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अनुपस्थिति के लिए एक कारण शामिल करें कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह चिकित्सा कारणों, परिवार के आपातकालीन, महत्वपूर्ण जीवन की घटनाओं या अन्य व्यक्तिगत कारणों के लिए है, तो देखें कि लाइसेंस का उद्देश्य स्पष्ट रूप से घोषित है या नहीं।
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पाठकों को बताए गए दिनों की संख्या से अनुरोध किया गया और उन दिनों क्या होगा एक अच्छी-परिभाषित शेड्यूल होने का एक अच्छा लाइसेंस पत्र लिखने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, इसलिए आवश्यकतानुसार दिनांक सीमाएं और अन्य जानकारी शामिल करें।
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किसी व्यक्ति को संपर्क करने की आवश्यकता के मामले में संपर्क जानकारी संलग्न करें। कई मामलों में, सहकर्मियों को छुट्टी पर व्यक्ति से बात करने की आवश्यकता हो सकती है, ताकि आप चल रहे परिचालन या किसी अन्य मुद्दे के बारे में पूछ सकें। संपर्क जानकारी शामिल करना कुछ ऐसा कर्मचारी है जो कंपनी को कुछ समय के लिए अनुपस्थिति के प्रभाव को कम करने के लिए कर सकती है।
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पत्र के लिए सही टोन सेट करें एक लाइसेंस पत्र तैयार करने का एक हिस्सा यह समझने की है कि क्या कार्यकर्ता के लिए आवेदन करने वाले दिनों का स्वत: अधिकार है, या यह ऐसा कुछ है जो मालिक या पर्यवेक्षक के विवेक के लिए छोड़ा गया है या नहीं।
- अनुपस्थित रहने के अधिकार के किसी भी अवकाश का समय या अन्य पहलुओं का विस्तार करें। यह जानकारी कमांड की श्रृंखला के साथ किसी को भी स्पष्ट करने के लिए पत्र में प्रदान करें।
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काम को नियुक्त करने के तरीके पर विचार शामिल करें एक कर्मचारी के लिए, जो व्यवसाय के संचालन में गंभीर रूप से शामिल है, किसी भी प्रकार की अनुपस्थिति से काम के माहौल में कठिनाइयां आ सकती हैं। इस के साथ मदद करने का एक तरीका सक्रिय है कि उस व्यक्ति के अभाव में काम कैसे किया जाएगा।
- छुट्टी के दौरान कार्य सौंपें एक जिम्मेदार कार्यकर्ता अक्सर अन्य लोगों को छुट्टी पर रहने के दौरान प्रमुख कार्यों को भरने के लिए कहता है। ध्यान रखें कि यह आमतौर पर जरूरी नहीं है, लेकिन कुछ जो सौजन्य से बाहर किया गया है और सहकर्मियों के लिए चिंता का विषय है।
- किसी भी जरूरत के लिए रिकॉर्ड प्रदान करें मानवीय संसाधनों के साथ सीधे संपर्क करें और अनुरोध के लिए सभी आवश्यक दस्तावेज़ प्रदान करें और औपचारिक रूप से मंजूरी को लागू करें। यह पत्र स्वयं में इस प्रक्रिया के बारे में जानकारी शामिल करने के लिए, सभी को आश्वस्त करने में मदद कर सकता है कि सभी कागजी कार्रवाई की गई है।