1
हेडर में अपना नाम और पता प्रदान करें। अगर आपके पास कोई औपचारिक लेटरहेड का उपयोग करें अन्यथा, कवर पेज के शीर्ष केंद्र में अपना पूरा नाम और आपकी कंपनी या संस्था का पता दर्ज करें।
- इस शीर्ष लेख और बाकी दस्तावेज़ के बीच कम-से-कम दो रिक्त पंक्तियां छोड़ें।
2
दो कॉलम में कवर शीट को फ़ॉर्मेट करें। आपके और प्राप्तकर्ता के लिए संपर्क जानकारी पृष्ठ के शीर्ष पर सूचीबद्ध होना चाहिए। ये स्तंभ डबल स्थान होना चाहिए।
3
प्रेषक की तिथि, नाम, प्रेषक का नाम और फोन नंबर बाएं कॉलम में सूचीबद्ध करें। जानकारी का प्रत्येक टुकड़ा लेबल होना चाहिए, और प्रत्येक लेबल को कैपिटल अक्षरों में होना चाहिए, उसके बाद एक बृहदान्त्र होता है।
- "DATE", "TO", "DE" के साथ प्राप्तकर्ता का नाम, "DE" के साथ आपका नाम और "फ़ोन" के साथ अपना फ़ोन नंबर लेबल करें।
4
समय की सूची, दोनों फ़ैक्स नंबर, और अपना ईमेल पता सही कॉलम में। जानकारी का प्रत्येक टुकड़ा लेबल होना चाहिए, और प्रत्येक लेबल को कैपिटल अक्षरों में होना चाहिए और इसके बाद एक बृहदान्त्र होना चाहिए।
- "समय", "फैक्स" के साथ प्राप्त फैक्स नंबर, "फैक्स" के साथ आपका फैक्स नंबर, और "ई-मेल" के साथ अपना ई-मेल पता लेबल करें।
- ध्यान दें कि प्राप्तकर्ता का नाम और फैक्स नंबर उसी क्षैतिज रेखा पर रखा जाना चाहिए। इसी तरह, आपका नाम और फ़ैक्स नंबर उसी साझा क्षैतिज रेखा पर रखा जाना चाहिए।
5
पृष्ठों की संख्या को इंगित करें अपने बाएं कॉलम में सीधे जानकारी के नीचे, फ़ैक्स में मौजूद पृष्ठों की संख्या दर्शाएं।
- इस जानकारी को इस तरह से दर्ज करें: "कवर पत्रक सहित पृष्ठों की संख्या:"
- ध्यान दें कि इस पंक्ति को अपरकेस में नहीं होना चाहिए।
6
एक संक्षिप्त संदेश शामिल करें संदेश कुछ पंक्तियों से अधिक लंबा नहीं होना चाहिए स्पष्ट रूप से फैक्स करने के लिए दस्तावेज़ का प्रकार निर्दिष्ट करें और आप इसे प्राप्तकर्ता को क्यों भेज रहे हैं
7
* यदि आपके पास इस फैक्स के बारे में प्राप्तकर्ता के साथ पिछले संपर्क था, तो इस जानकारी का उल्लेख करें।- "MESSAGE" लेबल के साथ अपना संदेश दर्ज करें
- आपके संदेश के नीचे, प्रदान किए गए ईमेल पते के माध्यम से या प्रदान किए गए टेलीफोन नंबर पर कॉल करके दस्तावेज़ की पावती सत्यापित करने के लिए प्राप्तकर्ता से पूछें
8
यदि आवश्यक हो तो चेतावनी लिखें यदि जानकारी गोपनीय है, तो स्पष्ट रूप से बताएं कि यह प्राप्तकर्ता के उपयोग के लिए है और केवल प्राप्तकर्ता के उपयोग के लिए है, और दूसरे प्राप्तकर्ता द्वारा उपयोग करने पर कड़ाई से प्रतिबंधित है।