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प्रवेश में Excel स्प्रेडशीट कैसे आयात करें

एक्सेस एक संबंधपरक डेटाबेस प्रबंधक है जो आपको एक या अधिक डेटाबेस को एक सिस्टम में आयात करने की अनुमति देता है ताकि यह सामान्य क्षेत्रों को जोड़ सके। क्योंकि एक एकल एक्सेस फ़ाइल में कई एक्सेल स्प्रैडशीट्स होते हैं, कार्यक्रम भी बड़ी मात्रा में जानकारी एकत्र करने या विश्लेषण करने का एक शानदार तरीका है। सबसे पहले, हालांकि, आपको प्रवेश के लिए Excel कार्यपत्रक आयात करना होगा। इस प्रक्रिया के लिए केवल कुछ चरणों की आवश्यकता है।

चरणों

भाग 1
एक्सेल से एक्सेस तक आयात की तैयारी

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अपने कंप्यूटर पर दोनों प्रोग्राम खोलें आप उन्हें सीधे Microsoft वेबसाइट से डाउनलोड कर सकते हैं।
  • एक्सेल और एक्सेस को डाउनलोड करने और स्थापित करने के बाद, "स्टार्ट" मेनू पर क्लिक करें और "सभी प्रोग्राम" चुनें।
  • "माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस" पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "एक्सेस" (या "एक्सेल") चुनें। यह संभव है कि आपके पास पहले से ही कोई एक्सेल स्प्रैडशीट है, जिसे किसी व्यक्ति द्वारा पहले डाउनलोड या भेजा गया था। Microsoft Office आपको इस प्रकार की फ़ाइल को पढ़ने देता है
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    Excel वर्कशीट को एक्सेस करने से पहले इसे साफ करें एक्सेस करने के लिए एक्सेल आयात करना आसान होगा यदि आप पहले कुछ समायोजन करते हैं चाबियाँ आयातित शीट्स में लगातार डेटा रखता है
    • कॉलम हेडर (या फ़ील्ड नाम) स्पष्ट रूप से और समझदारी से बनाने के लिए एक्सेल स्प्रैडशीट की पहली पंक्ति का उपयोग करने के लिए सलाह दी जाती है। उदाहरण के लिए, कॉलम के लिए व्यक्तियों का अंतिम नाम होता है, कॉलम शीर्षक / फील्ड नाम का नाम दें "अंतिम नाम" करने के लिए स्पष्ट और सटीक रहें क्योंकि इससे कॉलम हेडिंग को एक स्प्रैडशीट से दूसरे के साथ संयोजन करने का प्रयास करना आसान होगा।
    • एक्सेस आपको दो या अधिक कार्यपत्रकों के बीच सामान्य फ़ील्ड्स को लिंक करने की अनुमति देता है चलो एक एक्सेल कार्यपत्रक जिसमें एक पेरोल की जानकारी शामिल की कल्पना करते हैं। इसमें कर्मचारियों के प्रथम और अंतिम नाम, पता और वेतन शामिल हैं। मान लें कि आप इस वर्कशीट को एक दूसरे एक्सेल वर्कशीट के साथ एक्सेस में जोड़ना चाहते हैं जिसमें वित्तीय अभियान से योगदान के बारे में जानकारी शामिल है। दूसरे वर्कशीट में नाम, पता और लोगों के योगदान शामिल हैं एक्सेस आपको एक-दूसरे के साथ अलग-अलग स्तंभ शीर्षकों को गठबंधन करने की अनुमति देता है उदाहरण के लिए, आप नामों से लिंक करेंगे कि यह देखने के लिए कि दोनों नामों के नाम पर मौजूद लोग मौजूद हैं।
    • एक्सेल स्प्रैडशीट की जांच करें ताकि सुनिश्चित किया जा सके कि प्रत्येक डेटा प्रकार को उसी तरीके से संभाला जाता है, और एक्सेस को आयात करने से पहले उन्हें साफ करने के लिए याद रखना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि एक काल्पनिक पेरोल वर्कशीट में पहले नाम, अंतिम नाम, और मध्य नाम एक कॉलम में शुरुआती है, लेकिन दूसरी वर्कशीट में केवल अलग स्तंभों में पहला और अंतिम नाम शामिल है, एक्सेस उस संयोजन को नहीं पहचाना जाएगा । हेडर / फ़ील्ड कॉलम समकक्ष होना चाहिए।
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    Excel में कॉलम के अंदर की जानकारी को विभाजित करें इस समस्या से निपटने के लिए, एक्सेल में एक कॉलम में सूचना को विभाजित करें ताकि यह गलत तरीके से प्रवेश में "बेजोड़" के रूप में पंजीकृत न हो।
    • एक उदाहरण के रूप में, आप अपना पहला नाम, मध्य नाम प्रारंभिक, और प्रत्येक के अंतिम नाम को अपने स्वयं के एक स्तंभ में विभाजित कर सकते हैं। यदि यह पहले से दूसरे वर्कशीट में पहले से किया गया है, उदाहरण के लिए, एक्सेस में अंतिम नाम को लिंक करने पर, इसे मैच बनाते हैं, जब नाम एक जैसे हों।
    • Excel में एक स्तंभ को विभाजित करने के लिए, इसे हाइलाइट करें। टूलबार पर "डेटा" पर क्लिक करें "कॉलम के लिए टेक्स्ट" पर क्लिक करें आम तौर पर, सही विकल्प "सीमांकित" होगा "अगला" पर क्लिक करें।
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    मर्ज किए गए कॉलम को विभाजित करने के लिए एक्सेल विज़ार्ड का उपयोग करना जारी रखें। अब आप कई कॉलमों के लिए एक में मर्ज करने की प्रक्रिया को पूरा करने के लिए तैयार हैं।
    • चुनें कि कॉलम के अंदर का डेटा "सीमांकित" कैसे है दूसरे शब्दों में, स्तंभ में जानकारी का प्रत्येक टुकड़ा कुछ प्रतीक द्वारा अलग किया जाएगा। सबसे आम हैं: अंतरिक्ष (), अल्पविराम (,), या अर्धविराम (-)। यह आमतौर पर एक स्थान से अलग होता है उदाहरण के लिए, मान लें कि नाम "मैक्स जी। मेस्किटिटा" एक ही स्तंभ में प्रकट होता है। पहला नाम, मैक्स, अंतरिक्ष के द्वारा दूसरे नाम के प्रारंभिक से अलग है। अंतिम नाम, मेस्किटिता, अंतरिक्ष के द्वारा दूसरे नाम के प्रारंभिक से अलग है इसलिए, सीमा विज़ार्ड में "स्पेस" चुनें।
    • "अगला" पर क्लिक करें। फिर "फिनिश" पर क्लिक करें कार्यक्रम को मैक्स, जी और मेस्किटिता नामों को तीन अलग-अलग कॉलम में विभाजित करना चाहिए। अब आप स्तंभों के नए शीर्षक नामों को उन प्रकार की जानकारी को इंगित करने के लिए दे सकते हैं (प्रथम नाम, अंतिम नाम, आदि)। यह एक अच्छा विचार विभाजित पहले डेटा के साथ सेल के अधिकार के लिए कई खाली कॉलम बनाने के लिए किया जा सकता है, के रूप में इस नए खाली स्तंभ (बजाय एक स्तंभ है कि पहले से ही कुछ डेटा शामिल हैं) के लिए जानकारी खेलेंगे।
  • भाग 2
    प्रवेश करने के लिए एक्सेल आयात करना




