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Excel में रिपोर्ट को स्वचालित कैसे करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के कई कार्यों में से एक इसकी रिपोर्ट को स्वचालित करने की क्षमता है आप अपनी कार्यपुस्तिकाओं में डेटा सम्मिलित करने के लिए इंटरैक्टिव वर्कशीट बना सकते हैं, साथ ही साथ रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं दोनों फ़ंक्शंस में विजुअल बेसिक का कुछ ज्ञान आवश्यक है इन कार्यों के लिए चरण नीचे वर्णित हैं, अंग्रेजी में एमएस एक्सेल का उपयोग करते हुए।

चरणों

विधि 1
इंटरैक्टिव वर्कशीट बनाना

चित्र एक्सेल में ऑटोमैट रिपोर्ट्स का शीर्षक चरण 1
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अपनी स्प्रेडशीट के लेआउट पर निर्णय लें आपकी स्प्रैडशीट को एक ऐसी शैली का पालन करना चाहिए जो अन्य उपयोगकर्ताओं को वांछित क्षेत्रों को जल्दी से ढूंढने की इजाजत देता है
  • आप अपनी स्प्रेडशीट को क्षैतिज या लंबवत रूप से व्यवस्थित कर सकते हैं। अधिकांश उपयोगकर्ताओं को एक ऊर्ध्वाधर लेआउट के साथ काम करना आसान लगता है, खासकर यदि आप वर्कशीट छपाई कर रहे हैं
  • चित्र शीर्षक में ऑटोमेट रिपोर्ट्स स्टेप 2
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    स्प्रैडशीट के लिए कुछ `टेक्स्ट लेबल` बनाएं। प्रत्येक पंक्ति के बाईं ओर प्रत्येक कॉलम के शीर्ष पर एक शीर्षक / टैग बनाएं
  • चित्र Excel में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक चरण 3
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    प्रेस Alt और F11 एक साथ। यह माइक्रोसॉफ्ट विज़ुअल बेसिक संपादक को इनिशियलाइज़ करेगा।
  • चित्र एक्सेल में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक 4
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    ऊपरी बाएं कोने में "प्रोजेक्ट- VBA प्रोजेक्ट" अनुभाग में "ThisWorkbook" पर डबल क्लिक करें आप संपादक के मुख्य भाग में एक कोडिंग विंडो खोलेंगे।
  • चित्र एक्सेल में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक 5
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    सम्मिलित करें मेनू से "प्रक्रिया" चुनें। "प्रक्रिया जोड़ें" बॉक्स खुल जाएगा।
  • चित्र एक्सेल में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक 6
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    "नाम" फ़ील्ड में, प्रक्रिया के लिए एक नाम दर्ज करें। उदाहरण के लिए, यदि आपकी इंटरेक्टिव वर्कशीट का इस्तेमाल यात्रा व्यय रिपोर्ट के लिए किया जाता है तो "SumExpenses" जैसे एक अर्थपूर्ण नाम दें। बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें।
    • प्रक्रिया नाम में रिक्त स्थान नहीं हो सकते हैं, लेकिन यदि आप चाहें तो अंडरस्कोर (_) का उपयोग कर सकते हैं
    • Add Procedure बॉक्स को बंद करने के बाद, आप "लोक उप" नामक एक पंक्ति देखेंगे, जो आपके प्रक्रिया के नाम के बाद होगा। इस रेखा के नीचे एक स्थान और "अंत उप" शब्द होंगे।
  • चित्र शीर्षक में ऑटोमैट रिपोर्ट्स शीर्षक चरण 7
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    कार्यपत्रक में प्रत्येक प्रविष्टि फ़ील्ड के लिए एक कोड दर्ज करें आपको प्रत्येक इनपुट के लिए दो पंक्तियां दर्ज करनी होंगी
    • कोड की पहली पंक्ति "रेंज (" सेल नाम ") का उपयोग करती है।" का चयन करें ", जहां" सेलनाम "उस सेल को दर्शाता है, जिसमें प्रवेश किया गया डेटा होगा। यह शीर्षक की दाईं ओर तुरंत सेल होना चाहिए। अगर आपके पास ए 2 में शीर्षक है, तो बी 2 (रेंज ("बी 2") में `इनपुट फ़ील्ड` का उपयोग करें।) चुनें)। सेल नाम के बीच उद्धरण चिह्नों का उपयोग करें, पूरा सूत्र नहीं।
    • कोड की दूसरी पंक्ति "ActiveCell.Value = InputBox (" InputPrompt ")," हो जाएगा, जहां "InputPrompt" पाठ कि सूचना के प्रकार है कि दर्ज होना चाहिए पर उपयोगकर्ता का मार्गदर्शन करने दिखाई देगा। उदाहरण के लिए यदि `इनपुट सेल` भोजन की लागत के लिए है, के साथ "InputPrompt" की जगह "भोजन पर कुल व्यय दर्ज, टिप्स भी शामिल है।" सेल नाम के बीच उद्धरण चिह्नों का उपयोग करें, पूरा सूत्र नहीं।
  • चित्र शीर्षक में ऑटोमैट रिपोर्ट्स शीर्षक चरण 8
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    प्रत्येक गणना फ़ील्ड के लिए कोड दर्ज करें। आप पहले से ही जैसा कि ऊपर बताया फिर दो पंक्तियों, लेकिन इस बार का उपयोग करना चाहिए, ActiveCell.Value इनपुट संकेत प्रदर्शित करने के लिए इस्तेमाल InputBox के स्थान पर एक गणना या `योग` ( `योग`) के रूप में संख्यात्मक कार्य है।
  • आलेख में ऑटोमैट रिपोर्ट्स शीर्षक चरण 9
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    अपने वर्कशीट को बचाने के लिए एक कमांड लाइन जोड़ें प्रारूप है "ActiveWorkbook.SaveAs फाइलनाम: =" फाइलनाम। Xls "," जहां "फ़ाइल नाम" आपके इंटरेक्टिव कार्यपत्रक के नाम का प्रतिनिधित्व करता है वर्कशीट के नाम के बीच उद्धरण चिह्नों का उपयोग करें, पूरा सूत्र नहीं।
    • यदि आप Excel 2007 या बाद के संस्करण का उपयोग करते हैं, तो आप एक्सटेंशन ".xls" को ".xlsx" से बदल सकते हैं, लेकिन Excel 2003 या उससे पहले वाले वाले प्लग-इन इंस्टॉल किए बिना कार्यपत्रक खोलने में सक्षम नहीं होंगे।
  • चित्र Excel में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक 10
    10
    Alt और Q को एक साथ दबाएं यह विज़ुअल बेसिक संपादक को बंद कर देगा।



