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इवेंट रिपोर्ट कैसे लिखें

आपको यह देखने के लिए एक रिपोर्ट लिखने की आवश्यकता हो सकती है कि क्या लक्ष्य लक्ष्य के साथ परिणामों की तुलना करके एक ईवेंट सफल हुआ है या नहीं। यह एक महत्वपूर्ण तरीका है कि लोगों या कंपनियों ने घटनाओं को आयोजित किया है, यह निर्धारित कर सकता है कि उन्हें परिवर्तन करना चाहिए या नहीं। यह सुनिश्चित करने के तरीके हैं कि आपकी रिपोर्ट अधिक सफल है, जो महत्वपूर्ण है यदि आप एक और आयोजन की योजना बना रहे हैं!

चरणों

भाग 1
आपका इवेंट रिपोर्ट व्यवस्थित करना

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प्रत्येक दर्शक के लिए प्रस्तुति की शैली और प्रारूप का निर्धारण करें। इवेंट रिपोर्ट्स को बाध्य किया जा सकता है, स्टैप्ल्ड, पीडीएफ में सहेजा जाता है और ईमेल किया जाता है, जो पावरपॉइंट प्रस्तुतियों के रूप में संगठित होता है, और इसी तरह।
  • देखें कि रिपोर्ट स्पष्ट भागों में आयोजित किया गया है या नहीं। इसके लक्ष्य के मुकाबले आपको घटना के परिणामों को निर्धारित करना होगा। घटना के मुख्य परिणामों का सारांश करें
  • प्रत्येक प्रायोजक और दर्शकों की जरूरतों और हितों की रिपोर्ट को समायोजित करें प्रायोजकों के उद्देश्यों के बारे में सोचो कुछ हद तक, वे एक घटना रिपोर्ट के लिए प्राथमिक ऑडियंस हैं और जानना चाहते हैं कि यह प्रायोजित मूल्य है या नहीं। तो सोचें कि वे क्या जानना चाहते हैं और क्या उन्हें ड्राइव करता है।
  • घटना की विशिष्ट आवश्यकताओं और प्रायोजकों को पूरा करने के लिए रिपोर्ट को भी समायोजित करें बहुत बुनियादी पाठ नहीं लिखिए उनके लिए अन्य दर्शकों में वरिष्ठ अधिकारियों और वित्तीय प्रबंधक शामिल हैं।
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    घटना के दौरान आवश्यक जानकारी को ट्रैक करने की प्रक्रिया का विकास करना। अकेले स्मृति पर भरोसा करना बेहतर नहीं है
    • घटना के पहले, दौरान और बाद में महत्वपूर्ण जानकारी पर नज़र रखने से अधिक विशिष्ट, और अंततः अधिक प्रभावी, रिपोर्ट की अनुमति होगी, और आपको समय पर सब कुछ संक्षेप में प्रस्तुत करने की संभावना देगा।
    • डेटा संग्रह निरंतर होना चाहिए, यदि आवश्यक हो, तो कई लोगों का उपयोग करके, प्रशिक्षुओं सहित। आपको रिपोर्ट बनाने के लिए ईवेंट के अंत तक इंतजार नहीं करना चाहिए।
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    मुख्य बिंदुओं पर ध्यान दें घटना रिपोर्ट में एक आम समस्या यह है कि वे एजेंडे को फेंकने या उत्साही वाक्यांशों पर ध्यान केंद्रित करने से ज्यादा कुछ नहीं करते हैं जो प्रभाव डालते हैं। इस सूत्र से बचें और एक स्पष्ट और विश्लेषणात्मक दृष्टिकोण के साथ मुख्य बिंदुओं को उजागर करना पसंद करते हैं।
    • विस्तार से चर्चा करने के लिए ईवेंट के कुछ मुख्य आकर्षण चुनें तीन चीजों के बारे में सोचो जो सबसे अधिक और तीन सबसे आश्चर्यजनक तत्वों का काम करती हैं
    • सांसारिक विवरणों के आलेख जैसे मेन्यू या गेस्ट स्पीकर की पूरी प्रस्तुति का सारांश लोड करने से बचें। हाइलाइट केवल महत्वपूर्ण क्या था
  • भाग 2
    अपनी रिपोर्ट में सही सामग्री डालना

