उचित तरीके से एक बैठक का संचालन कैसे करें

आपके जीवन में कुछ बिंदु पर, आप एक बैठक में शामिल होने या कॉल करने की संभावना रखते हैं इस मीटिंग की औपचारिकता की डिग्री के आधार पर, चीजों को एक अराजक तरीके से चलने से रोकने के लिए किसी प्रकार की समयरेखा विकसित करना आवश्यक हो सकता है। वास्तव में, एक पूर्ण विकार में आने के लिए बैठक के लिए बहुत कम लगते हैं सौभाग्य से, बैठक को चुप और उत्पादक रखने के कुछ तरीके हैं।

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अपनी मीटिंग के लिए उपयुक्त प्रक्रिया विकसित करने के लिए मैन्युअल खरीद या बनाएं लगभग सभी के पास अलग-अलग नियम और नियम हैं, लेकिन वे एक ही स्रोत से प्राप्त करते हैं। आप अपने स्थानीय पुस्तकालय में इन मैनुअल में से एक पा सकते हैं।

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एक समयरेखा बनाएं समयरेखा के बिना, उत्पादक बैठक करना मुश्किल है, या अनावश्यक देरी को नियंत्रित करना सुनिश्चित करें कि आपका कार्यक्रम सभी वस्तुओं के लिए उपयुक्त समय की चर्चा करता है। रिपोर्ट और घोषणाओं को पढ़ने के लिए कुछ समय भी शामिल करें। संगठन के आधार पर, समयरेखा बनाने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति अध्यक्ष, उपाध्यक्ष, सचिव या एक विशिष्ट समिति के सदस्य हो सकता है।

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पिछली बैठक की एक छोटी सी समीक्षा करें। यह बहुत महत्वपूर्ण है, खासकर अगर दो बैठकों के बीच बहुत बड़ा अंतर हो, क्योंकि प्रतिभागियों ने पूरी तरह से एजेंडा को भुला दिया हो। हमारी याददाश्त कभी भी उतना ही अच्छा नहीं है जैसा हम चाहते हैं। आमतौर पर, यह पूर्वव्यापी कार्य करने का कार्य सचिव की जिम्मेदारी है, लेकिन यह एक पूर्ण नियम नहीं है।

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एक सांसद के रूप में एक प्रतिभागी को नाम दें इस व्यक्ति को बैठक में इस्तेमाल होने वाली प्रक्रियाओं के बारे में बहुत अच्छी तरह से सूचित किया जाना चाहिए - सुनिश्चित करें कि उनके पास आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली मैनुअल की एक प्रति है। जब प्रक्रियात्मक मुद्दे उठते हैं, तो सांसद को एक त्वरित और प्रभावी समाधान मिलना चाहिए, अगर बैठक का अध्यक्ष ऐसा करने में सक्षम नहीं है।

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सुनिश्चित करें कि सदस्य बैठक में इस्तेमाल की जाने वाली प्रक्रिया को समझते हैं। अगर किसी को बोलना, वोट देना आदि नहीं मिल पाती है, तो एक बैठक पूरी तरह से संचालित करना असंभव है।

युक्तियाँ

उपयोग की जाने वाली प्रक्रिया में कोई भी बदलाव सभी मतदान सदस्यों द्वारा मतदान किया जाना चाहिए।
कुछ प्रकार की संगठनात्मक प्रक्रिया को प्रोत्साहित करें, यहां तक कि गैर-व्यापार मीटिंगों में भी। इससे सभी सदस्यों के लिए समानता सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी।
यदि आपका समूह सरकारी निकाय या एक बड़ा व्यवसाय है, तो एक संविधान और नियमों का एक क़ानून बनाना है। यह दस्तावेज़ "हाउस नियम" के रूप में कार्य करेगा, और इसे आसानी से नहीं बदला जाना चाहिए

चेतावनी

यह राष्ट्रपति और सांसद का कर्तव्य है कि यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई भी अस्वीकृति बैठक के लिए असफलता में न हो, या एक लड़ाई में। सुनिश्चित करें कि प्रक्रिया सही तरीके से उपयोग की जाती है, और व्यावसायिक रिंगों के लिए झगड़े छोड़ें।