  • चित्र एक्सेल में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक 11
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    प्रेस Alt और F8 एक साथ इससे मैक्रो बॉक्स खुल जाएगा I
  • चित्र एक्सेल में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक 12
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    मैक्रोज़ सूची में अपनी प्रक्रिया के नाम पर क्लिक करें। यदि आपकी प्रक्रिया सूची में केवल एक है, तो इसे स्वचालित रूप से चुना जाएगा
  • चित्र Excel में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक 13
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    "विकल्प" बटन पर क्लिक करें आपको एक कुंजी परिभाषित करने के लिए संकेत दिया जाएगा जिसका उपयोग शॉर्टकट के रूप में किया जाएगा, साथ ही Ctrl के साथ। उदाहरण के लिए, कुछ सहज और प्रयोग नहीं किए जा रहे हैं, जैसे "और" "इनपुट" के लिए।
  • चित्र एक्सेल में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक 14
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    मैक्रो विकल्प बॉक्स को बंद करने के लिए "ठीक" पर क्लिक करें। अब आप अपने इंटरेक्टिव वर्कशीट को इसके उपयोग करने वाले किसी भी व्यक्ति को वितरित कर सकते हैं। इसे खोलने के बाद, उपयोगकर्ता शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं और आपके द्वारा डेटा में भरने के लिए बनाए गए निर्देशों का पालन कर सकते हैं।

