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इन अभिलेखों तक पहुंचने के लिए चिकित्सा इकाई के प्रभारी से पूछें। मेडिकल रिकॉर्ड के आयोजन में पहला कदम डॉक्टर, नर्सों, कायरोप्रैक्टर्स, फिजियोथेरेपिस्ट, मनोवैज्ञानिकों आदि के उपचार और निदान के बारे में जितनी संभव हो उतनी प्रतियां इकट्ठा करना है। कानून आपके स्वास्थ्य की स्थिति के बारे में कुछ जानकारी तक पहुंचने का अधिकार देता है।
- इन फ़ाइलों की प्रतियों का अनुरोध करते समय विनम्र और रोगी रहें कृपया बताएं कि आप अपनी खुद की रजिस्ट्री बनाना चाहते हैं। कुछ चिकित्सक और अस्पताल संभवत: चिकित्सकीय कदाचार के डर के लिए इन दस्तावेजों तक पहुंच की अनुमति देने में संकोच करते हैं।
- रिकॉर्ड प्रबंधकों को उन्हें व्यवस्थित करने के लिए कुछ समय की आवश्यकता हो सकती है, क्योंकि यह एक संभावना है कि वे एक फ़ाइल में नहीं हो सकते हैं। यदि लागू हो, तो बाद में स्थान पर वापस जाने के लिए एक नियुक्ति करें।
- मेडिकल रिकॉर्ड सभी डॉक्टर और अस्पताल द्वारा उठाई गई सभी सूचनाएं इकट्ठा करती हैं जहां एक ही फाइल में आपको इलाज किया गया है।
- कानून मरीज को स्वास्थ्य संबंधी अधिकांश जानकारी (मेडिकल रिकॉर्ड, छवियां, परीक्षाओं के परिणाम, वित्तीय रिकॉर्ड आदि) की गारंटी देता है। हालांकि, कुछ डेटा गोपनीय है, जैसे कि मानसिक आकलन (एक इलाज के दौरान एक मानसिक स्वास्थ्य पेशेवर द्वारा की गई नोट्स) और नागरिक या आपराधिक कार्यवाही में उपयोग के लिए दस्तावेज़
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सभी दस्तावेजों की एक प्रति रखें। एक बार जब आप अस्पताल से वांछित जानकारी प्राप्त करते हैं, तो सभी की एक प्रति बनाएं। रिकॉर्ड में सभी प्रयोगशाला परीक्षणों और परीक्षाओं, निदान, उपचार रिपोर्ट, रेडियोलॉजी, वाचा बयान और सभी चिकित्सालयों से चिकित्सा सिफारिशों के परिणामों की प्रतियां शामिल हैं। यह संभवतया सहायक टीम है जो मूल दस्तावेजों की नकल करेगा।
- यद्यपि सभी आवश्यक दस्तावेज वितरित किए जाते हैं, मूल चिकित्सा संस्थानों में खुद को दर्ज किया जाता है। ध्यान रखें कि, कानूनी रूप से, मरीज़ केवल प्रतिलिपि का हकदार हैं।
- अस्पतालों के लिए शुल्क लेने का हकदार है, इसलिए मूल्य पूछना सुनिश्चित करें। संपूर्ण फ़ाइल को छपाई के लिए आपको प्रति पृष्ठ एक राशि या एक फ्लैट शुल्क का भुगतान किया जा सकता है।
- संभवतः सभी क्लीनिकों पर प्राधिकरण फ़ॉर्म पर हस्ताक्षर करना आवश्यक होगा जो चिकित्सा पंजीकरण का अनुरोध करते हैं।
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एक फ़ोल्डर में उन्हें रखकर प्रतियां व्यवस्थित करें जब आप अपना चिकित्सा इतिहास प्राप्त करते हैं, तो उन्हें प्रत्येक अस्पताल या चिकित्सक से परामर्श करने के लिए अलग-अलग फ़ोल्डर में अलग करें। फिर सबसे पहले हाल की सबसे पहली यात्रा से, प्रत्येक एक को क्रमिक क्रम में व्यवस्थित करें। इस प्रकार का संगठन विशिष्ट जानकारी शीघ्र और आसानी से उपलब्ध कराता है। आप चादरों के बाएं मार्जिन में तीन छेद ड्रिल कर सकते हैं और उन्हें तीन अंगूठी बाँधने वाले फ़ोल्डर में रख सकते हैं या इन दस्तावेजों को दर्ज करने के लिए सर्पिल नोटबुक का उपयोग कर सकते हैं (प्रत्येक परिवार के सदस्य के लिए डिवाइडर के साथ या प्रत्येक के लिए व्यक्तिगत बाइंडर के साथ)।
- प्रत्येक चिकित्सक या अस्पताल की पहचान करने के लिए विभिन्न रंगीन डिवाइडर का उपयोग करें साथ ही, वर्णानुक्रम में डॉक्टरों के नाम की व्यवस्था करें
- बाइंडर फ़ोल्डर के हुप्स को मजबूत करें जहां आपके दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाते हैं, खासकर अगर इसका विश्लेषण अक्सर किया जाता है
- अनुरोध और समझौते के भुगतान से संबंधित दस्तावेजों को कम से कम पांच साल की अवधि के लिए रखा जाना चाहिए, और कम से कम सात साल के लिए कर घोषणाएं।
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मेडिकल रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने के लिए कंप्यूटर वर्ड प्रोसेसर के माध्यम से एक इंडेक्स बनाएं। यह सुविधा कालानुक्रमिक या वर्णानुक्रमिक क्रम में जानकारी की रूपरेखा देती है, जिससे डेटा के लिए खोज बहुत आसान हो जाती है। फाड़ने या पहनने को रोकने के लिए एक मजबूत कागज पर सूचकांक को प्रिंट करें।
- सूचकांक पृष्ठ के लिए एक बड़ा, सुपाठ्य फ़ॉन्ट चुनें: कुछ भी नहीं फैंसी या कलात्मक (याद रखें यह एक स्क्रैपबुक नहीं है)।
- यदि आवश्यक हो, मुद्रण के लिए एक इंडेक्स बनाने में मदद के लिए इंटरनेट पर खोजें।
- आप रिक्त तालिकाओं का उपयोग भी कर सकते हैं जो कि बाइंडर विभाजन के साथ हैं।
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एक सुरक्षित जगह में बाइंडर / नोटबुक रखें आपके द्वारा सभी मेडिकल दस्तावेज़ों को भरने के बाद, बच्चों और पालतू जानवरों की पहुंच से फ़ोल्डर्स को एक शेल्फ या लॉक कैबिनेट पर संग्रहीत करें घर पर इन अभिलेखागार रिकॉर्ड होने पर आपको पढ़ने और समझने की अनुमति मिलती है जो वसीयत में लिखी गई है। अपने स्वास्थ्य के नियंत्रण में महसूस करने के अलावा, सर्वोत्तम उपचार चुनने में सक्षम है।
- फ़ोल्डर को मुद्रित प्रतियों के साथ सुरक्षित रूप से संग्रहीत करने के लिए, इसे किसी अग्निरोधक या बॉक्स में रखें।
- कंप्यूटर डेस्क के पास फाइल रखने के लिए यह अधिक सुलभ हो सकता है डिजिटल प्लेटफ़ॉर्म पर दस्तावेज़ों की रक्षा करने के लिए नीचे देखें।