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समझें कि ई-मेल संदेशों को आपके कंप्यूटर पर संग्रहीत नहीं किया जाता है, बल्कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज या वेब-आधारित ई-मेल सेवा जैसे किसी इलेक्ट्रॉनिक सर्वर पर। आप संदेशों को निकालने के लिए कभी नहीं है, तो सर्वर भर जाएगा और, कुछ बिंदु पर, अनुमति नहीं दी जाएगी उन्हें इनबॉक्स में स्वीकार किया जाना।
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अपने ईमेल प्रोग्राम के लिए संग्रह टूल का पता लगाएँ, आमतौर पर "विकल्प", "उपकरण" या कुछ इसी तरह के अंतर्गत। ई-मेल सर्वर विभिन्न नामों का उपयोग कर सकते हैं- उदाहरण के लिए, Microsoft Outlook में संदेश "व्यक्तिगत संग्रह" (पीएसटी) फ़ाइल में संग्रहीत हैं संग्रह फ़ोल्डर में आपके पीसी सिस्टम के आधार पर डेटा शामिल होता है और ईमेल सर्वर नहीं।
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अपने खुद के संग्रह फ़ोल्डरों को सेट करें, जिन्हें व्यक्तिगत फ़ोल्डरों के नाम से भी जाना जाता है, यदि आप बेहतर नियंत्रण करना चाहते हैं, जहां आपके संदेश हैं- फ़ोल्डर को नाम दें और उसका स्थान सेट करें उदाहरण के लिए, "साइकल चलाना" नाम का फ़ोल्डर साइकिल चालन क्लब है कि भाग लेता है से संबंधित केवल ई मेल होना चाहिए। आपके अध्ययन से संबंधित संदेशों के लिए एक अन्य फ़ोल्डर को "स्कूल" कहा जा सकता है
- यदि आपको अपना फ़ोल्डर नहीं मिल सकता है, तो अन्य फ़ोल्डर्स के आगे "+" चिह्न पर क्लिक करें।
- आप ऐसे आइटम के लिए एक अस्थायी फ़ोल्डर भी बना सकते हैं जो जरूरी नहीं हैं, लेकिन अब आप अपने इनबॉक्स से बाहर निकलना चाहते हैं।
- आउटलुक में, व्यक्तिगत फ़ोल्डरों में एक। पीएसटी एक्सटेंशन है।
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ड्रैग-एण्ड-ड्रॉप विधि का उपयोग करते हुए अपने खुद के संदेश, जब चाहें फ़ाइल करें।- पृष्ठ के शीर्ष पर टूलबार के माध्यम से एक नया फ़ोल्डर बनाएं
- बस संदेश पर माउस पॉइंटर रखें, बायाँ-क्लिक करें और इसे अपने इच्छित फ़ोल्डर में खींचकर रखें।
- जब आप बटन जारी करते हैं, तो ई-मेल संदेश ले जाया जाता है
- जीमेल में, बस ईमेल के बगल में स्थित बॉक्स पर क्लिक करें और फिर "पुरालेख"।
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अपने ईमेल प्रोग्राम को "हाँ" पर क्लिक करके यह आपके लिए आइए, जब आप पूछते हुए एक ईमेल प्राप्त करते हैं कि क्या आप इसे स्वचालित रूप से संग्रहित करना चाहते हैं- स्वचालित आर्काइव फ़ंक्शंस वाले प्रोग्राम आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देगा कि आप कौन से संदेश सहेजना चाहते हैं और कितनी बार। उदाहरण के लिए, आउटलुक में, स्वचालित फाइलिंग पैटर्न हर 14 दिन है।
- अपने ईमेल कार्यक्रम नहीं स्वचालित रूप से संदेशों को संग्रह करता है, तो आप "उपकरण" मेनू में सेटिंग्स को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती।
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संदेश संग्रहण नीतियों के बारे में और जानने के लिए काम पर अपने आईटी विभाग से संपर्क करें। कुछ सिस्टम पूरे एंटरप्राइज़ के लिए बल्क ईमेल संग्रहण या स्टोरेज का प्रदर्शन करते हैं, जिससे वांछित संदेशों को तुरंत खोज और पुनः प्राप्त करना आसान हो जाता है।