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एक बंद चुनें पत्र के अंत में ग्रीटिंग सम्मान और औपचारिकता दर्शाता है। "ईमानदारी से," "सौहार्द" और "आदरणीय" अच्छे विकल्प हैं थोड़े कम औपचारिक होने के लिए, लेकिन अभी भी ध्वनि पेशेवर, "सर्वश्रेष्ठ संबंध" और "बहुत बहुत धन्यवाद" का विकल्प चुनें। नमस्कार के बाद एक अल्पविराम का उपयोग करना याद रखें
2
पत्र पर हस्ताक्षर करें हस्ताक्षर के लिए टेक्स्ट के अंत में लगभग चार पंक्तियाँ छोड़ दें। पृष्ठ को प्रिंट करने के बाद साइन इन करें, या यदि आप इसे ईमेल करने जा रहे हैं, तो हस्ताक्षर स्कैन करें और इसे टेक्स्ट दस्तावेज़ में संलग्न करें अधिमानतः, नीले या काली स्याही से साइन इन करें।
- यदि आप किसी के नाम में पत्र पर हस्ताक्षर करने जा रहे हैं, तो हस्ताक्षर करने से पहले "पीपीः" लिखें। पीपी का अर्थ है "प्रॉक्सी द्वारा" - शब्द लैटिन "प्रति क्रियात्मकता" से आता है।
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अपना नाम और आपकी संपर्क जानकारी दर्ज करें हस्ताक्षर स्थान के नीचे, अपना नाम, फोन नंबर, ईमेल पता, और कोई अन्य लागू संपर्क जानकारी दर्ज करें। प्रत्येक जानकारी के लिए एक पंक्ति का उपयोग करें
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टाइपिस्ट के आद्याक्षर सम्मिलित करें यदि किसी और ने आपके लिए पत्र लिखा है, तो हस्ताक्षर ब्लॉक के नीचे उनके नाम के पहले अक्षर शामिल करें। कुछ मामलों में, पत्र के आद्याक्षर भी शामिल किए गए हैं ताकि यह स्पष्ट हो सके कि पाठ पर कौन काम करता है।
- उदाहरण के लिए, यदि आप केवल टाइपिस्ट के आइनेल्स को शामिल करते हैं, तो लोअरकेस में ऐसा करें: mp
- यदि आप लेखक के पहले अक्षर भी शामिल करना चाहते हैं, तो उन्हें ऊपरी मामले में प्रिंट करें और लोअरकेस अक्षरों में टाइपिस्ट के पहले अक्षर रखें: जेसी: एमपी या जेसी / एमपी।
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अटैचमेंट याद रखें यदि आपने प्रेषक के लिए अतिरिक्त दस्तावेज शामिल किए हैं, तो संपर्क की जानकारी के नीचे दी गई कुछ पंक्तियों को सूचीबद्ध करें, जिसमें दस्तावेज़ों की संख्या और प्रकार शामिल हैं। उदाहरण के लिए, लिखें: "अनुलग्नक (2): पाठ्यचर्या, विवरणिका"।
- यदि आप चाहें, तो शब्द अटैचमेंट संक्षिप्त करें
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अन्य संभावित प्राप्तकर्ताओं के नाम जोड़ें। यदि आप किसी दूसरे को पत्र की एक प्रति भेज रहे हैं, तो उसे पाठ में उद्धृत करें अटैचमेंट की रेखा के नीचे, "सीसी:" (प्रतिलिपि) शब्द और व्यक्ति के नाम और शीर्षक के बाद शब्द शामिल करें। अतीत में, जब कार्बन पेपर पर अक्षरों को टाइप किया गया था, "सीसी" का इस्तेमाल "कार्बन कॉपी" के लिए किया गया था।
- उदाहरण के लिए: "सीसी: मारिया जोआक्विना, विपणन के उपाध्यक्ष"
- यदि आप दो से ज्यादा लोगों को पत्र भेजना चाहते हैं, तो पहले एक के नीचे अन्य नामों को दोहराएं, लेकिन "सीसी:" के बिना।