माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक नियमों के साथ आपका ई मेल कैसे प्रबंधित करें I

यह सरल लगता है लेकिन क्या यह है? क्या आप सही कदम उठा रहे हैं? माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक मेल फ़ोल्डर्स का उपयोग करते हुए अपने ईमेल को प्रबंधित करने का एक तरीका है, लेकिन यह हमेशा स्पष्ट नहीं होता कि यह कैसे सबसे प्रभावी तरीके से करना है।

सामग्री

चरणों
युक्तियाँ
चेतावनी

चरणों

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक नियमों का उपयोग कर ईमेल प्रबंधित करें शीर्षक चरण 1

व्यक्तियों या लोगों के समूह को पहचानें जिनसे आपको ई-मेल अक्सर प्राप्त होता है

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक नियमों का उपयोग कर ईमेल प्रबंधित करें शीर्षक चरण 2

उन व्यक्तियों या समूहों के लोगों की पहचान करें जिन्हें आप अक्सर ईमेल करते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक नियमों का उपयोग करते हुए ईमेल प्रबंधित करें

आउटलुक मेल में, एक्शन, नियम और अलर्ट के अंतर्गत, प्रत्येक व्यक्ति या समूह के लिए नए नियम बनाते हैं, जिन्हें आपको अक्सर ई-मेल प्राप्त होता है, और ये ईमेल इनबॉक्स फ़ोल्डर के एक विशिष्ट फ़ोल्डर भाग को निर्देशित करते हैं।

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निर्धारित करें कि जब आप चाहते हैं ए) सतर्क होने पर आपको इस व्यक्ति या समूह से विशेष संदेश प्राप्त होता है और / या बी) को तुरंत पढ़ा जाता है। अन्य विकल्पों और कार्यों को देखने के लिए देखें कि क्या वे मदद कर सकते हैं। ।

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प्रत्येक व्यक्ति समूह या उस व्यक्ति के लिए नए नियम बनाएं जो आप अक्सर ईमेल करते हैं, और उन्हें भेजे गए ईमेल की एक प्रति के रूप में स्थानांतरित करने के लिए निर्देशित करें जो आप भेजे गए फ़ोल्डर के भीतर एक विशिष्ट फ़ोल्डर में भेज रहे हैं।.

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प्राथमिकता के आधार पर, तय करें कि आप किस नियम को नियम लागू करने से रोकना चाहते हैं यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब ऐसे नियमों के साथ काम करना जो आपके ईमेल के साथ सौदा करते हैं भेजता है- अन्यथा, आप एक ही संदेश की एक से अधिक प्रतियां सहेजेंगे।

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"शिपिंग प्रोसेसिंग" नाम के सभी शिपिंग नियमों के नीचे एक शिपिंग नियम है। यह नियम ऐसे ईमेल उठाएगा, जो अलग-अलग सबफ़ोल्डर्स में नहीं रखा गया था।

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समय-समय पर, "प्रेषित" फ़ोल्डर को भेजे गए ईमेल का मूल्यांकन करें और अन्य सबफ़ोल्डर में स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं। संदेशों की संख्या में भेजा यह इंगित कर सकता है कि आउटगोइंग ईमेल के लिए नई उप-श्रेणियां बनाने का समय कब है

Microsoft Outlook नियमों का उपयोग करके ईमेल प्रबंधित करें चरण 9

समय-समय पर, "इनबॉक्स" ईमेल का मूल्यांकन करें जो "इनबॉक्स" फ़ोल्डर में भेजे जाते हैं और अन्य उपश्रेणी में स्थानांतरित नहीं होते हैं। संदेशों की संख्या में इनबॉक्स आप बता सकते हैं कि आने वाले ईमेल के लिए नई उप-श्रेणियां बनाने का समय कब है

युक्तियाँ

आपके द्वारा ईमेल के लिए बनाए गए फ़ोल्डर के लिए भेजा, आपको खेतों को निकालने के लिए दृश्य समायोजित करना होगा (फ़ोल्डर के पूर्वावलोकन / सॉर्ट क्रम पर राइट-क्लिक करें, वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें, फ़ील्ड ...) की और प्राप्त और फ़ील्ड जोड़ें को और भेजा.
उदाहरण के लिए, विज्ञापन ईमेल आगमन पर दिलचस्प हो सकते हैं, लेकिन जल्द ही प्रासंगिकता कम हो सकती है और इसे हटाया जा सकता है। बैंकों और रसीदों के नोटिस को अब तक बचाया जा सकता है
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक जैसी ईमेलों को संगठित करने के लिए कुछ महत्वपूर्ण बातें सीख रही हैं कि ईमेल श्रेणियां कैसे तैयार करें और उन्हें प्राथमिकता दें - जैसे कि आपके "ईमेल गार्डन" को छंटनी - ताकि आप सूचना के "उत्कर्ष" से लाभ उठा सकें प्राप्त किया।
जब ईमेल भेजा और प्राप्त वर्गीकृत किया जाता है, यह देखना आसान है कि ईमेल की "वृद्धि" कहां होती है, यह तय करना है कि नई शाखाओं को कैसे छाँटें और बनाएं।
आप अपने फ़ोल्डर को देखने के लिए अन्य उपयोगी फ़ील्ड भी जोड़ना चाह सकते हैं। आकार आपको संदेश आकार देखने और व्यवस्थित करने की अनुमति देगा। आप ईमेल के बाहर उन्हें प्रबंधित करके बड़े ईमेल के माध्यम से फ़ोल्डर्स वजन करना चाहते हैं (उदाहरण के लिए, महत्वपूर्ण अटैचमेंट्स सहेजना या आउटलुक के बाहर एक पूरा ईमेल सहेजना)
"अपठित आइटम्स की कुल संख्या" दिखाने के लिए फ़ोल्डर गुणों को बदलने पर विचार करें, खासकर यदि आप महत्वपूर्ण नए संदेश प्राप्त होने के लिए अलर्ट प्राप्त कर रहे हैं।
अगर आपको आउटलुक में स्पैम के लिए मदद की ज़रूरत है, तो स्पंबैयस प्रोग्राम का उपयोग करें, जो प्रयोग में आसान, छोटा और मुफ्त है।

चेतावनी

जब किसी फ़ोल्डर में संदेशों की संख्या एक निश्चित संख्या (50? 100? 200?) के करीब है, तो यह समय निकालने का समय है कि फ़ोल्डर सफाई या उप-वर्गीकरण की आवश्यकता है या नहीं।
अपने ईमेल के लिए आउटलुक नियम बनाने से पहले आउटलुक के अपने होम वर्जन का उपयोग करें और आउटलुक (या इसके उलट, जो कि आप प्राथमिकताएं हैं उसके आधार पर) के आपके कार्यशील संस्करण में कोई बदलाव करने से पहले।

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