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    अपने कंप्यूटर पर एक्सेस खोलें "प्रारंभ" मेनू पर क्लिक करें, "माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस" चुनें और "माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस" पर क्लिक करें। Excel वर्कशीट आयात करने के लिए आपको प्रवेश में एक नया रिक्त डेटाबेस खोलने की आवश्यकता है
    • एक नया डेटाबेस बनाने के लिए "खाली डेस्कटॉप डाटाबेस" चुनें
    • यदि आप चाहें तो इसे एक नया नाम दें "बनाएँ" पर क्लिक करें।
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    एक्सेल वर्कशीट को एक्सेस में आयात करें अगला चरण है एक्सेल वर्कशीट (या एक से अधिक) एक्सेस डेटाबेस में निकालने के लिए।
    • एक्सेस डेटाबेस मैनेजर के टूलबार पर "बाह्य डेटा" पर क्लिक करें। "एक्सेल" विकल्प चुनें एक्सेस के कुछ संस्करणों में, आपको उपकरण पट्टी में "फ़ाइल" पर क्लिक करके और "बाह्य डेटा प्राप्त करें" पर यह फ़ंक्शन मिल जाएगा।
    • "फ़ाइल नाम" के अंतर्गत, "ब्राउज़ करें" पर क्लिक करें। इससे आप अपने कंप्यूटर पर एक्सेल वर्कशीट खोज सकते हैं।
    • "चालू डेटा में स्रोत डेटा को मौजूदा डेटाबेस में आयात करें" चेक बॉक्स को छोड़ दें। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह पहले ही चिह्नित है
    • जब आप Excel कार्यपत्रक को आयात करना चाहते हैं, तो उस पर क्लिक करें "ठीक है" पर क्लिक करें। इससे आपको आयात विज़ार्ड पर एक्सेल में प्रवेश तक ले जाया जाएगा।
  • भाग 3
    आयात प्रक्रिया को पूरा करने के लिए विज़ार्ड का उपयोग करना

