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Microsoft Outlook में Office सहायक को सक्षम या अक्षम कैसे करें

अगर आपको कार्यालय में थोड़ी देर के लिए छुट्टी छोड़ने की ज़रूरत है, या यहां तक ​​कि छुट्टी पर जाने की योजना है, तो आप यह जानकारी उन लोगों तक पहुंचना चाहेंगे जो आपको ईमेल भेजते हैं, ताकि उन्हें आपकी अनुपस्थिति के बारे में पता हो। यदि आपके पास एक्सचेंज में कोई खाता है, तो उसके पास Outlook की भूमिका है। यदि आपके पास कोई एक्सचेंज खाता नहीं है, तो आप कुछ नियम बनाकर ईमेल का स्वत: जवाब दे सकते हैं। अपने ऑटोरेस्पोन्डर को सेट करने के लिए इस गाइड का पालन करें, चाहे आपके पास एक्सचेंज वाला खाता हो या न हो।

चरणों

विधि 1
आउटलुक 2010-2013

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में ऑफिस सहायक के बाहर चालू या बंद शीर्षक वाली तस्वीर चरण 1
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स्वचालित उत्तर सक्षम करें एक एक्सचेंज निर्देशिका का चयन करें अपनी संदेश फ़ाइल की निर्देशिका चुनें स्वचालित प्रतिक्रिया विकल्प देखने के लिए आपको एक एक्सचेंज डायरेक्टरी चुननी होगी। स्वत: जवाब (कार्यालय से बाहर) मेनू खोलें। आप इसे फ़ाइल टैब पर क्लिक करके और फिर जानकारी टैब का चयन करके इसे ढूंढ सकते हैं।
  • माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में ऑफिस सहायक के आउट चालू या बंद शीर्षक वाला चित्र
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    अपने जवाब सेट करें स्वचालित प्रतिक्रियाएं मेनू में, स्वचालित प्रतिक्रिया भेजें शीर्षक का विकल्प चुनें आप इस विकल्प को चुनकर और समय और तिथि के साथ एक समय अंतराल सेट करके विज़ार्ड कितने समय तक सक्रिय हो सकते हैं।
  • माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में ऑफिस सहायक से बाहर चालू चित्र या शीर्षक
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    अपने जवाब लिखें अपने एक्सचेंज सर्वर से भेजे गए ईमेल के लिए, इनसाइड माई ऑर्गेनाइजेशन टैब का उपयोग करें। किसी और से प्राप्त ईमेल के उत्तर के लिए, मेरा संगठन टैब का उपयोग करें। एक बार जब आप अपने उत्तरों से संतुष्ट हों, तो ठीक क्लिक करें।
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    स्वत: जवाब को अक्षम करें यदि आप अपने स्वचालित प्रतिक्रियाओं के लिए एक समय अंतराल निर्धारित करते हैं, तो विज़ार्ड आपके समय अंतराल में दिए गए समाप्ति दिनांक और समय के बाद स्वतः ही बंद हो जाएगा। यदि आप एक समय अंतराल निर्धारित नहीं करते हैं, तब तक यह जारी रहेगा जब तक आप स्वचालित प्रतिक्रियाएं मेनू नहीं खोलते और मैन्युअल रूप से "स्वचालित प्रत्युत्तर न भेजें" विकल्प का चयन करें।
  • विधि 2
    आउटलुक 2007

    माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में ऑफिस सहायक के आउट चालू या बंद शीर्षक वाली तस्वीर चरण 5
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    Office सहायक को सक्षम करें उपकरण टैब पर क्लिक करें उपकरण मेनू से, ऑफिस सहायक का चयन करें। "कार्यालय से स्वचालित प्रत्युत्तर भेजें" शीर्षक वाले विकल्प का चयन करें। आप उस समय को समायोजित कर सकते हैं जिसके द्वारा विज़ार्ड विकल्प का चयन करके और एक समय अंतराल सेट करके सक्रिय रहेगा।
  • माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में ऑफिस सहायक के बाहर चालू या बंद शीर्षक वाला चित्र 6
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    अपने जवाब लिखें आपके एक्सचेंज सर्वर से भेजे गए ईमेल के लिए, इनसाइड माई ऑर्गेनाइजेशन टैब का उपयोग करें। किसी और से प्राप्त ईमेल के उत्तर के लिए, मेरा संगठन टैब का उपयोग करें। एक बार जब आप अपने उत्तरों से संतुष्ट हों, तो ठीक क्लिक करें।
  • माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में ऑफिस सहायक के आउट चालू या बंद शीर्षक वाला चित्र 7
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    ऑफिस सहायक से बाहर अक्षम करें अगर आपने अपनी स्वचालित प्रतिक्रियाओं के लिए एक समय सीमा तय की है, तो विज़ार्ड परिभाषित समय सीमा के अंत तक अपनी गतिविधियों को स्वचालित रूप से समाप्त कर देगा। यदि आपने एक समय अंतराल निर्धारित नहीं किया है, तब तक कार्य जारी रहेगा जब तक कि आप स्वचालित जवाब मेनू के माध्यम से स्वचालित रूप से इसे "ऑफ आउट ऑफ़ से स्वचालित प्रत्युत्तर न भेजें" विकल्प का चयन करके अक्षम कर देंगे।
  • विधि 3
    आउटलुक 2003




    माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में ऑफिस सहायक के बाहर चालू या बंद शीर्षक वाली तस्वीर चरण 8
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    Office सहायक को सक्षम करें उपकरण मेनू से, ऑफिस सहायक का चयन करें। "मैं वर्तमान में कार्यालय से बाहर हूँ" शीर्षक का विकल्प चुनें।
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    अपने जवाब लिखें "स्वचालित उत्तर - प्रत्येक प्रेषक के लिए केवल निम्न पाठ वाला शीर्षक वाला बॉक्स:" वह प्रतिसाद दर्ज करें जिसे आप भेजा जाना चाहते हैं
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    नियम जोड़ें आप अपने विज़ार्ड में नियम जोड़ सकते हैं, जैसे कुछ प्राप्तकर्ताओं को दूसरे प्राप्तकर्ता को संदेश रीडायरेक्ट करना कस्टम नियम को कॉन्फ़िगर करने के लिए नियम जोड़ें ... बटन पर क्लिक करें। उदाहरण के लिए, आप एक ऐसा नियम बना सकते हैं जो एक विशेष ग्राहक के ईमेल को आपके सह-कार्यकर्ता को भेज देगा ताकि आपके अनुपस्थिति में महत्वपूर्ण संदेश खोए जाएंगे।
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    ऑफिस सहायक से बाहर अक्षम करें जब तक आप स्वत: उत्तर मेनू नहीं खोलते और कार्यालय से बाहर से "स्वत: प्रतिक्रियाएं न भेजें" विकल्प का चयन करते हैं, तो कार्यालय सहायक आउट जारी रहेगा।
  • विधि 4
    किसी एक्सचेंज खाते के बिना एक स्वचालित उत्तर भेजें

