फ़ाइल कैसे करें

अपने सभी फाइलों (या आपकी साइट की जानकारी) को प्रतिदिन कॉपी करने के लिए सिस्टम की अनुसूची करें जिन कंपनियों में अक्सर जानकारी दर्ज की जाती है, प्रति घंटे प्रतिलिपि बनानी चाहिए।

एक स्कैनर खरीदें जो आपके कंप्यूटर से कनेक्ट होता है फाइलिंग सिस्टम के लिए एक डिजिटल प्रतिलिपि बनाने के लिए कार्यालय में आने पर सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्कैन करें। बड़ी संग्रह परियोजनाओं के लिए, समय बचाने के लिए एक स्वचालित दस्तावेज़ फीडर और संग्रह कार्यक्रम के साथ स्कैनर खरीदें।

अपना पासवर्ड सुरक्षित रखें याद रखें कि यह कागज के किसी टुकड़े पर अपना पासवर्ड लिखने के लिए सुरक्षित है और इसे आपके वॉलेट में या अपने डेस्क पर स्टोर करने के बजाय अपने कंप्यूटर पर किसी दस्तावेज़ में संग्रहीत करता है। अपने कंप्यूटर पर पहुंचने वाले आभासी चोर की संभावना आपके कमरे पर हमला करने की संभावना से अधिक है।

तय करें कि आप एक संग्रह कार्यक्रम का उपयोग करना चाहते हैं या नहीं। यदि आप अपनी सभी फ़ाइलों को सीधे नियंत्रित करना चाहते हैं, तो आप बस अपने कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर फ़ोल्डर्स और सबफ़ोल्डर बना सकते हैं। यदि आप एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रोग्राम की मदद करना चाहते हैं, तो एक संग्रह कार्यक्रम और एक ऑप्टिकल कैरेक्टर मान्यता (ओसीआर) कार्यक्रम खरीद लें।

• एक ओसीआर का मतलब है कि पाठ के साथ स्कैन किए गए दस्तावेज़ बनाए जाएंगे, जैसे कि कोई व्यक्ति मैन्युअल रूप से टाइप किया हो। इसलिए वे खोज-योग्य होंगे: आप खोजों को करने और उन दस्तावेजों के भीतर शब्दों को खोजने में सक्षम होंगे, जैसे कि नाम और उपशीर्षक

एक मानकीकृत नामकरण प्रणाली बनाएं प्रत्येक दस्तावेज़ को उसी तरह नाम दें, जिसमें विषय, तिथि, और अन्य उचित जानकारी शामिल है। उदाहरण के लिए, रसीदें हमेशा नाम, तिथि और खरीदी गई उत्पादों के साथ संग्रहित रहनी चाहिए।

अपने फ़ोल्डर्स और सबफोल्डर को संहिता दें यदि आप किसी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के बजाय फ़ोल्डर का उपयोग कर संग्रह कर रहे हैं, तो आपको तिथियों, विषयों या परियोजनाओं का उपयोग करके अपने दस्तावेज़ अलग करना होगा। कई दस्तावेज़ों के साथ फ़ोल्डरों को व्यवस्थित करने के लिए फ़ोल्डरों का एक नया सबसेट बनाएं।

अपने डेस्कटॉप पर दस्तावेजों को बचाने के लिए प्रलोभन से बचें। जब आप एक नया डाउनलोड करते हैं या प्राप्त करते हैं, तो इसे अपने सिस्टम के अनुसार नाम दें और इसे आसानी से आसान पहुंच के लिए फ़ाइल करें।