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    एक्सेस विज़ार्ड में दिए चरणों का पालन करें। स्प्रैडशीट आयात प्रक्रिया को पूरा करने के लिए, विज़ार्ड में दिए गए चरणों का पालन करें।
    • वह वर्कशीट चुनें जिसे आप आयात करना चाहते हैं यह कभी-कभी ऐसा होता है क्योंकि Excel कार्यपत्रक में केवल एक पृष्ठ होता है। हालांकि, कभी-कभी लोग एक एकल कार्यपत्रक के भीतर कई पृष्ठ बनाते हैं, जो वर्कशीट के निचले हिस्से में टैब द्वारा एक्सेस किया जा सकता है। यदि यह मामला है, तो आपको एक्सेस विज़ार्ड को सूचित करना होगा जो कार्यपत्रक का उपयोग किया जाता है। "अगला" पर क्लिक करें।
    • अगले पेज में एक बॉक्स पूछता है, यदि Excel कार्यपत्रक की पहली पंक्ति में हेडर के कॉलम हैं इसका अर्थ यह है कि वर्कशीट पंक्ति प्रत्येक कॉलम (जैसे नाम, पता, वेतन, आदि) के लिए डेटा को पहचानती है। यह एक अच्छा विचार है (यदि आपने स्प्रैडशीट को साफ किया है) स्तंभों में हेडिंग का उपयोग स्पष्ट रूप से और समझदारी से करते हैं। फिर "हां" विकल्प की जांच करने के लिए पहली पंक्ति में कॉलम हेडर होते हैं यह सरलतम दृष्टिकोण है "अगला" पर क्लिक करें।
    • यदि पहली पंक्ति में कॉलम हेडिंग नहीं है, तो अगले पृष्ठ पूछेगा कि क्या आप "फ़ील्ड्स" का नाम बदलना चाहते हैं (वे कॉलम हैडर हैं)। यदि आपने आयात (अनुशंसित) से पहले प्रत्येक फ़ील्ड को स्पष्ट रूप से नहीं बताया है, तो आप ऐसा कर सकते हैं
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    आयात प्रक्रिया समाप्त करें आयात को पूरा करने के लिए केवल कुछ ही कदम हैं। विज़ार्ड का अगला पृष्ठ पूछेगा कि क्या आप प्राथमिक कुंजी की पहचान करना चाहते हैं
    • आपको यह करना नहीं है, लेकिन यह संभव है। प्राथमिक कुंजी का अर्थ है कि कार्यक्रम प्रत्येक पंक्ति की जानकारी को एक अनूठा संख्या प्रदान करेगा। डेटा को व्यवस्थित करने में यह बाद में उपयोगी हो सकता है। "अगला" पर क्लिक करें।
    • अंतिम विज़ार्ड स्क्रीन में एक डिफ़ॉल्ट नाम के साथ एक स्थान है। आप आयात कर रहे एक्सेल वर्कशीट का नाम बदल सकते हैं (जब आप आयात खत्म करते हैं तो पेज की बाईं तरफ प्रवेश में एक "तालिका" बन जाएगी)।
    • "आयात करें" पर क्लिक करें फिर "बंद करें" पर क्लिक करें आप स्क्रीन के बाईं ओर तालिका देखेंगे। वर्कशीट अब एक्सेस में आयात किया गया है
    • यदि आप एक से अधिक डेटासेट लिंक करना चाहते हैं, तो एक या अधिक Excel कार्यपत्रकों के साथ प्रक्रिया को दोहराएं। अब आप एक्सेस में स्प्रैडशीट्स के डेटा को जोड़ने के लिए तैयार हैं।
  • चेतावनी

    • यदि एक्सेल फ़ाइल एक्सेस के किसी दूसरे संस्करण से है, तो आपको आयात के साथ कठिनाई हो सकती है।
    • इसे पर्याप्त पर जोर नहीं दिया जा सकता है: इसे आयात करने से पहले वर्कशीट को साफ करने की सिफारिश की गई है। दूसरे शब्दों में, इसका अर्थ है डेटा का विश्लेषण करना जो कुछ समस्या पैदा कर सकता है।
    • हमेशा मूल कार्यपत्रक की प्रतिलिपि रखें ताकि आप कुछ गलत हो जाने पर प्रक्रिया दोहरा सकें।
    • आप पहुंच में 255 से अधिक फ़ील्ड आयात नहीं कर सकते

    सूत्रों और कोटेशन

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