    • विधि 2
    स्वचालित रिपोर्ट जनरेशन

    चित्र एक्सेल में ऑटोमेट रिपोर्ट्स का शीर्षक चरण 15
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    एक PivotTable के साथ अपनी रिपोर्ट बनाओ PivotTables समूह के लिए बनाई गई हैं और जानकारी का सारांश, डेटा की तुलना और रुझानों की पहचान के लिए अनुमति देता है आपका PivotTable आपके वर्कशीट पर कहीं भी डेटा से कनेक्ट होना चाहिए या किसी डेटाबेस से आयात किया जाना चाहिए।
  • चित्र एक्सेल में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक 16
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    रिपोर्ट को खोलने और बंद करने के लिए एक विज़ुअल बेसिक स्क्रिप्ट लिखें। आपकी स्क्रिप्ट नीचे सूचीबद्ध कार्यों को करना चाहिए प्रत्येक फ़ंक्शन को वर्णित किया जाएगा, इसके बाद कार्यान्वित किया जाने वाला कोड कोष्ठक में दर्ज किया जाएगा। जब आप कोड प्रभावी ढंग से लिखते हैं, तो एक ब्लॉक में सब कुछ लिखें, उदाहरण के नाम को अपने वास्तविक डेटा के साथ बदलें, और उस चौकोर ब्रैकेट को शामिल न करें जो पूरे उदाहरण को बंद करते हैं।
    • वर्कशीट केवल-पठन मोड में खोलें। [मंद XLAppSet xlApp = CreateObject ( "Excel.App") xlApp.Visible = falsexlapp.workbooks.open excelloc filename.xls, 3]
    • कृपया डेटा को ताज़ा करें और रिपोर्ट को सहेजें। इस उदाहरण में, इसे एक तारीख के टिकट के साथ पीडीएफ के रूप में सहेजा गया था। [ट्रूक्सलैप। एक्टिववर्कबुक। रिफ्रेशएल्क्सलैप। एक्टिववर्कवर्क। एक्सपोर्टएक्सफिक्सफॉर्मेट एक्सएलटीईपीपीडीएफ, pdfloc reportname_ दिनांकपेर्ट ("yyyy, अब ()) ";" सही ("0" दिनांकपेर्ट ("मी", अब ()), 2) ";" सही ("0" दिनांकपेर्ट ("डी", अब ()), 2) ".पीडीएफ"] यदि आपकी अंतिम फ़ाइल एक अलग प्रारूप में है, तो आप जिस पीडीएफ एक्सटेंशन को चाहते हैं उसके साथ बदलें।
    • इसे सहेजने के बिना वर्कशीट को बंद करें, और उसके बाद Excel बंद करें [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
    • अगर स्प्रेडशीट Excel 2007 या किसी अन्य हालिया XML- आधारित प्रारूप में सहेजा गया है तो ".xls" के बजाय ".xlsx" का उपयोग करें
  • चित्र एक्सेल में ऑटोमैट रिपोर्ट्स शीर्षक 17
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    विजुअल बेसिक स्क्रिप्ट शुरू करने के लिए एक `बैच स्क्रिप्ट` टाइप करें स्क्रिप्ट को स्वचालित रूप से चलाने के लिए यह आवश्यक है। बैच स्क्रिप्ट के बिना, VB स्क्रिप्ट मैन्युअल रूप से चलाना चाहिए।
    • यदि आपकी स्क्रिप्ट इस प्रारूप में है, तो फ़ोल्डर पथ और फ़ाइल नाम को अपने साथ बदलें और "[]" को हटा दें। [सीएसक्रिप्ट / नोलोगो फ़ाइललाक script.vbs]
  • चित्र एक्सेल में ऑटोमैट रिपोर्ट्स शीर्षक 18
