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एक कार्यकारी सारांश कैसे लिखें

कार्यकारी सारांश एक व्यवसाय दस्तावेज़ का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह पहली (और केवल, कभी-कभी) चीज है जो दूसरों को पढ़ा जाएगा और अंतिम लिखा जाना चाहिए। यह दस्तावेज का एक संक्षिप्त सारांश है, बशर्ते कि व्यस्त लोगों को पता चलेगा कि उन्हें कितना पढ़ना चाहिए और क्या क्रियाओं की आवश्यकता होगी।

चरणों

विधि 1
मूल बातें

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समझें कि कार्यकारी सारांश एक व्यवसाय दस्तावेज़ का संक्षिप्त सारांश है। "लघु" और "सार" यहाँ महत्वपूर्ण शब्द हैं। कार्यकारी सारांश पूरी तरह से समझा नहीं जाएगा और मूल दस्तावेज़ को प्रतिस्थापित नहीं करेगा। एक कार्यकारी सारांश मूल दस्तावेज़ के 10% से अधिक नहीं होना चाहिए। 5% और 10% के बीच किसी भी चीज़ पर शर्त रखें
  • एक कार्यकारी सार आम सार से अलग है। आम सारांश मार्गदर्शन देता है और पाठक को दस्तावेज की भविष्यवाणी करता है। कार्यकारी सारांश एक सारांश की तरह अधिक दिखता है सामान्य सारांश आमतौर पर शैक्षिक उद्देश्यों के लिए लिखा जाता है, जबकि कार्यकारी सारांश व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है।
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    विशिष्ट शैलीगत और संरचनात्मक संकेतों का पालन करना सुनिश्चित करें अधिकांश अधिकार स्रोत जो कार्यकारी सारांश लिखते हैं, मानते हैं कि कुछ स्टाइलिश और संरचनात्मक आदेश लागू किए जाएं। यह कहा जा सकता है कि:
    • पैराग्राफ संक्षिप्त और संक्षिप्त होना चाहिए।
    • कार्यकारी सारांश को समझना चाहिए, भले ही आपने मूल रिपोर्ट को नहीं पढ़ा।
    • कार्यकारी सारांश एक ऐसी भाषा में लिखा जाना चाहिए जो लक्ष्य दर्शकों के लिए उपयुक्त है।
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    समस्या को परिभाषित करें एक कार्यकारी सारांश को स्पष्ट रूप से एक समस्या को परिभाषित करने की आवश्यकता है, भले ही वह स्टॉक और कच्चे माल का प्रबंधन कर रहा हो या अंतरराष्ट्रीय मार्केटिंग अभियान। कार्यकारी सारांश, विशेष रूप से, समस्याओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने की आवश्यकता होती है क्योंकि वे दस्तावेजों पर आधारित होते हैं जो सामान्य तकनीकी अवधारणाओं के ज्ञान के साथ तकनीकी विशेषज्ञों द्वारा पढ़े जाते हैं। सुनिश्चित करें कि समस्या स्पष्ट और समझदार शब्दों में परिभाषित की गई है
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    एक समाधान प्रदान करें एक समस्या हमेशा एक समाधान की जरूरत है उद्देश्य के एक बयान (और अपने दावों के कारण देने के लिए) उत्पन्न करने के लिए, आपको एक ऐसे समाधान के साथ आने की आवश्यकता होगी जो कुशलता से समस्या पर हमला करता है। एक खराब परिभाषित समस्या आपके समाधान को किसी भी तरह से खो देगी।
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    ग्राफिक्स, त्वरित वाक्यांशों, और सुर्खियों का उपयोग करें यदि वे दस्तावेज़ को पढ़ने में आसान बनाते हैं। एक कार्यकारी सारांश एक निबंध नहीं है - इसमें पाठ के लंबे ब्लॉक की आवश्यकता नहीं है। अगर उन्हें इस्तेमाल करना ठीक है तो समझ में सुधार या इसे बनाओ एक अधिक चुस्त पढ़ना:
