कैसे Outlook ई-मेल प्रभावी रूप से प्रबंधित करें

एक अवरुद्ध इनबॉक्स उपयोगकर्ताओं को उनकी जरूरत के ईमेल को खोजने के लिए कठिन बना सकता है। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक बहुत उपयोगी उपकरण प्रदान करता है जो आपके संदेशों को अधिक प्रबंधनीय तरीके से फ़िल्टर और व्यवस्थित करने में मदद करता है। यह उपयोगकर्ताओं के लिए दक्षता और प्रदर्शन को बढ़ाने में भी मदद कर सकता है। यदि आप Outlook 2010, 2007 या 2003 का प्रयोग कर रहे हैं, तो आप आसानी से अपने ईमेल प्रबंधित कर सकते हैं। आप अपने इनबॉक्स को साफ करने के लिए निम्नलिखित टूल का भी उपयोग कर सकते हैं और आसानी से आपकी ज़रूरत की जानकारी पा सकते हैं।

सामग्री

चरणों

विधि 1छानने
विधि 2समूहीकरण
विधि 3फ़ोल्डर खोजें
विधि 4ईमेल फ़िल्टर करें
विधि 5रंग श्रेणी
विधि 6संकेतन

चरणों

विधि 1
छानने

शीर्षक से छवि प्रभावी ढंग से अपना आउटलुक ईमेल प्रबंधित करें चरण 1

संदेशों को जल्दी से फ़िल्टर करें आउटलुक 2010 में एक नई सुविधा है जो आपको संदेशों को तिथि के अनुसार सॉर्ट करने में मदद करती है और उन्हें वार्तालापों में व्यवस्थित करती है।

इस सुविधा का उपयोग करते समय, एक ही विषय वाले संदेशों को वार्तालाप के रूप में दिखाई देता है, और उपयोगकर्ता विषय पंक्ति के बाईं ओर के आइकन पर क्लिक करके उन्हें देख सकते हैं, विस्तार या सिकुड़ सकते हैं। वार्तालापों में संदेश शीर्ष पर सबसे हाल का संदेश रखकर सॉर्ट किया जाता है जब कोई नया संदेश प्राप्त होता है, तो संपूर्ण वार्तालाप सूची के शीर्ष पर पहुंच जाएगा, जो ईमेल के प्रवाह को आसानी से नियंत्रित करने में मदद करता है।
वार्तालाप को सक्षम करने के लिए, वार्तालाप समूह के दृश्य टैब पर, वार्तालाप बॉक्स के रूप में दिखाएं चेक करें। आप स्वच्छ सुविधा के साथ वार्तालाप के आकार को कम कर सकते हैं, जिससे डुप्लिकेट संदेश को दूर करने में मदद मिलेगी।
होम टैब पर, हटाएं समूह में, क्लीन पर क्लिक करें। फिर वार्तालाप साफ़ करें पर क्लिक करें आउटलुक के सभी संस्करणों में इनबॉक्स फ़ोल्डर में संदेशों को ईमेल फ़ोल्डर में जिस तरह से सॉर्ट किया गया है बदल कर तेजी से ढूँढ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने ईमेल दिनांक, प्रेषक, और फाइल आकार या महत्वपूर्ण स्तर से सॉर्ट कर सकते हैं

चित्र शीर्षक से अपना आउटलुक ईमेल प्रभावी रूप से प्रबंधित करें चरण 2

मानकीकृत विषय शीर्षकों का उपयोग करें। निरंतर विषय परिवर्तनों के बीच फोकस करने के लिए आवश्यक मानसिक ऊर्जा आपको समाप्त करती है, वॉल्यूम नहीं। आप अनुक्रमिक क्रम में पढ़ते हैं, यह कालानुक्रमिक या "सबसे महत्वपूर्ण व्यक्ति" हो। यह मस्तिष्क पर एक पहनना और आंसू है। इसके बजाय इस नियम का उपयोग करें - यह सीधे रिपोर्ट से ईमेल भेजने पर लागू होता है और बातचीत चेन से बेहतर कार्य करता है

2 से 5 प्रमुख परियोजनाओं को पहचानें जिन्हें आप चिंतित हैं उन्हें क्रमबद्ध करने के लिए विषय खिताब बनाएं
अपनी टीम को बताएं कि आप इन खिताब के साथ सभी ईमेल पर ध्यान देंगे। ये विषय आपकी प्राथमिकता वाली परियोजनाएं होंगी, इसलिए आपका ईमेल विषय पंक्ति से क्रमबद्ध होगा और प्राथमिकताओं को पहले पढ़ा या उत्तर दिया जाएगा।
यह स्पष्ट करें कि अनुपयुक्त सुर्खियों वाले ईमेल प्रेषक को 1 से एक्स दिनों के लिए ब्लैकलिस्ट पर डाल देंगे।

विधि 2
समूहीकरण

अपने आउटलुक ईमेल को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करें चित्र 3

