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कैसे एक बैठक की सुविधा के लिए

कोई भी व्यक्ति जो कंपनियों के लिए बैठकों का आयोजन करता है या किसी की कंपनी के सलाहकार के रूप में किसी बैठक की सुविधा के लिए उचित कदमों को समझने की आवश्यकता है। शामिल लोगों को आमंत्रित करना, जो सभी लोगों को बैठक से सबसे अच्छा और सबसे अच्छा प्राप्त करना प्रदान करना, जिससे कि यह सुचारू रूप से चलता है, बैठक की सुविधा देने वाले की जिम्मेदारियां हैं एक कुशल सुविधा भी सभी प्रतिभागियों को हाथ में इस मुद्दे पर ध्यान केंद्रित करने के लिए काम करेगी। यह लेख एक बैठक की सुविधा प्रदान करने की व्याख्या करेगा ताकि यह बहुत सफल हो।

चरणों

विधि 1
एजेंडा तैयार करें

शीर्षक से चित्र चरण 1 की सुविधा प्रदान करें
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प्रत्येक विषय की सीमा से परे, प्रारंभ और समाप्ति समय सेट करें, और उन्हें प्रतिभागियों को बैठक करने के लिए प्रदान करें
  • चित्र शीर्षक से एक बैठक चरण 2 की सुविधा प्रदान करें
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    पूछें कि क्या कंपनी में शामिल लोगों या बैठक में शामिल लोगों के पास ऐसे मुद्दों हैं, जिन्हें बैठक में शामिल करने की आवश्यकता है और उन्हें विषय का संक्षिप्त विवरण देने के लिए कहें।
  • विधि 2
    मीटिंग निमंत्रण भेजें

    चित्र शीर्षक से एक बैठक की सुविधा चरण 3
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    शामिल लोगों को आमंत्रित करने का सबसे आसान तरीका ईमेल द्वारा होता है, खासकर यदि वे समान कैलेंडर प्रोग्राम का उपयोग करते हैं
  • चित्र शीर्षक से एक चरण की सुविधा प्रदान करें चरण 4
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    प्रतिसाद समय दर्ज करें (आरएसवीपी)। इस तरह, आप सभी आवश्यक सामग्री प्राप्त करने के लिए दिन पहले बिना चलने वाले सभी प्रतिभागियों के लिए सामग्री तैयार करने में सक्षम होंगे।
  • विधि 3
    मीटिंग स्पेस तैयार करें

    शीर्षक से चित्र चरण 5 की सुविधा प्रदान करें
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    लिविंग रूम की सुविधा आपकी बैठक की जरूरत के मुताबिक आपकी मदद करेगी। यदि बैठक किराए के स्थान पर होती है, जैसे होटल के होटल के मौज या सामान्य रूप से बैठकों के लिए उपयोग किए जाने वाले अन्य स्थल, लोगों को इन विकल्पों के बारे में अच्छी तरह से सूचित किया जाना चाहिए।
    • व्याख्यान के लिए एक संगठन - कुर्सियों की पंक्तियां - मुख्य फ़ोकस के रूप में स्पीकर को स्थान देता है और मुख्य उद्देश्य सूचना को पारित करने के लिए अच्छी तरह से काम करता है।
    • यदि आप कमरे के सामने एक टेबल डालते हैं, तो यह कई वक्ताओं या विशेषज्ञों को प्रतिभागियों का सामना करने की अनुमति देगा, जो पहले उदाहरण के रूप में पंक्तियों में होंगे
    • एक कक्षा लेआउट में कुर्सियों की पंक्तियों के सामने तालियां होती हैं ताकि प्रतिभागियों को नोट ले सकें, जबकि वक्ता बैठक का ध्यान केंद्रित बना रहता है।
    • अगर आप प्रतिभागियों को समूहों में काम करना चाहते हैं या यदि आप उनके बीच बातचीत को उत्तेजित करना चाहते हैं, तो गोल टेबल चुनें।
    • बैठकों के लिए यू फ़ॉर्मेट का उपयोग करें जहां आप प्रतिभागियों को एक-दूसरे को देखने के लिए और आवश्यकतानुसार बातचीत करना चाहते हैं।
    • खुले, सहभागी बैठकों के लिए केंद्र में आपके साथ एक मंडली में कुर्सियां ​​रखें।

