साप्ताहिक रिपोर्ट कैसे लिखें

प्रस्तुति पद्धति को ध्यान में रखें यदि आप एक ईमेल के शरीर में एक अनुलग्नक या प्रत्यक्ष दस्तावेज के रूप में रिपोर्ट भेजते हैं, तो दस्तावेज़ का स्वरूपण अलग-अलग होगा

• उदाहरण के लिए, यदि आप एक ईमेल में एक अनुलग्नक के रूप में रिपोर्ट भेज रहे हैं, तो संदेश के मुख्य भाग का सारांश शामिल करें। इस प्रकार, रीडर को रिपोर्ट के सामान्य संदेश को समझने के लिए अनुलग्नक डाउनलोड करने की आवश्यकता नहीं है।
• अगर डिलीवरी प्रिंट हो जानी चाहिए, रिपोर्ट को पहचानने और फाइल करने में आसान बनाने के लिए एक शीर्षक पृष्ठ या कवर पेज शामिल करें
• डिलीवरी की कोई बात नहीं, सभी पृष्ठों पर अपना नाम शामिल करें सभी पृष्ठों पर "पेज एक्स ऑफ वाई" नंबर भी दर्ज करें इस प्रकार, यदि चादरें गिरा दी गई हैं या खोई गई हैं, तो रीडर यह जान पाएगा कि रिपोर्ट कहां से आई है और यदि सभी पेज मौजूद हैं
• पृष्ठों के शीर्ष लेख में आवश्यक जानकारी शामिल करें उदाहरण के लिए, आप "बिक्री रिपोर्ट सेल्मा जूते, सप्ताह 32, 7 का पृष्ठ 3" लिख सकते हैं।

एक लिखें कार्यकारी सारांश. यह पूरी तरह से एक या दो पैराग्राफ के साथ रिपोर्ट का संक्षिप्त सारांश है। यह विचार यह है कि एक कार्यकारी केवल पूरे रिपोर्ट को पढ़े बिना निर्णय लेने के लिए सारांश पढ़ सकता है

• सार संक्षेप में एक संक्षिप्त और स्पष्ट भाषा का उपयोग करना बहुत महत्वपूर्ण है, शब्दकोष से बचने के लिए जिसे समझाया जाना आवश्यक है, भले ही सवाल में जनता जानता है कि शब्दों का प्रयोग किया जाता है
• रिपोर्ट लिखने के बाद, सारांश लिखने दें, आखिरकार, कुछ ऐसी बातों को संक्षेप करना असंभव है जो अभी तक नहीं लिखा गया है। यहां तक ​​कि अगर आपके पास पहले से ही रिपोर्ट की रूपरेखा है, तो दस्तावेज़ के लेखन के दौरान ही चीजें बदल सकती हैं

पैराग्राफ और अनुभाग अच्छी तरह से व्यवस्थित करें रिपोर्ट के लिए आवश्यक प्रारूप को पूरी तरह से समझने के बाद, दस्तावेज़ के उद्देश्य के लिए उपयुक्त अनुभागों के साथ एक रूपरेखा तैयार करें

• स्केच की समीक्षा करें कि क्या पाठ एक खंड से दूसरे खंड तक तार्किक रूप से बहता है यह भी जांचें कि पाठ दस्तावेज़ के दर्शकों के लिए उपयुक्त है या नहीं।
• आमतौर पर, रिपोर्ट निम्न क्रम में स्वरूपित होती हैं: कार्यकारी सारांश, परिचय, निष्कर्ष, सिफारिशें, खोज, चर्चा, और संदर्भों की सूची। यदि आप चाहें, तो प्रासंगिक परिशिष्टों और एक सूचकांक- आमतौर पर ऐसे अनुभागों को साप्ताहिक रिपोर्टों में जरूरी नहीं है।
• रिपोर्ट के प्रत्येक अनुभाग में एक विषय को संबोधित करना चाहिए। प्रत्येक अनुभाग के प्रत्येक पैराग्राफ को, बारी में, विषय के भीतर एक ही विचार पर चर्चा करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि साप्ताहिक विक्रय रिपोर्ट में "लोकप्रिय ब्रांड" नाम का एक खंड है, तो प्रत्येक ब्रांड के लिए पैराग्राफ़ बनाएं। अगर आप लड़कों और लड़कियों से कपड़े अलग करने जा रहे हैं, तो आप लड़कों के कपड़ों और लड़कियों के कपड़े पहनने के लिए एक पैराग्राफ को अलग करके प्रत्येक ब्रांड के उप-भाग बना सकते हैं।

यदि आवश्यक हो तो एक कवर तैयार करें साप्ताहिक रिपोर्ट कम हैं और शीर्षक के साथ हमेशा एक अलग पृष्ठ की आवश्यकता नहीं होती है लंबे समय तक दस्तावेजों के लिए, शुरुआत में एक अतिरिक्त पृष्ठ को शामिल करना एक अच्छा विचार है, आपके नाम के साथ और दस्तावेज के उद्देश्य का एक संक्षिप्त सारांश।

