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तय करें कि आप किस प्रकार की जानकारी इलेक्ट्रॉनिक रूप से व्यवस्थित करना चाहते हैं
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एक मुख्य इलेक्ट्रॉनिक निर्देशिका बनाएं जिसमें सभी अन्य लोग शामिल हो सकते हैं, जिनके बारे में आप जानकारी चाहते हैं। आप इस निर्देशिका को जिस तरह से आप चाहते हैं, उसे नाम दे सकते हैं, हालांकि, अधिकांश कंप्यूटरों की शीर्ष निर्देशिकाओं जैसे कि "मेरे दस्तावेज़," "मेरी चित्र," "मेरा संगीत," आदि के लिए मूलभूत डिफ़ॉल्ट सेटिंग होती है। यह इस उद्देश्य के लिए उपयोगी हो सकता है
- युक्ति: डायरेक्टरी के नाम को चुनते समय, संभव के रूप में संक्षिप्त होने का प्रयास करें, डायरेक्टरी में स्पष्ट रूप से व्यक्त करने के लिए आप जितनी कम शब्दों का उपयोग कर सकते हैं
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जानकारी की मात्रा के आधार पर जो आप व्यवस्थित करना चाहते हैं, आपको होम डायरेक्टरी में उपनिर्देशिका बनाने की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने खातों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से व्यवस्थित करने का प्रयास कर रहे हैं, तो आप होम डायरेक्टरी को "अकाउंट्स" और प्रत्येक उपनिर्देशिका प्रति वर्ष के रूप में नाम दे सकते हैं। प्रति निर्देशिका / उप-निर्देशिका प्रति इस प्रकार का संगठन आपकी फ़ाइलों को ऐसे तरीके से संगठित करेगा जिससे उन्हें ढूंढना और उनका उपयोग करना आसान हो जाएगा
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निर्देशिकाओं के भीतर, सभी दस्तावेजों में दिनांक शामिल करना सबसे अच्छा है, और उन्हें कालानुक्रमिक रूप से व्यवस्थित करना आप फ़ाइल नाम में दस्तावेज़ की तारीख को भी शामिल करना चाह सकते हैं।
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डिस्क पर आपकी फ़ाइलों का बैकअप लेना जारी रखें, अधिमानतः प्रत्येक तीन से चार सप्ताह तक।
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चूंकि आपकी इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग प्रणाली बढ़ती है, आपको उन फ़ाइलों को स्थानांतरित करने की ज़रूरत है जो अब अन्य डिस्क के लिए इतनी बार तक पहुंचे नहीं हैं। इन अतिरिक्तताओं को नष्ट करने से, सिस्टम को अधिक कुशलता से उपयोग करना आसान होगा।