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    एक कार्यकारी सारांश लिखें पाठ में पूर्ण, अधिक विस्तृत रिपोर्ट का एक संक्षिप्त संस्करण शामिल होना चाहिए। परिचय के रूप में इस सारांश के बारे में सोचो
    • आप दो रिपोर्ट बना सकते हैं: किसी भी व्यक्ति के लिए एक कार्यकारी सारांश जो घटना के नतीजे में दिलचस्पी लेता है, और विधानसभा या प्रायोजन में शामिल किसी के लिए और अधिक पूर्ण पाठ।
    • सारांश में, मुख्य उद्देश्यों और परिणामों पर ध्यान केंद्रित करें यह संक्षिप्त होना चाहिए, केवल एक या दो पृष्ठों के साथ, घटना द्वारा प्रदान किए गए महत्वपूर्ण तत्वों का सारांश और डेटा के संक्षिप्त व्याख्या सहित।
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    अपनी रिपोर्ट में विज़ुअल तत्व शामिल करें पाठकों को संख्याओं को प्रस्तुत करने के बजाय सांख्यिकीय रुझानों को दर्शाते हुए एक चार्ट प्रदान करना अक्सर अधिक प्रभावी होता है
    • यदि इस घटना में एक नया उत्पाद शामिल है, तो इसका एक फोटो रखें। इस अवसर की तस्वीरें खुद को रिपोर्ट को स्पष्ट करने में मदद कर सकती हैं। दस्तावेज़ में डालने के लिए प्रायोजकों की उपस्थिति की तस्वीरें लेने की कोशिश करें। फिर, यह एक ऐसा कार्य है, जो घटना के बाद तक इंतजार नहीं कर सकता।
    • मौके पर नमूने, प्रतिकृतियां और अन्य उदाहरण शामिल करने के लिए अच्छे हैं। प्रायोजक कूपन और अन्य आइटम प्राप्त करने वाले लोगों की संख्या की रिपोर्ट करें साइट पर साइट और ऑफ-साइट, प्रेस में और जनता के लिए, स्पॉन्सर को रखने के बारे में सूचित किए जाने वाले जोखिम को दस्तावेज़ करें।
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    दस्तावेज़ विज्ञापन और मीडिया में एक्सपोजर। आपके द्वारा सेट किए गए लक्ष्यों की तुलना में उत्पन्न विज्ञापन का मूल्यांकन करें
    • प्रिंट विज्ञापन और लेखों पर ध्यान दें जिसमें प्रायोजक के नाम दिखाई देते हैं, साथ ही परिसंचरण के मूल्य और विज्ञापन शुल्क भी इकट्ठा किए जाते हैं।
    • दस्तावेज़ टेलीविजन विज्ञापन, सार्वजनिक सेवा घोषणाएं, मूल्य सूची, और प्रेस कवरेज
    • रेडियो के बारे में बात करने के लिए मत भूलना, विज्ञापनों और प्रचार के मूल्यों, लेखापरीक्षित रिपोर्ट और अधिक
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    घटना के उद्देश्य के एक बयान शामिल करें परिणामों के साथ इन लक्ष्यों को जोड़ने के लिए बहुत महत्वपूर्ण है, इसलिए इसमें मूल मिशन और लक्ष्यों का एक अनुस्मारक शामिल किया गया है जिन्हें उल्लिखित किया गया है।
    • आप ईवेंट शेड्यूल की एक सूची जोड़ सकते हैं और उन बातों पर भी चर्चा कर सकते हैं जो दिए गए क्षणों में मुख्य भागीदार थे। बस उन भागों को छोटा रखें
    • अपनी अधिकांश समय सूची बिताएं और घटना के विशिष्ट मुख्य लक्ष्यों पर चर्चा करें और सूचीबद्ध किए गए परिणामों के साथ संयोजन करें। यथार्थवादी रहें और नरम करने की कोशिश मत करो, जो काम नहीं करते।
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    रिपोर्ट में वित्तीय जानकारी शामिल करें यह बजट के बारे में विस्तृत चर्चा प्रदान करना महत्वपूर्ण है और वास्तव में खर्च किए गए (या शायद एकत्र) वास्तविक व्ययों के खिलाफ क्रमादेशित खर्चों की तुलना करें और क्या काम किया है और क्या सुधार किया जाना चाहिए।
    • प्रचार और विपणन गतिविधियों, कर्मियों के खर्च और प्रायोजन लागत के लिए उन सभी लागतों का विस्तार करें एक विस्तृत बजट शामिल करना एक अच्छा विचार है वित्तीय प्रबंधकों और वरिष्ठ अधिकारी साक्ष्य देखना चाहते हैं जो निष्कर्षों का समर्थन करता है।
    • राजस्व लेखा जोड़ें, जैसे फीस, प्रायोजक और एक्सपोज़र, लेकिन राजस्व अनुमानों के साथ इसकी तुलना करना सुनिश्चित करें। "क्या तुलना में?" अपने आप से पूछने के लिए एक अच्छा सवाल है
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    आंकड़े शामिल करें जो आपके पाठकों के लिए प्रासंगिक होंगे। रिपोर्ट में केवल सुखद जानकारी नहीं होना चाहिए इस घटना में शामिल लोगों की संख्या एक आंकड़ा है जिसे आपको शामिल करना चाहिए। मापन योग्य डेटा प्रदान करना एक अच्छा विचार है
    • अन्य प्रासंगिक आंकड़ों और आंकड़ों की संख्या हो सकती है नेतृत्व की बिक्री और एक विशिष्ट बूथ के लिए आगंतुकों की संख्या। डेटा प्रदान करना रिपोर्ट को अधिक विश्वसनीयता देता है प्रतिभागियों या दर्शकों के बारे में जानकारी दें, जिनमें जनसांख्यिकी, संख्याएं और ऑडियंस सर्वेक्षण के परिणाम शामिल हैं, जैसे कि आदतों की खरीदारी करना
    • उन अभियानों की संख्या की रिपोर्ट करें जिन्होंने अभियानों को प्रायोजित करने के साथ-साथ धर्मार्थ संगठनों के लिए दान का जवाब दिया। दस्तावेज़ आर्थिक और सामाजिक प्रभाव।
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    डेटा को प्रासंगिक बनाने के लिए एक गुणात्मक तत्व का उपयोग करें। रिपोर्ट में आंकड़े शामिल होना चाहिए, लेकिन लोगों को प्रासंगिक प्रतिक्रिया प्रदान करने के लिए उद्धरण भी शामिल है।
    • प्रतिभागियों और ईवेंट टीम के सदस्यों से उद्धरण और टिप्पणियां इकट्ठा करें ताकि सफलताओं और विफलताओं का मूल्यांकन अकेले रिपोर्ट के लेखक से न आए। पाठ को अधिक विश्वसनीय माना जाएगा
    • तृतीय-पक्ष खोजों को भी शामिल करें मीडिया में एक्सपोजर का मूल्य कुछ ऐसा है जिसका कोई तीसरा पक्ष अनुसंधान कर सकता है।
    • स्थान और विधानसभा का मूल्यांकन करें अन्य लोगों के दृष्टिकोण से साइट और विधानसभा की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने के लिए समय निकालें चर्चा करें कि अंतरिक्ष सम्मेलन, घटना आदि द्वारा उपयोग किया गया था।
  • भाग 3
    आपकी ईवेंट रिपोर्ट को अंतिम रूप देना