फ़ोल्डर्स में एक ही संदेश समूह। एक नया ई-मेल फ़ोल्डर बनाने के साथ, उपयोगकर्ता संबंधित संदेशों को फ़ोल्डर्स में समूह कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने काम या निजी जीवन के लिए उपयुक्त विषय, प्रोजेक्ट, संचार या अन्य श्रेणियों के माध्यम से संदेश समूह कर सकते हैं। उपयोगकर्ता बॉस से भेजे गए सभी संदेशों या किसी महत्वपूर्ण व्यक्ति के लिए एक फ़ोल्डर बना सकते हैं, जिसमें मुख्य जानकारी भी शामिल है, जिसे सहेजना होगा। Outlook 2010 में एक नया फ़ोल्डर बनाने के लिए, फ़ोल्डर टैब पर, नया में, नया फ़ोल्डर क्लिक करें Outlook 2007 या 2003 में एक नया फ़ोल्डर बनाने के लिए, मेनू बार पर, फ़ाइल क्लिक करें, नया चयन करें, और उसके बाद फ़ोल्डर।

विधि 3
फ़ोल्डर खोजें

शीर्षक से छवि प्रभावी रूप से अपना आउटलुक ईमेल प्रबंधित करें चरण 4

संदेश ढूंढने के लिए एक खोज फ़ोल्डर बनाएं। यह फ़ोल्डर ईमेल संदेशों का संग्रह खोजने का एक त्वरित और सुविधाजनक तरीका है। यह सभी संदेशों को नहीं सहेजता है, लेकिन वे वर्चुअल फ़ोल्डर्स प्रदान करता है जो सभी संदेशों को इनबॉक्स में प्रदर्शित करने वाले गुणों के आधार पर प्रदर्शित करते हैं। इसके अलावा, यह मानक विशेषताओं जैसे कि अनड्रेड ई-मेल प्रदान करता है, लेकिन आप अपना स्वयं का नियम भी बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, किसी विशिष्ट प्रोजेक्ट, एक महत्वपूर्ण ग्राहक या अगली बैठक से संबंधित सभी जानकारी ढूंढने में सहायता के लिए खोज फ़ोल्डर का उपयोग करें।

Outlook 2010 में एक खोज फ़ोल्डर बनाने के लिए, मेल फ़ोल्डर टैब पर, नया क्लिक करें, और उसके बाद नया खोज फ़ोल्डर क्लिक करें
Outlook 2007 या 2003 में एक खोज फ़ोल्डर बनाने के लिए, फ़ाइल मेनू पर, माउस को नया पर ले जाएं, फिर खोजें फ़ोल्डर पर क्लिक करें।

विधि 4
ईमेल फ़िल्टर करें

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ईमेल फ़िल्टर के साथ अवांछित संदेश कम करें अनावश्यक ईमेल को जंक ई-मेल फ़िल्टर का उपयोग करके इनबॉक्स से दूर रखें। यह इनबॉक्स में एक अलग फ़ोल्डर में जंक के रूप में चिह्नित किए गए ईमेल भेजेगा I उपयोगकर्ता आपकी सामग्री को यह सुनिश्चित करने के लिए देख सकते हैं कि कोई मान्य ईमेल गलत तरीके से उस पर नहीं भेजा गया है यदि ऐसा है, तो आपको भविष्य के संदेशों में गलत-डायलिंग से बचने के लिए फ़िल्टर को समायोजित करना चाहिए।

विधि 5
रंग श्रेणी

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कृपया रंग से श्रेणी निर्दिष्ट करें। ऐसा असंबंधित संदेश और अन्य आउटलुक श्रेणियों के समूह के साथ करें, जैसे कि नोट्स, संपर्क, और नियुक्तियाँ वहां से, उपयोगकर्ता आसानी से अपने ईमेल को पहचान सकते हैं और सॉर्ट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप "कंप्यूटर सेल्स" नामक एक श्रेणी बनाकर और उसके लिए संदेशों को निर्दिष्ट करके कंप्यूटर बिक्री प्रोजेक्ट में सभी संदेशों, अपॉइंटमेंट्स और संपर्कों का आसानी से पता लगा सकते हैं।

विधि 6
संकेतन

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फॉलो अप के लिए फ़्लैग करें प्रयोक्ता ई-मेल संदेशों को ध्वज करने के लिए फीचर का अनुसरण करने के लिए ध्वज का इस्तेमाल कर सकते हैं और उन्हें सॉर्ट करने या चिह्नित करने के लिए कार्य कर सकते हैं। झंडे आपको किसी समस्या को ट्रैक करने, ऑर्डर को इंगित करने, या एक अनुरोध और संपर्क संदेश को ध्वज करने में सहायता करेगा। वे आपके ईमेल फ़ोल्डर को आसानी से व्यवस्थित कर सकते हैं क्योंकि आपको पता चल जाएगा कि यह क्या करना है और कब करना है। ध्यान दें कि जब आप एक कार्य बनाते हैं और एक समय सीमा निर्धारित करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से चेक कर दिया जाएगा ताकि आप कार्रवाई की समाप्ति तिथि को भूल न जाए और आप इसे छड़ी कर सकें।