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इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम को कैसे व्यवस्थित करें

संगठन व्यवसाय और निजी जीवन की कुंजी है कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कौन हैं, अच्छे संगठनात्मक कौशलों के लिए महत्वपूर्ण है, खासकर जब आप दस्तावेजों से निपटते हैं - जो हम सब हमारे जीवन के कुछ बिंदु पर करते हैं। आजकल, ऐसे संगठन को एक सरल तरीके से किया जाता है, कंप्यूटर और इलेक्ट्रॉनिक फाइल सिस्टम का उपयोग यद्यपि यह उपकरण हमारे लिए उपलब्ध है, फिर भी यह हमारे तरीक़े पर कुछ कार्यप्रणाली और कुछ काम करने के लिए आवश्यक है ताकि हम इस तकनीक से हमें प्रदान किए जाने वाले सभी लाभ उठा सकें। यदि यह इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम के साथ आपके संबंध का वर्णन करता है, तो निम्न चरणों और युक्तियां सहायक हो सकती हैं

चरणों

चित्र शीर्षक InfoToOrganise चरण 1
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तय करें कि आप किस प्रकार की जानकारी इलेक्ट्रॉनिक रूप से व्यवस्थित करना चाहते हैं
  • चित्र बनाएं CreateOneElectronicFolder चरण 2
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    एक मुख्य इलेक्ट्रॉनिक निर्देशिका बनाएं जिसमें सभी अन्य लोग शामिल हो सकते हैं, जिनके बारे में आप जानकारी चाहते हैं। आप इस निर्देशिका को जिस तरह से आप चाहते हैं, उसे नाम दे सकते हैं, हालांकि, अधिकांश कंप्यूटरों की शीर्ष निर्देशिकाओं जैसे कि "मेरे दस्तावेज़," "मेरी चित्र," "मेरा संगीत," आदि के लिए मूलभूत डिफ़ॉल्ट सेटिंग होती है। यह इस उद्देश्य के लिए उपयोगी हो सकता है
    • युक्ति: डायरेक्टरी के नाम को चुनते समय, संभव के रूप में संक्षिप्त होने का प्रयास करें, डायरेक्टरी में स्पष्ट रूप से व्यक्त करने के लिए आप जितनी कम शब्दों का उपयोग कर सकते हैं
  • चित्र बनाएं CreateSubfolders चरण 3
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    जानकारी की मात्रा के आधार पर जो आप व्यवस्थित करना चाहते हैं, आपको होम डायरेक्टरी में उपनिर्देशिका बनाने की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने खातों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से व्यवस्थित करने का प्रयास कर रहे हैं, तो आप होम डायरेक्टरी को "अकाउंट्स" और प्रत्येक उपनिर्देशिका प्रति वर्ष के रूप में नाम दे सकते हैं। प्रति निर्देशिका / उप-निर्देशिका प्रति इस प्रकार का संगठन आपकी फ़ाइलों को ऐसे तरीके से संगठित करेगा जिससे उन्हें ढूंढना और उनका उपयोग करना आसान हो जाएगा



  • चित्र शीर्षक व्यवस्थित करें चरण 4
    4
    निर्देशिकाओं के भीतर, सभी दस्तावेजों में दिनांक शामिल करना सबसे अच्छा है, और उन्हें कालानुक्रमिक रूप से व्यवस्थित करना आप फ़ाइल नाम में दस्तावेज़ की तारीख को भी शामिल करना चाह सकते हैं।
  • बैकअप टोटोडिस्क चरण 5 के शीर्षक वाला चित्र
    5
    डिस्क पर आपकी फ़ाइलों का बैकअप लेना जारी रखें, अधिमानतः प्रत्येक तीन से चार सप्ताह तक।
  • चित्रा शीर्षक मूव डाइऑक्लोज़टोडिस्क चरण 6
    6
    चूंकि आपकी इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग प्रणाली बढ़ती है, आपको उन फ़ाइलों को स्थानांतरित करने की ज़रूरत है जो अब अन्य डिस्क के लिए इतनी बार तक पहुंचे नहीं हैं। इन अतिरिक्तताओं को नष्ट करने से, सिस्टम को अधिक कुशलता से उपयोग करना आसान होगा।
  • युक्तियाँ

    • जैसा कि आप अपने फाइल सिस्टम के साथ कड़ी मेहनत करते हैं, आपको पता चल जाएगा कि आपके लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है और आप कौन से दस्तावेज व्यवस्थित करना चाहते हैं संगठन का सबसे महत्वपूर्ण पहलू कार्यशीलता है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप यहां उल्लेखित चरणों को समायोजित करें ताकि आपके पास अपना "प्रयोज्य" समाधान हो।
    • अपनी निर्देशिकाओं को उपनिर्देशिका के 3 से अधिक स्तर के साथ रखने की कोशिश न करें यह घर और व्यावसायिक उपयोग के लिए पर्याप्त से अधिक होगा
    • जब आपकी फाइलें डेटिंग होती है, तो उन्हें वर्ष के महीने का उपयोग करना सबसे अच्छा होता है (जैसे 2010.0 9 .29) ताकि उन्हें क्रम में रख सकें।
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