    • ग्राफिक्स। एक अच्छी तरह से रखा ग्राफिक ग्राहक की समस्या की सटीक प्रकृति को दर्शाता है सारांश सारांश को सीधे बिंदु पर जा सकता है। दृष्टि की भावना को उत्तेजित करना, रीडर के विश्लेषक की भावना को उत्तेजित करने के रूप में कुशल है।
    • त्वरित वाक्यांश जानकारी की लंबी सूचियों को जल्दी, अधिक पचने योग्य वाक्यांशों में समझाया जा सकता है।
    • टाइटल। शीर्षकों के साथ यदि आवश्यक हो, सारांश विषयों को व्यवस्थित करें यह रीडर की मदद करेगा क्योंकि वह सार में डाइव होता है।
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    मुफ्त लेखन और शब्दजाल के बिना रखें शब्दगण समझ का दुश्मन है समस्या यह है कि व्यापार दुनिया में यह बहुत लोकप्रिय है। "इंटरफ़ेस", "उन्नयन", "परमाणु क्षमता" और "रिकॉर्डिंग मंच" जैसे शब्दों से बचना चाहिए। वे कार्यों के वास्तविक अर्थ को मिटा देते हैं और सार को अस्पष्ट और अनपेक्षित लगता है।
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    विवरण

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    मूल दस्तावेज़ से प्रारंभ करें चूंकि कार्यकारी सारांश एक अन्य दस्तावेज़ का सार है, इसलिए आपको मूल पाठ से परिचित होने की आवश्यकता होगी ताकि वह जानकारीपूर्ण और प्रबंधनीय स्रोत बन सके। भले ही मूल एक अलग रिपोर्ट, व्यवसाय योजना, प्रस्ताव, मैनुअल या अन्य दस्तावेज़ है, इसकी समीक्षा करें और अपने मुख्य विचारों को देखें।
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    एक संक्षिप्त सारांश लिखें। कंपनी का प्रस्ताव क्या है जो दस्तावेज का अनुरोध करता है, या दस्तावेज़ ही? लक्ष्य क्या है?
    • उदाहरण: "महिलाएं एक गैर-लाभकारी संगठन है जो इस तरह के हिंसा से पीड़ित लोगों के लिए सहायता नेटवर्क प्रदान करके घरेलू हिंसा से प्रभावी ढंग से लड़ने के लिए दुनिया में सभी महिलाओं को जोड़ने की कोशिश करता है। यद्यपि इसके मुख्यालय अल्बर्टा, कनाडा में स्थित हैं, महिला प्रत्याशी दुनियाभर में 170 देशों की महिलाएं हैं। "
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    अपना "पदचिह्न" चमक बनाओ यह खंड शायद आपके कार्यकारी सारांश का सबसे महत्वपूर्ण है। दो या तीन पैराग्राफ में, पाठक को बताएं कि आपका व्यवसाय खास क्यों है यह संरक्षक, व्यापार या पाठक की साझेदारी के लायक क्यों है?
    • शायद आपके पास एक ग्राहक के रूप में माइकल जॉर्डन हैं और उन्होंने ट्विटर पर अपने उत्पाद की मुफ्त में प्रशंसा की। शायद आपने Google के साथ एक समझौते पर हस्ताक्षर किए हैं हो सकता है कि आपने पेटेंट जी ली है, या हो सकता है कि आपने पहले बिक्री की।
    • कभी-कभी एक साधारण स्थिति या गवाही पर्याप्त होती है कुंजी दर्शकों का ध्यान आकर्षित करना है, व्यापार को सम्मानजनक बनाना और पाठक को बाकी दस्तावेज पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करना है।
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    बड़ी समस्या सेट करें एक कार्यकारी सारांश में पहली वास्तविक घटक एक समस्या की चर्चा है। इसलिए, समझाएं कि आपके उत्पादों / सेवाओं द्वारा कौन से मुद्दों को संबोधित किया जाएगा। सेट करना सुनिश्चित करें बहुत स्पष्ट रूप से आपकी समस्या एक बीमार-परिभाषित मुद्दा समझ में नहीं आता है, और यह आपके समाधान को चौंकाने वाला नहीं बना देगा जैसा कि हो सकता है।