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    रिपोर्ट के साथ समय-समय पर रहें इसे लिखने और घटना के तुरंत बाद प्रकाशित करने का प्रयास करें। यदि आपकी आवश्यकता है तो अपना शेड्यूल चिह्नित करें कुछ लोग 30 दिनों के भीतर एक इवेंट रिपोर्ट सबमिट करने का सुझाव देते हैं, लेकिन दूसरों का कहना है कि आपको इसे कुछ दिनों में करना चाहिए।
    • जो भी समय सीमा तय है, उसे रखें आप एक विशेष ग्राहक द्वारा एक एजेंसी को कमीशन की रिपोर्ट लिख सकते हैं। उस स्थिति में, सभी अनुरोधों पर ध्यान दें
    • सच्चाई यह है कि जनता एक पूर्ण और समय पर रिपोर्ट की अपेक्षा करेगी - इतनी व्यापक हो, लेकिन इस बात पर इतना विलंब न करें कि पाठ का दिनांक है।
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    अपनी रिपोर्ट की समीक्षा करें देखें कि व्याकरण सही है और गलत वर्तनी, विराम चिह्न और अन्य से बचें।
    • देखें कि आपके उत्तर में गहराई है अंगूठे का एक अच्छा नियम "वर्णन, नाराज़" तकनीक है। यही है, पाठ में किए गए अधिक सामान्य वक्तव्यों का समर्थन करने के लिए कुछ विशिष्ट उदाहरण प्रदान करना एक अच्छा विचार है।
    • जनता को मत भूलो, और देखें कि क्या आपके लेख औपचारिक और पेशेवर हैं एक रिपोर्ट यह निर्धारित करने के लिए एक आवश्यक दस्तावेज़ है कि कोई ईवेंट उचित था या नहीं, इसलिए इसे अच्छी तरह से लिखा जाना चाहिए।
  • युक्तियाँ

    • आपको लगता है कि आपको ज़्यादा फ़ोटो की आवश्यकता होगी। आप बाद में विकल्पों का आनंद लेंगे
    • यदि आप नेताओं और प्रबंधकों से बयानों को रिकॉर्ड करना चाहते हैं, तो उनसे पहले बात न करें। वे लोग हैं जो घटना समाप्त होने के बाद रहेंगे, इसलिए पहले जनता के लिए देखें - यह वह है जो पहले छोड़ रहा है साथ ही, यदि वह कुछ और में व्यस्त है तो एक वक्ता या नेता से परेशान न हो - वह व्यक्ति बाद में उपलब्ध होगा
    • बयानों को प्राप्त करने के लिए, अनौपचारिक रहें और प्रश्नों को स्वाभाविक रूप से पूछें जब तक कि आप व्यक्ति को घटना के बारे में सोचना न करें।
    • आपको लगता है कि आपको आवश्यकता होगी उससे अधिक बयान लिखें आप बाद में विकल्पों के लिए खुश होंगे
    • अच्छी तस्वीरें घटना की कार्रवाई या इसके लोगों की प्रतिक्रिया दिखा सकती हैं।
    • पाठक को घटना के आयाम के बारे में संवाद करने के लिए एक चित्र में भीड़ और स्पीकर सहित सभी की तस्वीरें लेने का प्रयास करें।

    आवश्यक सामग्री

    • एक डिजिटल कैमरा
    • एक नोटबुक

    सूत्रों और कोटेशन

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