कैसे एक अधिनियम बनाने के लिए

आपको अभी समिति के सचिव के रूप में चुना गया है या नियुक्त किया गया है, जिसके लिए आप संबंधित हैं। बधाई! क्या आप जानते हैं कि मिनटों को लिखने, तैयार करने और प्रस्तुत करने का तरीका क्या है? यदि आप विधायी बाइबल का पालन कर रहे हैं तो इससे कोई फर्क नहीं पड़ता रॉबर्ट के अपडेट किए गए ऑर्डर नियम

सामग्री

चरणों

भाग 1पिछली तैयारी
भाग 2मीटिंग के बारे में नोट लेना
भाग 3मिनट लिप्यंतरण
भाग 4मीटिंग मिनट टेम्पलेट का उपयोग करना

युक्तियाँ
चेतावनी
सूत्रों और कोटेशन

या कम औपचारिक रूपरेखाओं में मिनटों को लिखना, यहाँ का पालन करने के लिए महत्वपूर्ण तरीके हैं

चरणों

भाग 1
पिछली तैयारी

अपने संगठन के मीटिंग नियमों को जानें यदि क्लर्क को औपचारिक मिनटों की उम्मीद है, तो पूछें कि क्या समूह रॉबर्ट के ऑर्डर नियम या किसी अन्य आधिकारिक मार्गदर्शिका का पालन करता है। अधिक अनौपचारिक सेटिंग्स में, पूछें कि क्या मिनटों में शामिल किया जाना चाहिए या उनका उपयोग कैसे किया जाएगा।

आपको पूरा अद्यतन ऑर्डर नियम से परिचित होने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन एक प्रति प्राप्त करना या उधार लेना विशिष्ट प्रश्नों के उत्तर देने में सहायक हो सकता है।
अपनी भूमिका को भी जानें मिनट के कुछ सचिव बैठक में शामिल नहीं होते हैं, जबकि अन्य मिनटों को करते हैं और चर्चा में योगदान देते हैं। चाहे जो भी मामला हो, सचिव किसी अन्य महत्वपूर्ण भूमिका के साथ नहीं होना चाहिए, जैसे कि सुविधाकर्ता या राष्ट्रपति

पहले एक टेम्पलेट तैयार करें प्रत्येक मीटिंग के मिनट कुछ जानकारी दोहराते हैं, इसलिए एक टेम्पलेट आसान संदर्भ के लिए एक स्थिर प्रारूप बना देगा। कम से कम निम्न जानकारी के लिए स्थान शामिल करें:

संगठन का नाम
बैठक का प्रकार: क्या यह एक नियमित, साप्ताहिक, या वार्षिक बैठक, एक छोटी समिति की बैठक या एक विशेष-उद्देश्य बैठक है?
दिनांक, समय और स्थान प्रारंभ और समाप्ति समय (अनुसूचित और देरी) के लिए जगह छोड़ें
बैठक और सचिव (या विकल्प) के अध्यक्ष या नेता का नाम।
"उपहार" और "अनुपस्थित" की सूची नोट करें कि कोई कोरम उपस्थित है (वोट के लिए पर्याप्त लोग)
आपके हस्ताक्षर के लिए एक स्थान मिनटों के प्रभारी व्यक्ति के रूप में, आप हमेशा अपने काम पर हस्ताक्षर करेंगे, और आपके संगठन की नीति के आधार पर मिनटों के अनुमोदन के बाद अतिरिक्त हस्ताक्षर की आवश्यकता हो सकती है।
एक कर्मचारी अगर एक प्रदान किया जाता है। अगर बैठक की कुर्सी या फैसिलिटेटर ने आपको एक क़ानून तैयार करने के लिए नहीं कहा, तो उसे एक उपलब्ध होना चाहिए जो बैठक के बारे में आपके नोट्स को व्यवस्थित करने में मदद करेगा।

अपने साथ एक नोटबुक या नोटबुक लें उस चीज़ को चुनें जो आप के साथ सहज महसूस करते हैं। यदि आप मिनट लिख रहे हैं, इस प्रयोजन के लिए एक नोटबुक अलग करें, या अपने कंप्यूटर पर एक फ़ोल्डर बनाएँ।