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    निर्मित आउटपुट फ़ाइल को देखने के लिए एक बैच स्क्रिप्ट लिखें। आपकी स्क्रिप्ट नीचे सूचीबद्ध कार्यों को करना चाहिए कार्यान्वयन के लिए प्रत्येक फ़ंक्शन को ब्रैकेट में दर्ज किए गए कोड के बाद किया जाएगा। जब आप कोड प्रभावी ढंग से लिखते हैं, तो एक ब्लॉक में सब कुछ लिखें, उदाहरण के नाम को अपने वास्तविक डेटा के साथ बदलें, और उस चौकोर ब्रैकेट को शामिल न करें जो पूरे उदाहरण को बंद करते हैं।
    • सत्यापित करें कि आउटपुट फाइल मौजूद है सेट आरआरपोर्ट = रिपोर्टनाम _ %% सी - %% ए - %% बीपीडीएफ] के लिए [/ एफ "टोकन = 2-4 डेलीम्स = /" %% ए इन (`तारीख / टी`)] यदि आउटपुट फ़ाइल पीडीएफ नहीं है, तो एक्सटेंशन की जगह
    • यदि आउटपुट फ़ाइल / नेलटोरियो मौजूद है, तो ई-मेल द्वारा लोगों को इसकी आवश्यकता है। [यदि मौजूद pdfloc %% rreport (sendemail [email protected] -f आयकर [email protected] -u -m रिपोर्ट रिपोर्ट अनुसूचित रिपोर्ट %%% जुड़ा हुआ है। -एक pdfloc %% -s rreport yourserver: port -xu उपयोगकर्ता नाम -xp पासवर्ड)]
    • रिपोर्ट मौजूद नहीं है या विशिष्ट स्थान नहीं मिला, का कारण बनता है एक त्रुटि संदेश भेजे जाने के लिए: [वरना (sendemail -f आयकर [email protected] [email protected] -u रिपोर्ट -m फ़ाइल नहीं चला % rreport% pdfloc -s yourserver में मौजूद नहीं है: port -xu username -xp पासवर्ड)]
  • चित्र एक्सेल में ऑटोमैट रिपोर्ट्स शीर्षक चरण 1 9
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    सुनिश्चित करें कि "डेस्कटॉप" फ़ोल्डर आपके कंप्यूटर पर मौजूद है आपको इसे 32-बिट और 64-बिट सिस्टम दोनों पर करना चाहिए यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो Excel और उसके फ़ोल्डर को मैन्युअल रूप से खोला जाना चाहिए।
    • 32-बिट सिस्टम स्थान: c: windows system32 config systemprofile
    • 64-बिट सिस्टम स्थान: c: windows syswow64 config systemprofile
  • चित्र एक्सेल में ऑटोमैट रिपोर्ट्स शीर्षक चरण 20
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    जब आवश्यक हो तो स्क्रिप्ट चलाने के लिए कार्य शेड्यूल करें बैच स्क्रिप्ट अनुक्रम में चलते रहें, निरंतर आधार पर, भले ही कोई कंप्यूटर का उपयोग कर रहा हो या नहीं। `विशेषाधिकार` उच्चतम संभव स्थिति पर सेट किया जाना चाहिए।

    • युक्तियाँ

    • शेड्यूल्ड कार्य सर्वश्रेष्ठ सर्वर से चलाए जाते हैं, आमतौर पर व्यवस्थापक विशेषाधिकार वाले सिस्टम से। सिस्टम खाते से कार्य चलाने की एकमात्र समस्या यह है कि उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस उपलब्ध नहीं होगा - हालांकि, ये स्वचालित कार्य विशेष रूप से पृष्ठभूमि में चलने के लिए आदर्श हैं, बिना उपयोगकर्ता उन्हें ध्यान दिए बिना।
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