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Outlook में कार्यालय सहायक से बाहर कैसे सेट करें

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में "ऑफिस सहायक से बाहर" आपको अनुपलब्ध या अनुपस्थित होने पर लोगों को भेजने के लिए एक स्वचालित उत्तर सेट अप करने की अनुमति मिलती है यह सुविधा केवल माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज खाते वाले उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है - हालांकि, इस खाते के बिना होम उपयोगकर्ता एक टेम्पलेट बना सकते हैं और आउटलुक के लिए स्वचालित रूप से प्रतिक्रिया भेज सकते हैं।

चरणों

विधि 1
आउटलुक 2013 और 2010

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    "फ़ाइल" पर क्लिक करें और बाईं ओर मेनू से "सूचना" चुनें।
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    "स्वचालित उत्तर (अस्थायी अनुपस्थिति)" का चयन करें ऐसा करने से "स्वचालित प्रत्युत्तर" संवाद खुल जाएगा।
    • यदि यह विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो आपके पास कोई एक्सचेंज खाता नहीं हो सकता है। इस मामले में एक स्वचालित प्रतिक्रिया सेट अप करने के लिए इस आलेख के विधि 4 में दिए चरणों का पालन करें।
  3. 3
    "स्वचालित प्रत्युत्तर भेजें" विकल्प को चुनें।
  4. 4
    "केवल इस समय के दौरान भेजें" विकल्प को चुनें और फिर "प्रारंभ समय" और "समाप्ति समय" सेट करें। उदाहरण के लिए, यदि आप दो सप्ताह के लिए छुट्टी पर जाने की योजना बना रहे हैं, तो उस अवधि के दौरान समय अंतराल निर्धारित करें।
  5. 5
    "मेरे संगठन के अंदर" टैब पर क्लिक करें और स्वतः-उत्तर दर्ज करें, जिसे आप अपने संगठन से ईमेल भेजने वाले लोगों को भेजना चाहते हैं।
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    "मेरे संगठन से बाहर" टैब पर क्लिक करें और आप अपने संगठन के बाहर से ईमेल भेजने वाले लोगों को भेजना चाहते हैं, उस ऑटो-उत्तर को दर्ज करें। उदाहरण के लिए, अपनी अनुपस्थिति को बताते हुए एक संदेश टाइप करें, और अपनी कंपनी के अन्य कर्मचारी को प्रश्नों और अन्य मुद्दों को पुनर्निर्देशित करें।
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    "ठीक है" पर क्लिक करें। जो लोग आपकी अनुपस्थिति के दौरान आपको एक ईमेल भेजते हैं, उन्हें स्वतः निर्मित उत्तर प्राप्त होगा।

विधि 2
आउटलुक 2007

  1. 1
    "उपकरण" पर क्लिक करें और "ऑफिस सहायक से बाहर" चुनें ऐसा करने से "ऑफिस सहायक से बाहर" संवाद बॉक्स खुल जाएगा।
    • यदि यह विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो आपके पास कोई एक्सचेंज खाता नहीं हो सकता है। इस मामले में एक स्वचालित प्रतिक्रिया सेट अप करने के लिए इस आलेख के विधि 4 में दिए चरणों का पालन करें।
  2. 2
    "स्वचालित रूप से आउटरेपोर्ट प्रतिक्रियाएं भेजें" विकल्प को चुनें।
  3. 3
    "केवल इस समय के दौरान भेजें" विकल्प को चुनें और फिर "प्रारंभ समय" और "समाप्ति समय" सेट करें। उदाहरण के लिए, यदि आप केवल एक दिन के लिए दूर रहने की योजना बना रहे हैं, तो उस समय की अवधि के लिए समय अंतराल निर्धारित करें।
  4. 4
    "मेरे संगठन के अंदर" टैब पर क्लिक करें और स्वतः-उत्तर दर्ज करें, जिसे आप अपने संगठन से ईमेल भेजने वाले लोगों को भेजना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, अपनी अनुपस्थिति की रिपोर्ट करें और कहें कि प्रबंधक उस समय के दौरान आपके कर्तव्यों के लिए उत्तरदायी होगा।
  5. 5
    "मेरे संगठन से बाहर" टैब पर क्लिक करें और आप अपने संगठन के बाहर से ईमेल भेजने वाले लोगों को भेजना चाहते हैं, उस ऑटो-उत्तर को दर्ज करें।
  6. 6
    "ठीक है" पर क्लिक करें। जो लोग आपकी अनुपस्थिति के दौरान आपको एक ईमेल भेजते हैं, उन्हें स्वतः निर्मित उत्तर प्राप्त होगा।