अगर आपने पहले की मीटिंग में मिनट बनाए हैं और उन्हें स्वीकृति के लिए अभी तक सबमिट नहीं किया गया है, तो उन्हें आपके साथ भी ले लें।
यद्यपि एक टेप रिकॉर्डर आपको मिनटों के बाद प्रतिलेखन में मदद कर सकता है, लेकिन नोट्स लेने की जगह नहीं है यदि आप मीटिंग को रिकॉर्ड कर रहे हैं, तो देखें कि कोई भी उपस्थित सहमत है और शब्द के लिए शब्द लिप्यंतरण करने के लिए प्रलोभन न दें।
सीखने के लय में नोट्स लेने की प्रक्रिया में तेजी आएगी, लेकिन मिनटों का उत्पादन करने के लिए हर शब्द को संक्षेप में लिखना जरूरी नहीं है वास्तव में, आप इसे करने से बचना चाहिए
यदि आपको बैठक के दौरान सार्वजनिक रूप से नोट लेने के लिए कहा जाता है, तो प्रोजेक्टर या प्रस्तुति चित्रकथा का उपयोग करें और उन्हें हटाए बिना नोट्स होम ले जाएं, ताकि आप उन्हें मिनटों में प्रवेश करने के लिए उपयोग कर सकें।

भाग 2
मीटिंग के बारे में नोट लेना

एक उपस्थिति सूची वितरित करें हर बार मौजूद होने के बाद, प्रत्येक व्यक्ति के नाम और संपर्क जानकारी लिखने के लिए स्थान के साथ कागज का एक टुकड़ा (या अधिक, बड़ी बैठकों के लिए) को बाहर निकाल दें। आप अपने टेम्प्लेट के उपहार अनुभाग को पॉप्युलेट करने या मीटिंग में खुद को पूरा मिनटों तक संलग्न करने के लिए मीटिंग के बाद इस सूची का उपयोग कर सकते हैं।

यदि आप उन उपस्थित लोगों में से बहुत से नहीं जानते हैं, तो उन स्थानों की एक तालिका स्केच करें और स्वयं को प्रस्तुत करने के लिए प्रत्येक पूछते हुए इसे भरें नोटिस लेते समय इसे हाथ से छोड़ दें ताकि आप उपयुक्त लोगों के नाम पर लोगों को कॉल कर सकें, जैसा कि नीचे चर्चा की जाएगी।

उतना जितना भरें जितना आप अपने मॉडल के साथ कर सकते हैं। बैठक की शुरुआत के लिए इंतजार करते समय, संगठन का नाम, बैठक का दिनांक और स्थान, और प्रकार (जैसे, साप्ताहिक, विशेष समिति की बैठक आदि) पर ध्यान दें। यह प्रारंभ होने पर, प्रारंभ समय रिकॉर्ड करें।

यदि आपके पास कोई टेम्प्लेट नहीं है, तो यह जानकारी अपने नोट्स के शीर्ष पर सहेजें।
अगर किसी विशेष प्रयोजन के लिए या किसी खास समय के लिए बैठक बुलाई गई थी, तो उस नोट को बचाएं जिसे सदस्यों को चेतावनी देने के लिए भेजा गया था और उन्हें प्रतिलेखन के बाद मिनटों में संलग्न किया गया था।

पहली गति का नतीजा लिखें अधिकांश औपचारिक बैठकें एक कार्यक्रम को अपनाने के लिए एक प्रस्ताव के साथ शुरू हो जाएंगी, इसलिए यह कदम एक उदाहरण के रूप में इस प्रक्रिया का उपयोग करेगा। यदि बैठक में एक अलग गति से शुरू होता है, तो उसके बारे में सारी जानकारी लिखें:

