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चुनें कि आप किस वर्णमाला प्रणाली का उपयोग करना चाहते हैं। वर्णमाला के अक्षरों के अनुक्रम की तरह कुछ भी सरल, इसके असर और विकल्प हैं। उनमें से एक को हमेशा के लिए उपयोग करने के लिए चुनें
- पत्र द्वारा पत्र: आप शब्दों के बीच की जगह की अनदेखी करते हुए अक्षरों के अनुक्रमिक आदेश के अनुसार फ़ाइलों को अलग कर सकते हैं।
- शब्द द्वारा शब्द: आधार प्रत्येक संगठन के पहले अक्षर पर संगठन, सीधे उत्तराधिकार में।
- यूनिट द्वारा यूनिट: संगठन को करते समय प्रत्येक शब्द, संक्षिप्त नाम और प्रारंभिक पर विचार करें - यह सबसे अधिक अनुशंसित विकल्प है
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समान दस्तावेज़ों को समूह बनाएं जब आप हाथ में सभी आइटम नहीं हैं, उन्हें सेट में शामिल होने का फैसला: एक शब्दकोश के रूप में (वर्णमाला क्रम में, कोई फर्क नहीं पड़ता फ़ाइलों की प्रकृति) या विश्वकोश (प्रकार या विषय के अनुसार दस्तावेजों समूहीकरण और फिर इसे से अलग वर्णमाला क्रम में एक बार)
- यदि आपको कई अलग-अलग प्रकार की फाइलों (व्यंजनों, प्राप्तियां और वाउचर, पत्र आदि) को संगठित करना है, तो विश्वकोश प्रारूप का उपयोग करना सबसे अच्छा है। समूह की वस्तुओं को प्रकृति के अनुसार, और फिर वर्णित रूप से रंगीन डिवाइडर, स्टिकर या पोस्ट का उपयोग करके उन्हें सॉर्ट करें
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दस्तावेज़ों का एक सूचकांक इकट्ठा करें यदि आप इस रणनीति का पालन करना चुनते हैं, तो उचित इकाइयों में विशिष्ट खिताब के प्रत्येक भाग को रखें। ऐसा करने के लिए, प्रत्येक नाम के तत्वों को अलग करें और कुछ फ़ाइलों को वर्णानुक्रम में निर्दिष्ट करने के लिए एक नया शब्द बनाएं- जो आम नाम से अलग हो सकता है। उदाहरण के लिए:
- कल्पना कीजिए कि आप निम्नलिखित व्यवस्थित करने के लिए है: एक शीर्षक मकड़ियों पर लेख "मकड़ियों की रात खाने की आदतों," मारिया डा सिल्वा, इन arthropods में एक विशेषज्ञ, और के एक चिड़ियाघर में पशु प्रदर्शनी का एक प्रचारक पत्रक की जीवनी।
- मारिया दा सिल्वा की जीवनी को "सिल्वा, मारिया दा" के रूप में अनुक्रमित किया जाएगा। (क्योंकि उपनाम इस प्रकार के संगठन में सबसे पहले आता है) और "एस" पत्र के तहत आ जाएगा।
- यदि आप एक शब्दकोष के रूप में सब कुछ अलग करना चुनते हैं, तो लेख "स्पाइडरों की रात खाने की आदत" को अपने प्राकृतिक रूप में अनुक्रमित किया जा सकता है इस प्रकार, यह "एच" ("आदत") के पत्र के तहत होगा।
- वैकल्पिक रूप से, आप कर सकते हैं सूचकांक "मकड़ियों की रात खाने की आदतों" और "मकड़ियों, की रात खाने की आदतों" (यदि आप के बजाय अलग ही क्या इन आर्थ्रोपोड़ा के विषय से संबंधित है के, एक विश्वकोश की तरह यह सब भिगोने रहे हैं)। इस प्रकार, दस्तावेज़ "ए" पत्र के तहत होगा
- पेशेवर पुस्तिका को "मकड़ियों, प्रदर्शनियों (चिड़ियाघर) के रूप में अनुक्रमित किया जा सकता है एक्स "- खासकर यदि आप इस अनुभाग में और सामग्री जोड़ रहे हैं, जैसे अन्य चिड़ियाघर से अधिक पत्रक:" मकड़ियों, प्रदर्शन (चिड़ियाघर) y साल्वाडोर ")।
