद में सिफारिशों पर चर्चा करने में मुझे खुशी होगी और हमारे द्वारा किए गए निर्णयों का पालन करना होगा।"
• समापन का दूसरा उदाहरण: "हम लाइन के विस्तार से बहुत खुश हैं और हमें विश्वास है कि इससे कंपनी को और अधिक टिकाऊ बनाने में मदद मिलेगी।"
• समापन होना चाहिए सबसे अधिक दो वाक्यों

पाठ की समीक्षा करें इसे पढ़ने के लिए जोर से पढ़ें कि क्या लेखन स्पष्ट, संक्षिप्त और त्रुटि रहित है यह देखने के लिए जांचें कि क्या प्रयुक्त भाषा सुसंगत है और विशिष्ट और अनावश्यक शर्तों को समाप्त करती है।

• प्रदान करके वर्तनी, व्याकरण, और सामग्री त्रुटियों की जांच करें बहुत कुछ नाम, तिथियों और मूल्यों पर ध्यान दें
• सुनिश्चित करें कि ज्ञापन बहुत लंबा नहीं है और किसी भी अनावश्यक सामग्री को काट लें

मेमो पर हस्ताक्षर करें दस्तावेज़ में एक हस्ताक्षर रेखा शामिल नहीं होना चाहिए, लेकिन आप खुशी से इसे हस्ताक्षर करेंगे। टेक्स्ट में अपना पूरा नाम शामिल करें, और प्रिंट करने के बाद, यह इंगित करने के लिए कि आपने दस्तावेज़ को मंजूरी दे दी है, पेन के साथ हाथ से इसे हस्ताक्षर करें।

यदि एक है तो कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करें पता लगाएँ कि क्या कंपनी मेमो-विशिष्ट लेटरहेड है यदि आपके पास यह नहीं है, तो कंपनी के लेटरहेड्स का उपयोग करें

• यदि आप कोई ऐसा दस्तावेज़ बना रहे हैं जिसे केवल ईमेल द्वारा भेजा जाएगा, तो कंपनी का लोगो और संपर्क जानकारी के साथ एक हेडर बनाएं इसे लिखने वाले अगले मेमो के लिए टेम्पलेट के रूप में इसे सहेजें

ज्ञापन वितरित करने का सर्वोत्तम साधन चुनें आप मेमो की प्रतियां मुद्रित कर सकते हैं और उन्हें कार्यालय के माध्यम से वितरित कर सकते हैं या बस सभी प्राप्तकर्ताओं को एक ईमेल भेज सकते हैं।

• यदि आप मेमो को ई-मेल भेज रहे हैं, तो उसे प्रारूपित करें एचटीएमएल या इसे में परिवर्तित करें पीडीएफ और संदेश के शरीर को इसे संलग्न करें

अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड किया गया टेम्पलेट खोलें डाउनलोड बटन पर क्लिक करने के बाद, बस रुको। फ़ोल्डर को एक्सेस करें जहां आपने फ़ाइल सहेजी और इसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में खोलें। यदि दस्तावेज़ .zip या .RAR प्रारूप में डाउनलोड किया गया है, तो एक निष्कर्षण प्रोग्राम डाउनलोड करें।

• इंटरनेट पर उपलब्ध टेम्पलेट्स के साथ संगतता समस्याओं से बचने के लिए, अपने कंप्यूटर पर Microsoft Word के नवीनतम संस्करण को स्थापित करें। पुराने संस्करणों का उपयोग करते समय, टेम्प्लेट अपेक्षित रूप से काम नहीं कर सकता माइक्रोसॉफ्ट वर्ड को पहले अपडेट करें

हेडर सेट करें मॉडल पूरी तरह से संपादन योग्य हैं और आपकी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप किसी भी टेम्पलेट के शीर्ष लेख में कंपनी का लोगो जोड़ सकते हैं, बस अनुभाग पर क्लिक करें और आवश्यक परिवर्तन करें।

हेडर फ़ील्ड भरें। "से", "से", "सीसी" और "विषय" फ़ील्ड भरते समय बहुत सावधान रहें, ताकि आप कुछ भी रिक्त न छोड़े। टाइपिंग त्रुटियों और व्याकरण से बचने के लिए भरने के बाद समीक्षा करें

संदेश दर्ज करें अब परिचय, शरीर और मेमो का समापन लिखने का समय है। यदि आप चाहें, तो जानकारी व्यवस्थित करने के लिए आदेश सूची का उपयोग करें।

• टेम्पलेट का स्वरूपण रखें ताकि पाठ अच्छी तरह से गठबंधन हो और सही मार्जिन के साथ हो।
• यदि आवश्यक हो, तो तालिका का उपयोग करने के लिए मेमो को कस्टमाइज़ करें। यह एक अच्छा विचार हो सकता है कि सूचियों का उपयोग पाठ को प्रदूषित और पढ़ने में कठिन बना देता है।
• डिफ़ॉल्ट टेम्प्लेट टेक्स्ट को हटाने के लिए मत भूलना दस्तावेज को मुद्रित करने या उसे भेजने से पहले ठीक से जांचें।

पादलेख को मत भूलना यह पृष्ठ के निचले भाग में है और आमतौर पर आपकी व्यक्तिगत या कंपनी के संपर्क जैसी अतिरिक्त जानकारी शामिल होती है समीक्षा करने के लिए समय लें कि आपने जो जानकारी दर्ज की है वह सही है। आप गलत संपर्क जानकारी के साथ एक उत्कृष्ट ज्ञापन लिखना नहीं चाहते हैं, है ना?

दस्तावेज़ की उपस्थिति को संशोधित करें टेम्पलेट का उपयोग करने का सबसे बड़ा लाभ मेमो का लगभग पूर्ण अनुकूलन है इसे व्यक्त करने के लिए दस्तावेज़ को व्यक्तित्व का एक बिट दें आप स्थिति के लिए उपयुक्त रंग का उपयोग कर सकते हैं ताकि मेमो नेत्रहीन रूप से दिखाई दे, लेकिन फिर भी पेशेवर।

मेमो को एक नई फाइल के रूप में सहेजें दस्तावेज़ की एक बैक-अप प्रतिलिपि बनाना अच्छा है, जो कर्मचारियों को भेजे गए संचार के प्रमाण के रूप में काम करेगा।