विधि 3
आउटलुक 2003

  1. 1
    "उपकरण" पर क्लिक करें और "ऑफिस सहायक से बाहर" चुनें ऐसा करने से "ऑफिस सहायक से बाहर" संवाद बॉक्स खुल जाएगा।
    • यदि यह विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो आपके पास कोई एक्सचेंज खाता नहीं हो सकता है। इस मामले में एक स्वचालित प्रतिक्रिया सेट अप करने के लिए इस आलेख के विधि 4 में दिए चरणों का पालन करें।
  2. 2
    "मैं वर्तमान में कार्यालय से बाहर हूं" विकल्प को चुनें
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    पाठ संदेश बॉक्स में टाइप करें, जिसे आप स्वचालित रूप से आने वाले मेल में भेजना चाहते हैं, "प्रत्येक प्रेषक को एक संदेश भेजने के लिए निम्न संदेश के साथ एक बार भेजें" बॉक्स में लिखें। अब, जो लोग आपको ईमेल के माध्यम से संपर्क करने का प्रयास करते हैं, वे केवल एक बार आपके स्वचालित प्रतिक्रिया प्राप्त करेंगे, जब तक कि आप कार्यालय में वापस न जाएं।



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    "ठीक है" पर क्लिक करें। किसी भी आने वाली ईमेल को स्वचालित रूप से अनिश्चित काल तक उत्तर दिया जाएगा, या फिर जब तक आप चरण 1 दोहराएंगे और "मैं वर्तमान में कार्यालय में हूं" विकल्प का चयन करूँगा

विधि 4
गैर एक्सचेंज खातों

  1. 1
    अपने कंप्यूटर पर Microsoft Outlook खोलें
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    "प्रारंभ" पर क्लिक करें और "नया ई-मेल" चुनें
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    वह उत्तर दर्ज करें, जिसे आप ईमेल संदेश के मुख्य भाग में प्राप्त संदेशों को स्वचालित रूप से भेजना चाहते हैं। यह संदेश "अस्थायी अनुपस्थिति" टेम्पलेट के रूप में उपयोग किया जाएगा।
  4. 4
    "फ़ाइल" पर क्लिक करें और फिर "इस रूप में सहेजें" का चयन करें। ऐसा करने से "इस रूप में सहेजें" संवाद बॉक्स खुल जाएगा।
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    "प्रकार के रूप में सहेजें" ड्रॉप-डाउन मेनू से "आउटलुक खाका" चुनें
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    संदेश का टेम्पलेट नाम डालें और "सहेजें" पर क्लिक करें। यह टेम्पलेट तब भी इस्तेमाल किया जा सकता है जब आप अपने व्यक्तिगत आउटलुक खाते में ई-मेल के द्वारा अनुपलब्ध होते हैं।
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    "प्रारंभ" पर क्लिक करें, "नियमों" का चयन करें और फिर "नियम और अलर्ट प्रबंधित करें" चुनें। टेम्पलेट को जब आप अनुपलब्ध होते हैं स्वचालित रूप से भेजे जाने के लिए, आपको Outlook में एक नियम बनाना होगा।
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    "नया नियम" चुनें और नीचे दिए गए संदेशों पर "नियम लागू करें" नीचे "रिक्त नियम से प्रारंभ करें" पर क्लिक करें।
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    नियम निर्माण के साथ आगे बढ़ने के लिए दो बार "अगला" पर क्लिक करें
  10. 10
    नीचे "विशिष्ट टेम्प्लेट का उपयोग करके उत्तर दें" विकल्प का चयन करें "क्या आप संदेश के साथ क्या करना चाहते हैं?"
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    "नियम संपादित करें" के तहत "एक विशिष्ट टेम्प्लेट" विकल्प चुनें (एक रेखांकित मान क्लिक करें) "चुनें।
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    "ब्राउज़ करें" ड्रॉप-डाउन मेनू से "फ़ाइल सिस्टम में उपयोगकर्ता टेम्पलेट" चुनें
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    अपने आउट-ऑफ-ऑफिस ऑटोरेस्पोन्डर का उपयोग करने के लिए आपने पहले बनाया टेम्पलेट का चयन करें और "ओपन" पर क्लिक करें।
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    "अगला" पर क्लिक करें और इच्छित अपवाद जोड़ें (यदि लागू हो)। उदाहरण के लिए, आप एक अपवाद जोड़ सकते हैं ताकि कुछ विशिष्ट ईमेल दूसरे पते पर भेज दिए जाएं।
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    "अगला" पर क्लिक करें और निर्मित नियम को एक नाम दें।
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    "समाप्त" पर क्लिक करें। अब किसी आने वाले ईमेल को स्वचालित रूप से निर्मित टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर दिया जाएगा।

युक्तियाँ

  • उन दिनों को जोड़ने पर विचार करें जिन पर आप अनुपलब्ध होंगे और आपके ऑटो-उत्तर में संपर्क के अन्य रूप भी होंगे। ऐसा करने से प्राप्तकर्ता आपको अन्य तरीकों से संपर्क करने या आपकी अनुपस्थिति में किसी दूसरे व्यक्ति से संपर्क करने के बारे में बताएंगे।
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