- यदि आप चाहें, तो पुस्तिका को "चिड़ियाघर" के रूप में व्यवस्थित करें एक्स साओ पाउलो का, "खासकर यदि आप चिड़ियाघर से संबंधित अधिक सामग्री जोड़ते हैं या यदि आप विश्वकोश शैली में समूह बनाना चाहते हैं और भौगोलिक स्थिति के अनुसार
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सूचकांक में नाम के अनुसार वर्णानुक्रम में दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करें। आम तौर पर, पत्रों का सामान्य अनुक्रम इस प्रकार होता है, ए (प्रथम) से लेकर जेड तक (अंतिम)। फ़ाइलों को भेद करने और अलग करने के लिए अधिक से अधिक विशिष्ट जानकारी का उपयोग करें उदाहरण के लिए:
- पिछले चरण का सूचकांक क्रम कुछ ऐसा हो सकता है (उपयोग किए जाने वाले सिस्टम के आधार पर): "मकड़ियों की रात भर खाने की आदतों", "सिल्वा, मारिया दा।" और "चिड़ियाघर" एक्स साओ पाउलो का (मकड़ियों का प्रदर्शन) " या "मकड़ियों, प्रदर्शनियां (चिड़ियाघर एक्स साओ पाउलो का), "मकड़ियों, रात के खाने की आदतों" और "सिल्वा, मारिया दा।"
- यदि कोई दस्तावेज़ "हाथी" के बारे में बोलता है, तो इसे "ड्रॉमेडीरी" थीम के साथ कुछ के बाद डाल दिया। यदि आपके पास कुछ है जो "कंगारू" की बात करता है, तो इसे दो पिछला वाले फाइल "स्पाइडर", बदले में, संगठन की शुरुआत में आती है, "व्हेल" जैसी कुछ चीज़ों के बाद। इस प्रकार, अंतिम क्रम होगा: "स्पाइडर", "व्हेल", "कंगारू", "ड्रॉमेडीरी" और "हाथी"।
- यदि आप "अररान्हा" जैसी कुछ जोड़ना चाहते हैं, तो इसे "स्पाइडर" के लिए फ़ाइल के बाद डाल दें - दोनों "ए" से शुरू होते हैं और दूसरे अक्षर के रूप में "आर" है - इसलिए तीसरा अक्षर ("I" और "ए" क्रमशः क्रम निर्धारित करने के लिए) अंत में, उनकी फ़ाइल इस तरह दिखाई देगी: "स्पाइडर", "अरिंणा", "व्हेल", "कंगारू", "ड्रॉमेडीरी" और "हाथी"।
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दस्तावेज़ फ़ोल्डर लेबल करें वस्तुओं को खोजने के लिए और कठिनाइयों के बिना निर्देशिका में अधिक सामग्री जोड़ने के लिए, अपनी सामग्री के अनुक्रमित नाम से प्रत्येक को चेक करें।
- सही फ़ोल्डर में नए आइटम रखो।
- यदि आप चाहें, तो दस्तावेज़ों के आसान उपयोग के लिए उसके बाद और रंगीन स्टिकर का उपयोग करें। यदि आपने वस्तुओं को एक विश्वकोष के रूप में समूहीकृत किया है, उदाहरण के लिए, प्रत्येक एक अलग टोन के साथ अलग, वस्तुओं को चिन्हित करना और रंगीन लेबल के समान करना
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फाइलिंग और अनुक्रमण प्रणाली रिकॉर्ड और दस्तावेज। संगत रहें, चाहे आप किस प्रकार का संगठन चुन सकें फाइलों तक पहुंच वाले सभी लोगों के लिए यह आसान बनाएं उदाहरण के लिए, आप एक दस्तावेज़ बना सकते हैं और उसे साझा कर सकते हैं जो आइटम को अलग करने के लिए नियमों को निर्दिष्ट करता है जिससे कि प्रत्येक व्यक्ति को रणनीति से अधिक लाभ मिले।
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नई वस्तुओं और दस्तावेजों को सही तरीके से रखें अपने पसंदीदा सिस्टम के अनुसरण में, सूचकांक और वर्णानुक्रम में अपने नाम के अनुसार फ़ाइल में सब कुछ डाल दें। जितनी जरूरत हो, हाल के आइटमों के लिए जगह बनाने के लिए जो कुछ भी बड़ा है, ले लो।