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ई-मेल फ़ाइल के आकार को सीमित करें अधिकतम 500MB पर रखें ध्यान दें कि कुछ संगठनों को भी कम सीमा की आवश्यकता होगी, जैसे 200MB, उदाहरण के लिए
- फ़ाइल, डेटाबेस, गुणों का चयन करके अपने डेटा के आकार की जांच करें। लोटस 8 में, फाइल, एप्लीकेशन, प्रॉपर्टी पर जाएं।
- "I" टैब पर क्लिक करें "डिस्क स्पेस" के बाद की संख्या दिखाती है कि लोटस नोट्स में आपका कितना डेटा है
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अपने संगठन की पूर्व निर्धारित सेटिंग्स को समझें यदि आप स्कूल या काम के लिए लोटस नोट्स का उपयोग करते हैं, तो संग्रह सेटिंग पहले से ही होनी चाहिए। यह संगठन प्रति उपयोगकर्ता ईमेल की मात्रा को नियंत्रित करने में मदद करता है, साथ ही इसके भीतर के कंप्यूटर के समग्र प्रदर्शन को भी नियंत्रित करता है। अगर ये सेटिंग पहले ही निर्धारित की गई हैं, तो यह देखने के लिए कि क्या उन्हें बदला जा सकता है, अपने तकनीशियन से बात करें।
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वांछित फ़ाइल सेटिंग्स निर्धारित करें आप सभी लोटस नोट्स मेल को संग्रहित कर सकते हैं या केवल कुछ का चयन कर सकते हैं। यह तय करने का विकल्प भी होगा कि आप कितनी बार उन्हें संग्रहीत करना चाहते हैं
- उपयुक्त एप्लिकेशन खोलें (मेल)
- कार्य, संग्रह, सेटिंग्स में स्क्रॉल करें
- मानदंड टैब पर जाएं और सुनिश्चित करें कि "अंतिम परिवर्तन के लिए डिफ़ॉल्ट" विकल्प चुना गया है।
- अपने बदलावों को सहेजने के लिए "ठीक" पर क्लिक करें
- सुनिश्चित करें कि मानदंड सक्षम है।
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स्वचालित फाइलिंग शेड्यूल करें यह सुनिश्चित करेगा कि आप बार-बार दाखिल कर रहे हैं, साथ ही साथ आपको बहुमूल्य समय की बचत भी करनी है।
- उपयुक्त एप्लिकेशन खोलें (मेल)
- कार्य, संग्रह, सेटिंग्स में स्क्रॉल करें
- अनुसूची टैब पर जाएं सुनिश्चित करें कि "अनुसूची अनुसूची" सक्षम है
- संदेशों को संग्रहित करने के लिए अपने कंप्यूटर के लिए उचित समय और दिन चुनें।
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लोटस नोट्स में मैन्युअल रूप से फ़ाइल भले ही आपके पास फाइलिंग का निर्धारण हो, आप किसी भी समय संदेशों को संग्रहित कर सकते हैं।
- उपयुक्त एप्लिकेशन खोलें (मेल)
- उस संदेश या फ़ोल्डर को खोलें जिसे आप संग्रह करना चाहते हैं।
- कार्रवाई, संग्रह, अब संग्रह करें पर जाएं
- पूर्व निर्धारित सेटिंग्स के अनुसार संग्रह में सक्षम होने के लिए हाँ क्लिक करें।
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जब आप संदेश ड्रैग और ड्रॉप करते हैं तो संग्रहण करें यह मैन्युअल रूप से उन्हें संग्रहीत करने का एक और तरीका है।
- उपयुक्त एप्लिकेशन खोलें (मेल)
- उस संदेश या फ़ोल्डर को खोलें जिसे आप संग्रह करना चाहते हैं।
- उपयुक्त संदेश चुनें
- नेविगेशन फलक में आवश्यक फ़ाइल में संदेशों को खींचें।
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संग्रहीत संदेशों को देखें यद्यपि आप उन्हें संग्रहीत कर चुके हैं, फिर भी आपको उन्हें एक समय या किसी अन्य समय पर पहुंचने की आवश्यकता हो सकती है। आपकी फ़ाइल उन फ़ोल्डरों को संग्रहीत करेगी जिन्हें आपने अपने खाते में सेट किया था। जिस तरह से आपने इसे स्थापित किया है, उसके अनुसार सब कुछ व्यवस्थित रहेगा।
- उपयुक्त एप्लिकेशन खोलें (मेल)
- नेविगेशन फलक में फ़ाइल पर क्लिक करें
- उचित फ़ाइल चुनें (अर्थात्, अंतिम परिवर्तन के लिए डिफ़ॉल्ट)।