• कवर कार्यकारी सार से अलग है। इसमें दस्तावेज़ की सही फाइलिंग के लिए केवल आवश्यक जानकारी शामिल होनी चाहिए।
• साप्ताहिक रिपोर्टिंग कवर के लिए आपके व्यवसाय का शायद एक विशिष्ट प्रारूप है आसान फाइलिंग के लिए बिल्कुल निर्देशों का पालन करें।
• कवर कम से कम शीर्षक या रिपोर्ट का विवरण ( "साप्ताहिक बिक्री रिपोर्ट" की तरह), अपना नाम, अपनी कंपनी के नाम और दस्तावेज़ के वितरण की तिथि शामिल करना चाहिए।

सरल, स्पष्ट वाक्यों का उपयोग करके लिखें। "विषय - क्रिया - वस्तु" पैटर्न में प्रत्यक्ष और अच्छी तरह से संरचित लेखन, रिपोर्ट के निष्कर्षों में विचार और आत्मविश्वास की स्पष्टता दर्शाती है

• रिपोर्ट स्केच करने के बाद, इसे शुरू से अंत तक पढ़ें और अनावश्यक क्या है। प्रत्येक वाक्य की कार्रवाई खोजें और विषय को क्रिया के करीब रखने के लिए याद रखें: सभी वाक्यों को "कौन करता है" पंक्ति का पालन करना चाहिए।
• अंत निरर्थक और coiling आपको रिपोर्ट बढ़ाने के लिए स्क्रॉल करने की आवश्यकता नहीं है: सीधे बिंदु पर जाएं
• हालांकि प्रत्यक्ष लेखन थकाऊ या उबाऊ लगता है, रिपोर्ट का उद्देश्य रीडर का मनोरंजन नहीं करना है। शैली को चुनें जो संदेश को यथासंभव प्रभावी रूप से व्यक्त करेंगे।

लेखन के समय पूर्वाग्रहों से बचें रिपोर्ट में किए गए कोई भी सुझाव व्यक्तिगत राय से नहीं बल्कि वास्तविक साक्ष्य के आधार पर होना चाहिए। ठोस तथ्यों और संक्षिप्त लेखन के साथ पाठक को स्वीकार करना

• सकारात्मक या नकारात्मक अर्थों के साथ विशेषण और वाक्यांशों से बचें आपका ध्यान तथ्यों पर होना चाहिए!
• मामले की रिपोर्ट में एक विक्रेता को बढ़ावा देने की सिफारिश करेंगे, उदाहरण के लिए, यह महत्वपूर्ण तथ्यों कि कर्मचारी के मूल्य का प्रदर्शन, व्यक्तिपरक विवरण से बचने या भावनात्मक पक्ष का सामना करना पड़ के साथ सिफारिश का समर्थन करने के लिए है। उदाहरण के लिए, लिखना "सेल्मा सभी अन्य कर्मचारियों की तुलना में अधिक बेच दिया है और भी पार्ट-टाइम काम" लेखन "सेल्मा आधिकारिक पतले लोग टीम है की तुलना में बेहतर है और हमेशा किया है कि के माध्यम से काम करने के लिए और अधिक के लिए प्रयास अवधि में बीमार मां की देखभाल कर रही किया जाना है। "

शक्तिशाली क्रिया का उपयोग करें सक्रिय आवाज में लिखते समय, एक शब्द पाठक को वाक्यांश में क्या हो रहा है, इस बारे में सूचित करता है: क्रिया। प्रश्न में कार्रवाई का स्पष्ट रूप से वर्णन करने वाले कम, शक्तिशाली क्रियाओं का उपयोग करना महत्वपूर्ण है

• सरल क्रिया के लिए वरीयता दें जैसे कि "उपयोग में" के बजाय "उपयोग करने के लिए"
• जितना क्रियाओं कि विचार प्रक्रिया का वर्णन - सोचने के लिए, जानने के लिए, समझते हैं, का मानना ​​है - समय-समय पर आवश्यक हैं, वे कम प्रत्यक्ष कर रहे हैं। बेहतर होगा विश्लेषण करने के लिए क्या आप पूरे वाक्य कार्रवाई के लिए तैयार करने के लिए मतलब हो सकता है। उदाहरण के लिए, आप लिखना चाहते हैं कहते हैं कि "मैं समझता हूं कि हमारी बिक्री आने वाले महीनों में वृद्धि होगी।" बयान के पीछे अपनी सोच का विश्लेषण करें और यह फिर से लिखने की कोशिश करते हैं: "। ऐतिहासिक रूप से, छुट्टियों मैं नवंबर और दिसंबर में बिक्री में वृद्धि की आशा के दौरान बिक्री वृद्धि"।
• लेखन क्रियाओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए, प्रतिस्थापन को खत्म करने और अंत में शब्दों को बदलने की कोशिश करने के लिए रिपोर्ट फिर से पढ़ें -मत करो मजबूत क्रियाओं द्वारा उदाहरण के लिए, "राय की सर्वसम्मति" को "आम सहमति" के रूप में लिखा जा सकता है। अगर कोई "कुछ" को सुरक्षा देता है, तो बस "रक्षा" लिखना बेहतर होता है

