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पुरालेख दस्तावेज कैसे करें

संग्रह संग्रहण या सूचना का संरक्षण है दस्तावेजों के उपयोगी जीवन को बढ़ाने के लिए, संगठन डिजिटल दस्तावेजों को पेपर दस्तावेजों को परिवर्तित कर रहे हैं। उस कंप्यूटर को आज भी भारी मात्रा में डेटा जनरेट किया जा रहा है, यह पता चला है कि दाखिल दस्तावेज महत्व में बढ़ेगा यदि आप जानते हैं कि दस्तावेज़ों को कैसे संग्रहीत करना है, तो आप स्थान को खाली कर सकते हैं ताकि आपके कंप्यूटर दस्तावेज़ों को अधिक कुशलता से उपयोग में रखे।

चरणों

चित्र संग्रहित पुरालेख दस्तावेज चरण 1
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एक ज़िप फ़ाइल में दस्तावेजों का संग्रह। महत्वपूर्ण लेकिन शायद ही कभी परामर्शित फ़ाइलों के साथ विशेष रूप से उपयोगी, ज़िप फ़ाइलें आपके हार्ड ड्राइव पर मौजूद आपके दस्तावेज़ की जगह को कम करती हैं।
  • बस उन फ़ाइलों का चयन करें जिन्हें आप ज़िप प्रारूप में कनवर्ट करना चाहते हैं।
  • राइट-क्लिक करें और "भेजें" चुनें।
  • आपको "संकुचित (ज़िपित) फ़ोल्डर में फ़ाइलें भेजनी चाहिए।"
  • सुनिश्चित करें कि फ़ाइलें ज़िप किए गए फ़ोल्डर को डबल क्लिक करके हैं। यदि वे हैं, तो आप मूल फ़ाइलों को हटा सकते हैं
  • चित्र का संग्रह पुरालेख दस्तावेज़ चरण 2
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    अपने दस्तावेज़ों को एक अलग भंडारण माध्यम पर माइग्रेट करें डिजिटल संग्रह के लिए लोकप्रिय विकल्प बाहरी टेप ड्राइव, बाहरी हार्ड ड्राइव, या अंगूठे ड्राइव हैं।
  • चित्र संग्रहित संग्रह दस्तावेज़ चरण 3
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    एक सीडी या डीवीडी पर दस्तावेजों का बैकअप लें अगर आपके पास सीडी या डीवीडी बर्नर है बैकअप संग्रह का एक और रूप है, हालांकि आप शायद इस विधि को दूसरे नाम से जानते हैं - डिस्क को जला दें उदाहरण के लिए, विंडोज़ सीडी या डीडीडी में फाइल कॉपी करने के लिए एक फाइल सिस्टम और एक मस्तर्ड प्रारूप (अन्य डिवाइसों पर संगतता के लिए बेहतर) का उपयोग करता है।
    • लाइव फाइल सिस्टम में एक रिकॉर्ड करने योग्य सीडी या डीवीडी को अपने कंप्यूटर की सीडी या डीवीडी बर्नर में डालें।
    • जब डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है, तो "फाइलों को डेटा डिस्क में लिखें" पर क्लिक करें
    • डिस्क को एक नाम दें और "अगला" पर क्लिक करें।
    • रिक्त फ़ोल्डर को डिस्क पर प्रदर्शित होने के लिए रुको। इसका मतलब है कि डिस्क स्वरूपित और फाइल कॉपी करने के लिए तैयार है
    • जिन फ़ोल्डर को आप संग्रहित करना चाहते हैं, फ़ोल्डर खोलें और फ़ाइलों को रिक्त डिस्क पर फ़ोल्डर में खींचें।
    • क्रूर प्रारूप के लिए, अपने कंप्यूटर की सीडी या डीवीडी बर्नर में रिकॉर्ड करने योग्य सीडी या डीवीडी डालें।
    • जब डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है, तो "फाइलों को डेटा डिस्क में लिखें" पर क्लिक करें
    • डिस्क को एक नाम दें और "स्वरूपण विकल्प दिखाएं" पर क्लिक करें
    • "मस्तिष्क" चुनें और "अगला" पर क्लिक करें।
    • रिक्त फ़ोल्डर को डिस्क पर प्रदर्शित होने के लिए रुको। इसका मतलब है कि डिस्क स्वरूपित और फाइल कॉपी करने के लिए तैयार है
    • जिन फ़ोल्डर को आप संग्रहित करना चाहते हैं, फ़ोल्डर खोलें और फ़ाइलों को रिक्त डिस्क पर फ़ोल्डर में खींचें।
  • पुरालेख दस्तावेजों के बारे में तस्वीर चरण 4