प्रस्ताव आमतौर पर "मैं प्रस्ताव" के साथ शुरू होता है। आम तौर पर "मैं इस एजेंडा को अपनाने का प्रस्ताव देता हूं"
प्रस्तावक का नाम (प्रस्ताव प्रस्ताव प्रस्तावित करने वाला व्यक्ति)
वोट का नतीजा अगर यह सकारात्मक है, तो "गति स्वीकार" लिखें अन्यथा, "अस्वीकृत प्रस्ताव" लिखें
आप लिखित में भेजे जाने वाले अधिक गति के लिए पूछ सकते हैं यदि आप उन्हें लिख नहीं सकते हैं। अगर यह समस्या लगातार होती है, तो बैठकों के बीच पूछें कि क्या यह नीति कुछ निश्चित शब्दों की तुलना में गति के लिए आधिकारिक हो सकती है।
यदि आपने एजेंडा तैयार किया है, तो आप इस प्रस्ताव का प्रस्ताव और मिनटों का सचिव हो सकते हैं। जब तक आप उद्देश्य बने रहें तब तक अपने स्वयं के कार्यों को फाईल करने के लिए ठीक है

बैठक के दौरान आने वाली अन्य गतियों को नीचे लिखें सभी चर्चाओं को ध्यान से सुनो, लेकिन अन्यथा निर्देश दिए जाने तक, उन्हें रिकॉर्ड न करें। जब कोई नया प्रस्ताव दिया जाता है, तो प्रासंगिक जानकारी को ध्यान में रखें।

याद रखें कि प्रत्येक गति में प्रस्ताव के सटीक शब्द, प्रस्तावक का नाम और वोट का नतीजे शामिल होना चाहिए।
वोटिंग से पहले कुछ गतियों का समर्थन किया जाना चाहिए। अगर कोई कहता है कि "मैं प्रस्ताव का समर्थन करता हूँ" या कुछ इसी तरह, नोट करें कि उस व्यक्ति का नाम समर्थक के रूप में है
अगर आपको प्रापर्टी का नाम नहीं पता है या दोहराया जाने वाला प्रस्ताव की आवश्यकता है, तो पूछने के लिए शिक्षा के साथ बैठक रोक दीजिए जानकारी को सही ढंग से नोट करना एक महत्वपूर्ण रुकावट के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण है।
यदि कोई गति एक संशोधन प्राप्त करता है, तो बस आपके नोट्स में गति के शब्दों को परिवर्तित करें। यह ध्यान देना जरूरी नहीं है कि जब तक कोई विवादास्पद नहीं होता है और बहुत चर्चा का कारण बनता है, तब तक एक संशोधन हुआ है।

रिपोर्टों को सुनें और उन की कॉपी प्राप्त करें जब भी कोई रिपोर्ट, समाचार या कुछ इसी तरह से पढ़ा जाता है, तो दस्तावेज़ का नाम नोट करें और कौन पढ़ रहा है या उपसमिति जिसने इसे तैयार किया है अगर कोई प्रस्ताव पढ़ने के साथ जुड़ा होता है, तो इसे रिकॉर्ड करें जैसा कि आप किसी अन्य गति से करेंगे

बैठक के अंत में एक कॉपी प्राप्त करना अधिक व्यावहारिक है। बाद में पाठक या बैठक के नेता से प्रतिलिपि का अनुरोध करने के लिए नोट करें और प्रति उस प्रतिलिपि को कॉपी करें।
यदि कोई प्रतियां उपलब्ध नहीं हैं, तो नोट करें कि मूल दस्तावेज़ कहाँ रखा जाता है बैठक के बाद आपको इस जानकारी का अनुरोध करने की आवश्यकता हो सकती है
यदि कोई सदस्य किसी दस्तावेज को पढ़ने के बजाय मौखिक रिपोर्ट बनाता है, विस्तार में जाने के बिना एक संक्षिप्त सारांश और उद्देश्य रिपोर्ट लिखें या वक्ता का शब्दशः उल्लेख करें

किए गए कार्यों को चिह्नित या चिह्नित करें इसमें पिछली बैठक और नई कार्रवाइयों में निर्दिष्ट कार्यों पर सम्मेलन शामिल है। क्या किसी ने एक पत्र लिखना बंद कर दिया? व्यक्ति का नाम और निर्देश नीचे लिखें

बैठक की औपचारिकता के आधार पर, इनमें से कई क्रियाएं "गति" की श्रेणी में आ सकती हैं। कम औपचारिक बैठकों में, उन फैसलों पर नज़र रखना जरूरी हो सकता है जो कम स्पष्ट रूप से संगठित हैं।
संक्षेप में एक फैसले के पीछे तर्क, यदि कोई हो, का उल्लेख करें।