निष्क्रिय आवाज से बचें, या आप इस विषय की तुलना में ऑब्जेक्ट को ज्यादा जोर देकर समाप्त कर देंगे। राजनीतिक या राजनयिक कारणों के लिए जरूरी कितना ज़रूरी है, आप पढ़ने को भ्रमित करने के लिए समाप्त कर देंगे।

• सक्रिय आवाज जो लोग सवाल में की गई कार्रवाई, रिपोर्ट पाठक कुछ के लिए जिम्मेदारी के बारे में पता करने के लिए छोड़ रहा है श्रेय देता है। समझ में नहीं आता क्यों यह महत्वपूर्ण है? यदि आप एक विनाशकारी आग कहते हैं कि के बारे में एक लेख पढ़ रहे कल्पना कीजिए "सौभाग्य से सभी बच्चों को बचा लिया गया।" पहचानें जो बच्चों को बचाया महत्वपूर्ण है! अगर लेख ने कहा, "स्थानीय पादरी लुइज़ Silveira अनाथालय में प्रवेश किया और सभी बच्चों को बचाया", तुम्हें पता है, जो नायक क्रेडिट लायक थे।
• संभावित नकारात्मक कार्यों के लिए जिम्मेदारी लेने के लिए सक्रिय आवाज भी महत्वपूर्ण है। जब रिपोर्ट में "त्रुटियाँ बनीं" लिखते हैं, तो आपका मालिक जानना चाहता होगा कि गलतियों को किसने बनाया और कौन-से अनुशासन के उपायों को लागू किया गया। यदि आपने गलती की है, तो इसे मान लें और अपनी ज़िम्मेदारी स्वीकार कर लें।
• निष्क्रिय आवाज की पहचान करने और उसे खत्म करने के लिए, "होना" और "होना" जैसे क्रियाओं की खोज करें। उन्हें पता लगाने के बाद, वाक्यांश की कार्रवाई की पहचान करें और पता करें कि इसे कौन चला रहा है फिर विषय को प्रार्थना के केंद्र में डाल दिया।

दृश्य तत्वों के साथ डेटा संचारित करें आंकड़ों के पूरे पैराग्राफ की तुलना में रेखांकन और तालिकाओं को पढ़ने में काफी आसान है, खासकर यदि वह जानकारी आप देना चाहते हैं तो संख्याएं हैं

• एक उपयुक्त तरीके से पाठक को जानकारी देने के लिए उपयुक्त तत्व चुनें और जो रिपोर्ट का उद्देश्य अच्छी तरह से दर्शाता है।
• उदाहरण के लिए, एक लाइन चार्ट ऊनी जैकेट की बिक्री में वृद्धि का सबसे अच्छा विकल्प हो सकता है क्योंकि यह स्पष्ट रूप से वृद्धि को दर्शाता है। यदि आप एक ही सूचना को संचारित करने के लिए एक तालिका का इस्तेमाल करते हैं, तो पाठक को सभी संख्याओं को देखने और उन्हें इसकी तुलना करने की आवश्यकता होगी कि यह वास्तव में वृद्धि है। ग्राफ़ के मामले में, परिणाम जानने के लिए बस छवि को देखें
• याद रखें कि आँख दृश्य तत्वों के लिए आकर्षित होते हैं यह महत्वपूर्ण है कि चार्ट और तालिकाओं का आयोजन किया जाता है और पेज पर तैनात होता है। रिपोर्ट की सिफारिशों या निष्कर्षों के लिए केवल आवश्यक दृश्य तत्व शामिल करें।

शब्दजाल से बचें सवाल में उद्योग के रूप में ज्यादा कुछ नियम है कि से बचने के लिए असंभव लगता है, और कुछ फैशन शर्तों किताबों और लेखों के द्वारा लोकप्रिय है के रूप में, वे आम तौर पर पाठ करने के लिए उपयोगी नहीं होते और प्रश्न में संदेश की व्याख्या के साथ हस्तक्षेप कर सकते हैं।

• जांच करने के लिए शब्दजाल और फैशन के नियमों के साथ एक सूची बनाएं और रिपोर्ट को इकट्ठा करने के लिए समय का अंदाजा न करें। लेखन समाप्त होने पर, दस्तावेज़ को ढूंढें और आवश्यकतानुसार शब्दजाल की जगह दें
• याद रखें कि बहुत अधिक शब्दजाल यह नहीं दिखाता कि आप अपने क्षेत्र के बारे में सब कुछ जानते हैं, इसके विपरीत। उच्च रैंकिंग वाले पेशेवर आमतौर पर बड़े होते हैं और कई "फैशन शब्द" के उदय और पतन को देखते हैं। अक्सर ऐसे शब्दों का प्रयोग करके, आप इस धारणा को प्राप्त करेंगे कि आपको काफी जानकारी नहीं है कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं।
• बहुत जटिल शब्दों का उपयोग करने से भी बचें उदाहरण के लिए, एक कानूनी समस्या पर एक रिपोर्ट लिखने का मतलब यह नहीं है कि आपको केवल वकीलों को ही जाना जाता है कई शर्तों का उपयोग करने की आवश्यकता है