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आउटलुक 2007 में पुरालेख कैसे करें

स्वत: और मैन्युअल संग्रह माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 2007 फ़ंक्शन हैं जो आपको पुरानी वस्तुओं को कुछ तिथियों पर फ़ाइल में ले जाने की अनुमति देते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक 2007 स्वचालित रूप से प्रत्येक 14 दिनों में आइटम को संग्रहित करता है, लेकिन आप फ़ाइलों को मैन्युअल रूप से चुन सकते हैं या अपने द्वारा निर्दिष्ट तारीखों पर संग्रह दस्तावेज़ों पर ऑटोएर्चिव को संशोधित कर सकते हैं।

चरणों

विधि 1
दस्तावेजों को मैन्युअल रूप से संग्रहित करना

चित्र आउटलुक 2007 में पुरालेख शीर्षक चरण 1
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Outlook 2007 विंडो के शीर्ष पर "फ़ाइल" पर क्लिक करें और "संग्रह करें" चुनें। यह संग्रह संवाद बॉक्स खुल जाएगा।
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    "इस फ़ोल्डर को संग्रहित करें और उसके सब सब फ़ोल्डर्स" के बगल में स्थित रेडियो बटन का चयन करें
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    "पहले संग्रह वस्तुएं" के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें, फिर अपनी पसंद की तिथि का चयन करें। चयनित तिथि से पहले सभी आइटम संग्रहीत किए जाएंगे।
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    "ब्राउज़ करें" पर क्लिक करें, फिर चुनें कि आप अपने कंप्यूटर पर "संग्रह" फ़ोल्डर को संग्रहित करना चाहते हैं।
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    "ठीक है" पर क्लिक करें। निर्दिष्ट दिनांक से पहले Outlook फ़ोल्डर में सभी आइटम संग्रहीत हैं।
  • विधि 2
    स्वत: संग्रह को कस्टमाइज़ करना




    चित्र आउटलुक 2007 में पुरालेख शीर्षक चरण 6
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    Outlook 2007 विंडो के शीर्ष पर "फ़ाइल" पर क्लिक करें और "संग्रह करें" चुनें। यह विकल्प संवाद बॉक्स खोलता है।
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    "अन्य" टैब पर क्लिक करें, फिर "स्वचालित रूप से आर्काइव करें।"
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    "स्वतः ऑटोरेक्वे रन करें" के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें, फिर आवृत्ति का चयन करें जिसके साथ आप चाहते हैं कि फ़ाइलों को ड्रॉप-डाउन मेनू से स्वचालित रूप से संग्रहीत किया जाए। डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक 2007 हर 14 दिनों में पुराने आइटमों की खोज करता है
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    अपनी व्यक्तिगत वरीयताओं के आधार पर निम्नलिखित विकल्पों के बगल में एक या एक से अधिक बक्से देखें:
    • ऑटोअर्चिव चलाए जाने से पहले अनुरोध की पुष्टि: यह फ़ंक्शन आइटमों को संग्रहीत करने से पहले एक अनुस्मारक प्रदर्शित करता है, और आपको इस विशेष ऑटोअर्चिव सत्र को रद्द करने का विकल्प देता है।
    • कालबाह्य आइटम हटाएं: यह सुविधा आउटलुक को स्वचालित रूप से एक निश्चित आयु तक पहुंचने वाली वस्तुओं को हटाने की अनुमति देती है।
    • पुराने आइटमों को संग्रहित या हटाएं: यह सुविधा आउटलुक को किसी विशिष्ट आयु तक पहुंचने वाली फ़ाइलों को संग्रह या हटाने की अनुमति देती है।
    • फ़ोल्डर फ़ोल्डर में फ़ाइल फ़ोल्डर दिखाएं: सक्षम होने पर, यह सुविधा Outlook के बाएं नेविगेशन फलक में फ़ाइल फ़ोल्डर को प्रदर्शित करती है ताकि संग्रहित वस्तुओं तक पहुंच की सुविधा हो।
    • से आइटम निकालें: यह सेटिंग आपको आयु के अनुसार संग्रहित वस्तुओं को चुनने देती है। आप इन सभी वस्तुओं को एक दिन और 60 महीनों के बीच संग्रहित करने के लिए चुन सकते हैं।
    • पुराने आइटम निकालें: यह सुविधा संग्रहीत वस्तुओं के लिए आपके कंप्यूटर पर एक स्थान का चयन करने की अनुमति देता है।
    • आइटम को स्थायी रूप से हटाएं: सक्षम होने पर, यह ऑब्जेक्ट पुराने आइटमों को बिना संग्रहित किए हटा देता है
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    "ठीक है" पर क्लिक करें। नई ऑटोअर्चिव सेटिंग अब सहेजी गई और सक्षम की गई हैं।
  • युक्तियाँ

    • अपने कंप्यूटर पर किसी दूसरे स्थान पर पुराने दस्तावेज़ों को संग्रहित करें यदि आपका आउटलुक कहता है कि भंडारण स्थान खत्म हो रहा है इससे पुराने फाइलों को हटाए बिना उन्हें सहेज लिया जाएगा, आउटलुक में या मेल सर्वर पर स्थान मुक्त कर दिया जाएगा।

    चेतावनी

    • यदि आप कार्यस्थल में Outlook 2007 का उपयोग कर रहे हैं, तो ध्यान रखें कि आपके द्वारा अपने नेटवर्क व्यवस्थापक द्वारा सेट की गई कोई भी सेटिंग आपकी स्वयं को ओवरराइड कर सकती है कुछ मामलों में, आपका बॉस आपके कम्पनी के सर्वर पर अंतरिक्ष को प्रबंधित करने और खाली करने के लिए कुछ संग्रह विकल्प छोड़ सकता है।
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