आदेश और निर्णयों के सभी बिंदुओं को रिकॉर्ड करें जब भी कोई कार्यवाही करने के लिए कोई आपत्ति हो, तो पूरा आपत्ति और उसके आधार के साथ-साथ कुर्सी द्वारा किए गए पूरे फैसले पर ध्यान दें।

रॉबर्ट के आदेश नियमों, संगठन नीतियों, या कंपनी प्रोटोकॉल के लिए कोई भी संदर्भ शामिल करें।

चर्चाओं का सारांश केवल तभी दर्ज करें जब अनुरोध किया जाए आधिकारिक तौर पर, मिनट का रिकॉर्ड क्या हुआ है किया, नहीं यह क्या था कहा.हालांकि, कृपया आपके द्वारा किए जाने वाले किसी भी विशिष्ट अनुरोध पर ध्यान दें।

चर्चा करते समय, संभव के रूप में उद्देश्य के रूप में हो। ठोस बिंदुओं को शामिल करें, राय न करें, और विशेषण और क्रियाविज्ञापनों के उपयोग को कम करें। आपका लक्ष्य एक सूखी, तथ्यात्मक और थकाऊ तरीके से लिखना है!
चर्चा के सारांश के दौरान लोगों को नाम न दें यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि यह गर्म चर्चाओं में न करें जो अपमानित हो।

मीटिंग के अंत में समाप्त होने पर समाप्त करें यह समाप्त होने वाले समय को लिखें और याद रखें कि रिपोर्ट की प्रतियां प्राप्त करें या आपको उन्हें भेजने के लिए किसी को याद दिलाना याद रखें।

यह देखने के लिए कि आपके पास कुछ भी गायब है या स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, आपके नोट्स पर नज़र डालें। यदि आपको किसी से पूछना है, तो उसे छोड़ने से पहले उसे छोड़ दें

भाग 3
मिनट लिप्यंतरण

जितनी जल्दी हो सके इस प्रक्रिया को शुरू करें मीटिंग के ठीक तुरंत बाद आधिकारिक मिनटों को लिखना सबसे अच्छा है, जब आपके दिमाग में अभी भी घटनाएं ताजा होंगी

मीटिंग नोट्स को दर्ज करने के लिए कंप्यूटर का उपयोग करें आपने पहले ही ऐसा किया हो सकता है यदि आपने नोटबुक का उपयोग किया है अपने नोट्स को सहेजें और मिनटों के लिए एक नया दस्तावेज़ प्रारंभ करें, ताकि आप दो चीजों की तुलना पक्ष में कर सकें।

संगठित पैराग्राफ में अपने नोट्स को प्रारूपित करें प्रत्येक नए प्रस्ताव, निर्णय या आदेश का अंक अपने स्वयं के पैराग्राफ में होगा। फ़ॉर्मेटिंग करते समय देखें कि क्या:

उसने सही वर्तनी और व्याकरण का इस्तेमाल किया यदि आपको आवश्यकता है तो वर्तनी परीक्षक का उपयोग करें।
उन्होंने पूरे पाठ में उसी क्रिया का इस्तेमाल किया। पिछले तनाव या वर्तमान का उपयोग करें, लेकिन एक ही दस्तावेज़ में वैकल्पिक न करें।
यह यथासंभव उद्देश्य था। आपकी राय को मिनटों में प्रकट नहीं होना चाहिए, क्योंकि आप ऐसे उद्देश्य के रिकॉर्ड को बनाने की मांग कर रहे हैं जो हर कोई उपयोग कर सकता है।
उन्होंने सरल और सटीक भाषा का इस्तेमाल किया किसी भी अस्पष्ट भाषा को सटीक शब्दों से बदलना चाहिए, और सुशोभित वर्णन को हटा देना चाहिए।
इसमें केवल कार्यों की चर्चा हुई, न कि चर्चाओं में। जब तक आपको चर्चाओं को लिखने के लिए नहीं कहा गया है, तब क्या ध्यान दिया गया है किया, नहीं यह क्या था कहा.
आसान संदर्भ के लिए पृष्ठों की संख्या।

