एक मेल मर्ज कैसे करें

शब्द में प्रश्नों का उत्तर दें कार्यालय मेल मर्ज टूल में आपके जीवन को आसान बनाने के लिए कुछ कदमों के साथ एक अंतर्निहित विज़ार्ड है, डेटा को अधिक बुद्धिमानी और सटीक रूप से चुनना

• जिस दस्तावेज़ का आप लिख रहे हैं उसे चुनकर प्रारंभ करें उस विकल्प का चयन करें जो आपको सबसे अच्छा सूट और अगला क्लिक करें।
• "होम डॉक्यूमेंट" (प्राथमिक दस्तावेज़) का उपयोग करें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं। यदि आप इन चरणों का पालन करते हैं, तो आप "वर्तमान दस्तावेज़ का उपयोग करें" चुन सकते हैं अगला क्लिक करें

उपयोग करने वाली फ़ाइल चुनें यह आपके द्वारा बनाए गए डेटा से पहले फाइल है उपयुक्त विकल्प चुनें और फ़ाइल को ब्राउज़ करने के लिए अगला क्लिक करें और इसे अपने दस्तावेज़ में जोड़ें।

• यदि आप Outlook पता पुस्तिका का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो यह विकल्प चुनें

चुनें कि कौन सा डेटा उपयोग करेगा कार्यालय आपको अपनी इच्छानुसार लाइनों का चयन या निकालने देता है यह आपको यह चुनने की अनुमति देता है कि आप दस्तावेज़ में जो डेटा फ़ाइल जानकारी जोड़ना चाहते हैं, डेटा फ़ाइल को और भी उपयोगी बनाते हैं क्योंकि इसमें विभिन्न दस्तावेज़ों में उपयोग के लिए जानकारी हो सकती है। जब आप संतुष्ट हो जाते हैं, तो अगला क्लिक करें।

• डेटा को प्रत्येक कॉलम के नाम से बॉक्स पर क्लिक करके सॉर्ट किया जा सकता है। यह उपयोगी हो सकता है यदि आपको जल्दी से विभिन्न सूचनाएं मिलनी हों

डेटा फ़ील्ड दर्ज करें विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर आपको दस्तावेज़ लिखने के लिए प्रेरित किया जाएगा, यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, और आपके पास दस्तावेज में फाइल का डेटा दर्ज करने के लिए कई विकल्प होंगे।

• कर्सर रखकर डेटा फ़ील्ड दर्ज करें जहां आप फ़ील्ड को रखना चाहते हैं, और विज़ार्ड में उचित विकल्प चुनना।
  • आप डेटा फ़ील्ड को गलत या डुप्लिकेट स्थानों में बैटस्पेस दबाकर या कीबोर्ड पर हटाकर हटा सकते हैं, जैसे आप एक पत्र या नंबर हटाते हैं।
• डिफ़ॉल्ट जानकारी उस दस्तावेज़ के प्रकार के आधार पर थोड़ा बदलती है जिसे आप लिख रहे हैं, जिस विज़ार्ड को आपने बताया है कार्यालय आपके द्वारा प्रदान किए गए डेटा से सही तरीके से जानकारी को व्यवस्थित करने के लिए सबसे अच्छा करता है उदाहरण के लिए, यदि आप व्यावसायिक पत्र लिख रहे हैं, तो आपको एक एड्रेस बुक सम्मिलित करने का एक विकल्प दिखाना चाहिए, जिसमें प्रत्येक प्राप्तकर्ता का पहला और अंतिम नाम और पूरा पता, कुछ पंक्तियों में सॉर्ट किया गया है।
  • कुछ पूर्व-परिभाषित विकल्प आपके लिए उपयुक्त जानकारी भरने के लिए एक अतिरिक्त विंडो खोलेंगे। वे सभी अधिक या कम सरल और समझने में आसान हैं।
  • यदि आप एक प्रीसेट का उपयोग कर रहे हैं और यह सही जानकारी प्राप्त करने में सक्षम नहीं है, तो प्रोग्राम को सिखाने के लिए "फ़ील्ड का मिलान करें" बटन क्लिक करें, जो नाम क्षेत्र के डिफ़ॉल्ट नामों के अनुरूप हैं I उदाहरण के लिए, आप सिखा सकते हैं कि वह एड्रेस बुक में "स्टेटस" डेटा को भरने के लिए अपने डेटा फ़ाइल की "यूएफ" श्रेणी का उपयोग कर सकते हैं।
• अपने खुद के खेतों का उपयोग "अधिक विकल्प" पर क्लिक करें आप प्रत्येक कॉलम में रखे नाम देख सकते हैं और फिर उनका उपयोग कर सकते हैं।