    • उदाहरण: "रेसिफ ने यातायात से शाप दिया है। शहर में देश में सबसे खराब पारगमन है। यह सिर्फ परेशान कुछ नहीं है ट्रैफिक जाम से धुआं और प्रदूषण कार्यकर्ता उत्पादकता कम कर देता है, अस्थमा की दर बढ़ जाती है, और धीरे-धीरे स्वास्थ्य समस्या पैदा करती है। "
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    अपने अद्वितीय समाधान वितरित करें समस्या का आसान हिस्सा है अब आपको पाठक को समझना होगा कि समस्या का एक ही उपाय है। यदि आप दो सामग्रियों का सामंजस्य कर सकते हैं तो आपका काम सफल होगा।
    • उदाहरण: "Innotech कि कई मिनट चालक की बचत होती है "स्मार्ट रोशनी" है कि एक नियत निश्चित इलाके में कारों की राशि पढ़ सकते हैं और संख्या के अनुसार यातायात निर्देशन स्थापित करने के लिए ट्रैफिक कंट्रोल का एक अभिनव प्रणाली बनाया गया है। ड्राइवरों को अब लाल बत्ती की प्रतीक्षा नहीं करनी होगी, जबकि कोई भी कार के लिए हरे रंग का प्रकाश चमक नहीं होगा। "
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    अपने बाजार की क्षमता के बारे में बात करें अपने उद्योग के लिए जानकारी प्रदान करके बड़ी समस्या का समाधान करें। सावधान रहें कि एक असली बाजार की तुलना में बड़ा बाजार बनाने का बहाना न करें! तथ्य यह है कि मेडिकल डिवाइस उद्योग 100 अरब डॉलर सालाना उपज देता है अगर इसकी चिकित्सा उपकरण उद्योग का केवल एक छोटा सा खंड प्रदान करता है। यथार्थवादी बाजार की क्षमता बनाएं
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    अपनी अनूठी बिक्री प्रस्ताव शामिल करें यह वह जगह है जहां आप अपने अद्वितीय समाधान का काम करते हैं। प्रतियोगी उत्पाद / सेवा से आपका उत्पाद बेहतर क्यों है? हो सकता है कि आपके स्वास्थ्य सेवा नहीं बल्कि प्रशिक्षुओं से रोगी के घर के लिए डॉक्टरों भेजने के लिए, या हो सकता है यह पूर्व अनुसूचित दौरा सुनिश्चित करता है ताकि मरीज को आगे आने की जरूरत नहीं है। समझाएं कि आप विशेष क्यों हैं
    • उदाहरण: "इंटेलिललाईट के क्षणों का पता लगाने में सक्षम होने का अतिरिक्त लाभ है जहां कोई भी घर पर नहीं है जब एक खाली कमरे में प्रकाश छोड़ा जाता है, तो सिस्टम स्वतः ही प्रकाश बंद कर देता है और इसे कमरे में चलने का पता लगाता है। यह उपभोक्ता धन बचाता है और कम ऊर्जा खर्च करता है। "
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    यदि आवश्यक हो तो अपने व्यवसाय मॉडल के बारे में बात करें कुछ कार्यकारी सारांशों को एक व्यवसाय मॉडल की आवश्यकता नहीं होगी। (गैर-लाभकारी सेवाओं की शायद एक व्यवसाय योजना नहीं होगी।) अगर आपके व्यवसाय को व्यवसाय मॉडल की आवश्यकता है, तो उसे स्पष्ट और आसानी से पालन करना होगा। मूलतः, आप इस सवाल का जवाब दे रहे होंगे, "आप लोगों को अपने बटुए से पैसे निकालने के लिए कैसे मिलेगा?" यह टेम्पलेट बनाने में आसान है, खासकर कार्यकारी सारांश में आपको एक त्वरित सारांश की आवश्यकता है
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    जरूरत पड़ने पर आपकी प्रशासनिक टीम की चर्चा करें आपके उद्योग के प्रकार पर निर्भर करते हुए, यह कार्यकारी सारांश के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक हो सकता है। आपके निवेशकों या बैंकरों को टीम में विश्वास है, न कि विचार। विचार प्राप्त करना आसान है, लेकिन उन्हें चलाने से केवल एक मजबूत टीम के साथ संभव है। जल्दी से बताएं कि आपकी टीम को व्यवसाय योजना निष्पादित करने का अनुभव और ज्ञान क्यों है।