सदस्यों को अपने मिनटों का मसौदा तैयार करें उपस्थिति शीट पर संपर्क जानकारी का उपयोग करके प्रत्येक व्यक्ति को एक प्रति भेजें। यदि आपके पास यह जानकारी नहीं है, तो बैठक नेता को आपसे संपर्क करने में सक्षम होना चाहिए।

मिनटों का अनुमोदन प्राप्त करें आपको अगली मीटिंग में जोर से पढ़ने के लिए और अनुमोदन के लिए इसे सबमिट करने के लिए कहा जा सकता है। यदि गति स्वीकृत है, तो इस तथ्य को ध्यान में रखें।

यदि मिनट स्वीकार किए जाने से पहले ठीक किया जाता है, तो दस्तावेज़ में परिवर्तन करें और अंत में बताएं कि विशिष्ट सुधारों का वर्णन किए बिना मिनट ठीक किए गए थे।
यदि स्वीकृति के बाद मिनटों को ठीक करने के लिए कोई प्रस्ताव किया जाता है, तो संबंधित मिनटों में उस गति के सटीक शब्दों को शामिल करें और चाहे वह अनुमोदित हो गया हो या नहीं

भाग 4
मीटिंग मिनट टेम्पलेट का उपयोग करना

मीटिंग टेम्पलेट साइट दर्ज करें ये पूर्व-निर्मित टेम्प्लेट मिनटों को व्यवस्थित करने के लिए समय की बचत करेगा और गलतियों से बचने में आपकी सहायता करेगा।

प्रत्येक साइट को देखकर समय व्यतीत करें अपनी खोज क्षमताओं का उपयोग करें और आपके लिए सर्वश्रेष्ठ खोजने के लिए विकल्पों के माध्यम से जाएं।

अगर आपको एक विशिष्ट टेम्प्लेट की आवश्यकता होती है, जैसे कि सामान्य या मानक, अपनी विशेष आवश्यकताओं के लिए वेबसाइट ब्राउज़ करें और उचित बटन क्लिक करके टेम्पलेट्स डाउनलोड करें उन्हें आसानी से ढूँढें जगह में सहेजें ताकि आप उन्हें खो न सकें।

फ़ाइल खोलें इसे डाउनलोड करने के बाद, इसे खोलना और इसे Microsoft Word या Excel में खोलें। गुणवत्ता और उपयोग में आसानी में सुधार करने के लिए, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के नवीनतम संस्करण का उपयोग करके इसे अद्यतित रखने से चीजें आसान हो जाएंगी और आपको नई सुविधाओं का लाभ उठाने की अनुमति मिलेगी।

हेडर में अपनी कंपनी का लोगो और कॉपीराइट जोड़ें नमूना लोगो को हटा दें, लेकिन उपयोग की शर्तों को पढ़ने से पहले नहीं, जहां से आपने टेम्पलेट प्राप्त किया था। सब के बाद, कानूनी समस्याओं के लिए कोई ज़रूरत नहीं है, है ना?

शीर्षक बदलें शीर्षक क्षेत्र में, "बैठक / समूह" शब्दों को हाइलाइट करें और अपने मिनटों का शीर्षक लिखें।

थीम को बदलें (वैकल्पिक)। अपने मिनटों के मॉडल को सुंदर और अधिक पेशेवर बनाने के लिए, रंग बदलने या एक थीम तैयार करने पर विचार करें। यह आसान है: "पृष्ठ लेआउट" टैब को ढूंढें और इसे "रंग और थीम" अनुभाग में पालन करें। वहां, आप अपने मॉडल के रूप को अनुकूलित कर सकते हैं और यहां तक कि आपकी कंपनी के लोगो के रंगों से मेल खा सकते हैं।

टेम्पलेट के अनुभागों को नाम दें मॉडल भर में कई फ़ील्ड नाम होने चाहिए। आपको अधिक या कम की आवश्यकता हो सकती है, या फिर भी यह पसंद नहीं है कि वर्गों का नाम कैसे दिया गया है। अपनी बैठकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए उन्हें अनुकूलित करें