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    ऑफसाइट संचय में दस्तावेज़ भेजें
    • फाइलों के लिए भंडारण स्थान के रूप में सेवा करने के अतिरिक्त, बाह्य भंडारण स्थानों को सुरक्षित करना जैसे कि आग और हार्ड ड्राइव विफलताओं जैसे आपदाओं से संबंधित डेटा की रक्षा करना।
    • इस सेवा की पेशकश करने वाली कई कंपनियों के साथ, आपको कंपनी से सीधे विशिष्ट जानकारी के लिए संपर्क करना चाहिए कि वे कैसे काम करते हैं और दस्तावेजों के ऑफसाइट संग्रह में क्या गारंटी शामिल है।
  • पुरालेख दस्तावेज शीर्षक वाले चित्र चरण 5
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    डिजिटल संग्रह के लिए सॉफ्टवेयर का उपयोग करें
    • एक दस्तावेज़ की उपस्थिति को संरक्षित करने के लिए सबसे अच्छी तरह से ज्ञात विधियों में से एक है एक पीडीएफ फाइल बनाकर Adobe द्वारा ऑफ़र किया गया, यह सॉफ़्टवेयर (एडोब एक्रोबेट के नाम से जाना जाता है) दस्तावेज़ों को पीडीएफ प्रारूप में विभिन्न सॉफ्टवेयर से परिवर्तित करना आसान बनाता है। इस प्रारूप में फ़ाइलों को बनाने में कई मुक्त प्रोग्राम भी मौजूद हैं।
    • तथ्य यह है कि विनिर्देशों का सार्वजनिक मतलब है कि Adobe के भविष्य के संस्करण दस्तावेजों के पिछले संस्करणों को पढ़ने में सक्षम होंगे।
    • इसके अतिरिक्त, पीडीएफ रीडर Adobe वेबसाइट से मुफ्त डाउनलोड के लिए उपलब्ध हैं।
  • पुरालेख दस्तावेजों के बारे में चित्र चरण 6
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    दस्तावेजों को संग्रहित करने के लिए प्रौद्योगिकी पर अद्यतित रखें। प्रौद्योगिकी के तेजी से विकास के साथ, आज कल क्या अप्रचलित कल हो सकता है, जो एक नई प्रणाली में संग्रहीत फ़ाइलों को माइग्रेट करने में समस्या पैदा कर सकता है।
  • युक्तियाँ

    • कैटलॉग की गई फ़ाइलों को संग्रहीत किया जाता है, ताकि आप या कोई और जब जरूरत पड़ जाए तो उन्हें ढूंढ सकें। आप सामग्री नाम और रिश्तेदार तिथियों के साथ फ़ाइलों या फ़ोल्डरों को नाम देकर ऐसा कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप व्यावसायिक रिकॉर्ड संग्रहित कर रहे हैं, तो आप "व्यापार फ़ाइलें 1 ै 1 99 7" फ़ोल्डर का नाम दे सकते हैं। बड़ी प्रणालियों पर, फ़ाइलों को उद्देश्यों के लिए मेटाडेटा का उपयोग करने की संभावना है।
    • फ़ाइलों को संग्रहित करने का एक अन्य कारण यह है कि कभी-कभी कानूनी आवश्यकताएं होती हैं जिनकी जानकारी के संग्रह की आवश्यकता होती है

    चेतावनी

    • फ़ाइल भ्रष्टाचार का खतरा एक खतरा है आपकी जानकारी का बैक अप लेने के लिए एक अच्छी तरह से जांच की गई प्रणाली का उपयोग करना सुनिश्चित करें।
    • मल्टीमीडिया डेटा को अक्सर विशिष्ट हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर से जोड़ा जाता है और स्वामित्व प्रणालियों के बाहर पहुंच योग्य नहीं हो सकता है।
    • दस्तावेज़ों को संग्रहित करने के लिए कोई सिस्टम नहीं होने से फ़ाइलों का आकस्मिक नुकसान हो सकता है, खासकर यदि वे गलती से मिट जाते हैं

    आवश्यक सामग्री

    • अलग भंडारण प्रणाली यदि आप किसी दूसरे माध्यम में दस्तावेजों को संग्रहित करना चाहते हैं
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