    विधि 4
    बैठक के लिए आवश्यक उपकरण प्रदान करें

    एक बैठक की सुविधा चरण 6
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    एक तैयार सुविधादाता बैठक के लिए आवश्यक सभी पेन, नोटबुक, हैंडआउट्स, हैंडआउट और अन्य टूल प्रदान करता है।
  • चित्र शीर्षक से एक बैठक की सुविधा चरण 7
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    एक प्रश्न स्थान बनाएं, जो एक फ्लिप चार्ट या एक तालिका हो सकती है जिसमें प्रतिभागी अपने प्रश्नों को लिख सकते हैं। यह उस कमरे में एक बिंदु भी हो सकता है जहां लोग पेपर पर सवाल लिखेंगे। इस प्रकार, मीटिंग बैठक के दौरान उचित समय पर प्रतिभागियों को अपने प्रश्नों का उत्तर देने की इजाजत देते हुए, बैठक को अधिक आसानी से प्रवाहित किया जाएगा।
  • चित्र शीर्षक से सहायता चरण 8
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    प्रत्येक मेज पर अपने प्रतिभागियों या पानी और मिठाई (छोटी बैठकों के लिए) में पेय या स्नैक्स (लंबी बैठकों में) प्रदान करें।
  • विधि 5
    एक आकलन सर्वेक्षण तैयार करें

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    आप मीटिंग के लिए एक सर्वेक्षण सबमिट कर सकते हैं या प्रतिभागियों को बता सकते हैं कि वे बैठक के बाद एक या दो दिन ईमेल करेंगे।



  • शीर्षक से चित्र चरण 10 की सुविधा प्रदान करें
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    मूल्यांकन सर्वेक्षण प्रतिक्रिया प्रदान करते हैं ताकि आप देख सकें कि आपकी मीटिंग कैसी थी
  • विधि 6
    मीटिंग रिमाइंडर्स भेजें

    एक बैठक की सहायता से शीर्षक चित्र 11
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    उन्हें आरएसवीपी की समय सीमा से एक या दो दिन पहले भेजा जाना चाहिए।
  • एक बैठक का शीर्षक चित्र 12 कदम 12
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    लोगों को आपको ई-मेल बताएं अगर उनके पास कोई अप्रत्याशित परिस्थितियां हैं
  • विधि 7
    समय पर मीटिंग शुरू करें

    एक बैठक का शीर्षक चित्र 13 चरण 13
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    देर से आने वाले लोग समझ सकते हैं - देर से आने वाले लोगों के लिए इंतजार करने वालों के लिए यह विनम्र नहीं है
  • शीर्षक से चित्र चरण 14 की सुविधा प्रदान करें
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    मीटिंग की शुरुआत में नोटिस दें, जैसे ब्रेक और दोपहर के भोजन के बारे में जानकारी, विश्रामगृहों का स्थान और प्रश्नों के स्थान का स्पष्टीकरण।
  • विधि 8
    बैठक विषय रखें

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    सुविधाकर्ता की भूमिका इस विषय पर प्रतिभागियों और वक्ताओं को रखना है। यदि आप अन्य मामलों की अनुमति देते हैं, तो समय का सम्मान नहीं किया जाएगा।
  • चित्र शीर्षक से एक बैठक की सुविधा चरण 16
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    दोपहर का भोजन और स्नैक बार का पालन करें।
  • विधि 9
    संभव के रूप में कई प्रश्नों के उत्तर दें

    एक बैठक की सहायता से नामांकन चित्र चरण 17
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    प्रतिभागियों के प्रश्नों को उठाएं सभी के सवालों के जवाब देने के लिए पर्याप्त समय सेट करें
  • शीर्षक से चित्र चरण 18 की सुविधा प्रदान करता है
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    बैठक के बाद रहने वाले प्रतिभागियों के लिए सुलभ रहें, अगर कोई विशेष प्रश्न पूछना चाहता है।
  • चित्र शीर्षक से एक बैठक की सुविधा चरण 1 9
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    प्रतिभागियों को मूल्यांकन सर्वेक्षण के जवाब देने के लिए याद दिलाना और भागीदारी के लिए उनका धन्यवाद करना।
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