टेम्पलेट को अपनी नोटबुक पर सहेजें ताकि आप उसे बैठकों में ले जा सकें और मिनटों को शुरू कर सकें। यदि आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का उपयोग करना जारी रखते हैं, तो चीजें शीघ्र और आसान हो जाएंगी और आप पहले से कहीं अधिक संगठित और सटीक तरीके से बैठक के साथ बने रहेंगे। वैकल्पिक रूप से, आप अपने टेम्प्लेट को हाथ से नोट करने के लिए प्रिंट कर सकते हैं, लेकिन क्षेत्र की ऊंचाइयों को रखें ताकि आप जितनी अधिक जानकारी की आवश्यकता हो सके।

अपने टेम्पलेट की समीक्षा करें बधाई! आपकी मीटिंग मिनट का टेम्प्लेट पूरा हो गया है। बैठकों के दौरान आपकी उत्पादकता और सटीकता तेजी से बढ़नी चाहिए, अब आपके मार्गदर्शन करने और अपने विचारों को व्यवस्थित करने के लिए आपके पास एक आदर्श मॉडल है। किसी भी प्रोजेक्ट के साथ, यह देखने के लिए कि क्या कुछ गायब है या भ्रमित है, विवरणों की समीक्षा करें। एक बार जब आप यह सुनिश्चित कर लें कि सबकुछ क्रम में है, तो आपने अपना टेम्पलेट अंतिम रूप दिया है और अगली मीटिंग के लिए तैयार है।

युक्तियाँ

मीटिंग्स के अंत के कुछ ही मिनटों को दर्ज करें क्योंकि यह उनको करने के लिए सबसे अच्छा है, जबकि मन में अभी भी घटनाएं ताजा हैं यह भी महत्वपूर्ण है कि प्रतिभागियों को बैठक की समाप्ति के बाद जितनी जल्दी हो सके कार्रवाई करने की उनकी एक प्रति मिलें।
बैठक नेता के लिए जितनी करीब हो सके, ताकि आप सब कुछ सुन सकें और अपना आवाज उठाए बिना स्पष्टीकरण मांग सकें।
संग्रहीत मिनट को एक सुरक्षित स्थान पर रखें
लोगों को अपनी गति लिखने के लिए कहें ताकि उन्हें समय पर रिकॉर्ड करने की आवश्यकता न हो।
रुकावट और किसी भी समय स्पष्टीकरण मांगने के लिए मत डरो।
मिनट बहुत महत्वपूर्ण हैं: वे बच जाते हैं और बाद में इन्हें इस्तेमाल किया जा सकता है। अगर सवाल कानूनी है, उदाहरण के लिए, किसी की प्रतिष्ठा किसी अधिनियम पर निर्भर हो सकती है
के कुछ भागों पढ़ें रॉबर्ट के अपडेट किए गए ऑर्डर नियम, विशेष रूप से इस खंड में एक सचिव होने के बारे में चर्चा करता है
चीजें नीचे लिखें जैसे वे होती हैं यदि एक ही विषय दो बार आता है, तो इसे समूह मत करो।

चेतावनी

मिनटों में बहुत अधिक विवरण न डालें यहां तक कि अगर आपको चर्चाओं को रिकॉर्ड करने के लिए कहा जाता है, तो उन्हें यथासंभव संक्षिप्त और उद्देश्य रखें। केवल प्रमुख बिंदुओं की रिपोर्ट करने के लिए स्वयं को प्रतिबंधित करें, या आप अभिभूत हो जाएंगे और अनावश्यक विस्तार दस्तावेज़ों में भरेंगे।
व्यक्तिगत व्याख्याओं और मिनटों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की भावना अभिलेखों में दर्ज नहीं की जानी चाहिए।
यदि बैठक का एक हिस्सा गोपनीय है, मत करो रिपोर्ट करने के लिए इसके बजाय, लिखो "बोर्ड ने बताया कि चर्चा गोपनीय थी, इसलिए इसे दर्ज नहीं किया गया था।"
यदि आपको एक गोपनीय चर्चा दर्ज करने की आवश्यकता होती है, जैसे वकील और आपके ग्राहक के बीच एक बैठक, अलग और इसे सामान्य मीटिंग मिनटों से दूर रखें इसे गोपनीय रूप में चिह्नित करें और इसे स्पष्ट करें कि इसकी पहुंच किससे होगी।