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    अपना टेम्पलेट बनाएं एक्सचेंज खाते के बिना, ऑटोरेप्ली विकल्प उपलब्ध नहीं होंगे। टेम्पलेट और कुछ नियमों का उपयोग करते हुए अब भी स्वचालित प्रतिक्रियाएं सेट करना संभव है। एक नया ईमेल बनाकर प्रारंभ करें यह आपके स्वचालित प्रतिक्रियाओं के लिए टेम्पलेट होगा
    • एक विषय चुनें जो संक्षिप्त रूप से स्थिति की व्याख्या करता है। उदाहरण के लिए, "कार्यालय के बाहर तक "आप विषय फ़ील्ड में" ऑटो रिस्पॉन्सर्स "शब्द भी टाइप कर सकते हैं ताकि प्राप्तकर्ता पहचान सके कि यह एक स्वचालित प्रतिक्रिया है।
    • एक संक्षिप्त संदेश लिखें ईमेल बॉडी में, एक सामान्य संदेश लिखें जो इसे प्राप्त करने वाले किसी भी व्यक्ति पर लागू किया जा सकता है प्राप्तकर्ता को पता चले कि आपसे संपर्क कैसे करना है, या किससे संपर्क करना है
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    अपना टेम्पलेट सहेजें। जब आप संदेश से संतुष्ट होते हैं, तो इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें .. "प्रकार के रूप में सहेजें" ड्रॉप-डाउन मेनू में, आउटलुक खाका चुनें। इससे फ़ाइल को एक टेम्पलेट के रूप में सहेजा जाएगा जो आउटलुक में लोड किया जा सकता है।
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    नियम बनाएं स्वचालित प्रतिक्रियाओं को सही ढंग से काम करने के लिए, आपको प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए कुछ नियमों को परिभाषित करना होगा। Office 2003/2007 में, टूल मेनू पर क्लिक करें और नियम और अलर्ट चुनें। Office 2010/1013 में, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और सूचना का चयन करें फिर नियम और अलर्ट पर क्लिक करें इससे ई-मेल नियम मेनू खुल जाएगा।
    • नया नियम बटन क्लिक करें वे आपको एक टेम्प्लेट चुनने के लिए कहेंगे। "एक खाली नियम से प्रारंभ करें" अनुभाग से, "संदेश आने पर संदेश चेक करें" चुनें। अगला क्लिक करें
    • परिभाषित करें कि किस संदेश का उत्तर दिया जाएगा। यदि आप अपने इनबॉक्स में प्राप्त सभी संदेशों का उत्तर देना चाहते हैं, तो "जहां मेरा नाम टू में है" बॉक्स को चेक करें। आप ईमेल के विषय या शरीर में विशिष्ट शब्दों के साथ विशेष प्रेषकों या ईमेल को निर्दिष्ट करके इसे कम कर सकते हैं। अपने चयन करने के बाद अगला क्लिक करें
    • अपना टेम्पलेट अपलोड करें आपने जो पहले निर्मित संदेश को लोड करने के लिए अगली विंडो में "विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर दें" विकल्प को चुनें "विशिष्ट टेम्पलेट" के लिए विवरण बॉक्स में लिंक पर क्लिक करें यह एक संवाद खोल देगा, जहां से टेम्पलेट ढूंढ़ें। "फ़ाइल सिस्टम में उपयोगकर्ता टेम्पलेट" का चयन करें उस संदेश को खोलें जो आपने पहले बनाया था।
    • अपने अपवाद को परिभाषित करें टेम्प्लेट लोड होने पर, आप उन मामलों को परिभाषित कर सकते हैं, जहां आप प्रतिक्रिया नहीं भेजना चाहते हैं, जैसे कि किसी विशिष्ट प्राप्तकर्ता, या विशिष्ट प्रकार के संदेश आदि। अपने चयन करने के बाद अगला क्लिक करें
    • अपना नियम नाम दें अंतिम रूप देने से पहले, आपको अपने नियम के लिए नाम परिभाषित करना होगा। ऐसी चीज़ों का उपयोग करें जो आपके लिए याद रखना आसान है ताकि आप इसे भविष्य में जल्दी से बंद कर सकें। नियम को सक्षम करने के लिए "इस नियम को सक्षम करें" विकल्प को चुनें - फिर समाप्त करें पर क्लिक करें
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    नियम को अक्षम करें जब आप कार्यालय में वापस आ जाते हैं, तो आप फिर से नियम और अलर्ट मेनू खोलकर नियम को अक्षम कर सकते हैं। सक्रिय नियमों की सूची से आपके द्वारा बनाए गए नियम का चयन करें - फिर हटाएं बटन पर क्लिक करें
  • युक्तियाँ

    • संगठन को आमतौर पर आपकी कंपनी के अनुसार परिभाषित किया जाता है और उन लोगों को शामिल किया जाता है जिनके पास ई-मेल सिस्टम में एक्सचेंज सर्वर पर खाता है।
    • टूल मेनू मुख्य आउटलुक विंडो में दिखाई देता है। मुख्य विंडो एक ही खिड़की है जो प्रकट होती है जब आप Outlook प्रारंभ करते हैं और इसमें फ़ाइल, संपादित करें, देखें, जाओ, टूल, कार्य, और सहायता मेनू शामिल हैं टूल्स मेन्यू विंडो में मौजूद नहीं है, जहां आप ई-मेल संदेश, संपर्क, कार्य आदि जैसे आइटम बनाते हैं या देख सकते हैं।
    • जब संगठन के बाहर के लोगों के लिए ऑटो रिस्पांसर विकल्प चुना जाता है, तो मेरा संगठन टैब आउट टैब के नाम के बगल में "ऑन" प्रदर्शित करेगा, यह दर्शाता है कि सुविधा सक्षम है।
    • संपर्क एक्सचेंज सर्वर की संपर्क निर्देशिका में मौजूद होना चाहिए। यदि संपर्क केवल आपके ऑटोरेस्पोन्डर फाइल में मौजूद निर्देशिका में मौजूद है, तो यह काम नहीं करेगा।
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