अपने कार्ड की जांच करें जब तक आप इसे प्रिंट नहीं करते, तब तक मेल मर्ज आप अपने प्राथमिक दस्तावेज़ में जो फ़ील्ड-विशिष्ट जानकारी जोड़ चुके हैं, नहीं दिखाता है, लेकिन वर्ड एक पूर्वावलोकन फ़ंक्शन प्रदान करता है जो आपको चेक आउट करने और सुनिश्चित करने के लिए कि जानकारी सही स्थानों पर दिखाई दे रही है जिस तरह से आप इसे दस्तावेज़ में डालते हैं इस समारोह का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें जब तक आपको यकीन न हो कि सब कुछ क्रम में है।

मेल मर्ज को समाप्त करें मेल मर्ज विज़ार्ड की अंतिम स्क्रीन आपको बताती है कि सब कुछ जगह में है और छपाई के लिए तैयार है। जानकारी प्रत्येक मुद्रित दस्तावेज़ में दिखाई देगी, और यह कार्यक्रम उपलब्ध विभिन्न सूचनाओं के बराबर दस्तावेज़ों की संख्या प्रिंट करेगा।

• यदि आप विशिष्ट कार्ड में व्यक्तिगत संपादन करना चाहते हैं, तो आप प्रिंट करने से पहले "व्यक्तिगत कार्ड संपादित करें" पर क्लिक करके यह विज़ार्ड स्क्रीन पर भी कर सकते हैं।

फ़ील्ड दर्ज करें अब जब आपने जानकारी को एक डेटाबेस में रखा है जो कि OpenOffice.org समझ सकता है, तब तक सीधे मेल के लिए डेटाबेस का उपयोग करना सरल होता है, जब तक कि आपको सही कदम पता है।

• सम्मिलित करें मेनू से, "फ़ील्ड" चुनें और फिर "अन्य ..." चुनें। ऐसा करने का दूसरा तरीका Ctrl + F2 दबाकर है
• दिखाई देने वाली विंडो में, "डेटाबेस" टैब पर क्लिक करें
• विंडो के निचले दाएं दाईं ओर ब्राउज़ करें बटन पर क्लिक करें और आपके द्वारा बनाए गए डेटाबेस को ढूंढें।
  • जब आप अपना डेटाबेस चुनते हैं, तो यह विंडो के दाईं ओर "डेटाबेस चयन" नामक सूची में दिखाई देगा।
• विंडो के बाईं ओर "प्रकार" सूची में, "मेल मर्ज फ़ील्ड" चुनें
• अपने डेटाबेस के आगे + पर क्लिक करें और एक कार्यपत्रक नीचे दिखाई देना चाहिए। इसके बगल में + क्लिक करें, और आप देखेंगे और जब आप कार्यपत्रक बनाते हैं तो आपको चुना गया फ़ील्ड का नाम दिखाई देगा।
• उस फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं और सम्मिलित करें क्लिक करें, या आप उसे सही स्थिति में रखने के लिए कट और पेस्ट कर सकते हैं।
  • उस कर्सर को याद रखना याद रखें जहां आप फ़ील्ड इसे डालने से पहले करना चाहते हैं, या आपको इसे सही स्थिति में प्राप्त करने के लिए काट और पेस्ट करना होगा।
  • कार्यालय की तरह, पाठ फ़ील्ड को आपके प्राथमिक दस्तावेज़ में अल्फ़ान्यूमेरिक वर्णों के रूप में माना जाता है। आप इसे अंतरिक्ष बार के साथ स्थानांतरित कर सकते हैं और इसे हटाने की कुंजी के साथ हटा सकते हैं।