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    अपने सिद्धांतों का समर्थन करने के लिए वित्तीय अनुमान प्रदान करें आपके बाजार, व्यवसाय मॉडल और ऐतिहासिक प्रदर्शन के आधार पर, आपको एक क्रमिक वित्तीय पूर्वानुमान विकसित करने की आवश्यकता होगी प्रक्षेपण का उद्देश्य मान्यताओं के एक स्पष्ट सेट के अनुसार अपनी क्षमता और वित्तीय अनुमानों को बनाने की क्षमता का प्रदर्शन करना है
    • यदि आपकी योजना निवेशकों के समूह के लिए है, तो इस खंड में अपना समय व्यतीत मत करना क्योंकि वे जानते हैं कि आपको नहीं पता है कि कितना पैसा तैयार किया जा सकता है। निवेशक आम तौर पर वित्तीय अनुमानों के अनुसार निर्णय नहीं लेंगे। वे अनिवार्य रूप से अपने स्वयं के अनुमानों को बनाएंगे।
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    आपके अनुरोधों को राहत दें कार्यकारी सारांश के उद्देश्य के आधार पर अब निवेश या ऋण का अनुरोध करने का समय है। आपको फिर से कहना चाहिए कि आपका व्यवसाय मूल्यवान क्यों है आपके द्वारा हल किया जा रहा बड़ी समस्या का पाठक याद दिलाएं और उसे बाजार की क्षमता याद रखें। अंत में, अपनी टीम को फिर से ज़ोर दें और नौकरी पूरी करने की उसकी क्षमता। अपने व्यवसाय को अगले चरण में लेने के लिए आवश्यक धन की राशि के बारे में पूछें। जिस इक्विटी को आप छोड़ना चाहते हैं या ब्याज दर का भुगतान करना है उसके बारे में बहस न करें ऐसे मामलों को आमने-सामने वार्ता के दौरान पेश किया जाएगा।
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    सार फिर से पढ़ें मूल बातें लिखते समय, इसे ध्यान से पढ़ें। आपको सार की समीक्षा बहुत सावधानी से करनी चाहिए। रिले जबकि, दस्तावेज के लिए दर्शकों पर विचार करें। सुनिश्चित करें कि नए संदर्भों को एक ऐसी भाषा में समझाया गया है जो विषय में शुरुआती लोगों के लिए स्पष्ट होगा। यदि आवश्यक हो तो टेक्स्ट को फिर से लिखें
    • कार्यकारी सारांश पढ़ने के लिए एक ताजा जोड़ी की आंखों से पूछें, विशेष ध्यान देना:
      • स्पष्टता। क्या शब्द और विचार स्पष्ट हैं? क्या उस पाठ में शब्दगण है जो समझ से बाहर है?
      • त्रुटियाँ। व्याकरण, विराम चिह्न, और वर्तनी की समीक्षा की जानी चाहिए। आंकड़ों और आंकड़ों की जांच करने के लिए किसी के लिए पूछना आदर्श भी हो सकता है।
      • दृढ़ता। क्या विचारों का एक अच्छा स्वर है? टोन अपनी ताकत कब खो देता है?
      • संगति। कौन सा भाग फिट है? और कौन सा फिट नहीं है?
  • युक्तियाँ

    • कार्यकारी सारांश दस्तावेज़ की लंबाई के अनुसार भिन्न हो सकते हैं, लेकिन उन्हें अपेक्षाकृत संक्षिप्त होना चाहिए। आपका लक्ष्य कम से कम पढ़ने के समय के साथ यथासंभव अधिक से अधिक जानकारी इकट्ठा करना है। यदि आप सारांश में विवरण शामिल करते हैं, तो सबसे महत्वपूर्ण भाग, जैसे कि निष्कर्ष और सिफारिशें, पहले करें।
    • आरंभ करने के लिए वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में उपलब्ध टेम्पलेट्स का उपयोग करने का प्रयास करें
    • व्यस्त कार्यपालिका, कम वह काम पढ़ाएगा। रीडर के अनुसार लिखें
    • ये वही चार क्षेत्रों का इस्तेमाल विभिन्न व्यावसायिक संदर्भों के कार्यकारी सारांश के लिए किया जा सकता है।
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