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दस्तावेज़ मुख्य आंतरिक स्टाफ और समर्थक ये ऐसे लोग हैं जो पदों को भर देते हैं, जिनके बिना आपका व्यवसाय काम नहीं कर सकता है - एक सूची को जितना ज़्यादा जरूरी है, लेकिन आर्थिक रूप से पसंद करते हैं।
- विचार करें कि दैनिक कार्यों पर कौन से कार्यों की अत्यधिक आवश्यकता है। इस बारे में सोचें कि जब प्राथमिक बॉस छुट्टी पर है तब इन पदों को भरता है
- इन सभी व्यक्तियों की एक सूची बनाएं और इसे संपर्क जानकारी के साथ भरें, जिनमें शामिल हैं: व्यापार फोन - घर फोन - सेल फोन - व्यवसाय ईमेल - व्यक्तिगत ईमेल - और संपर्क करने के किसी अन्य संभावित माध्यम उनके साथ आपातकालीन स्थितियों में जहां सामान्य संचार अनुपलब्ध हो।
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पहचान कर सकते हैं कि कौन टेलीम्यूट कर सकता है आपकी कंपनी में कुछ लोग घर-आधारित कार्यालय के माध्यम से व्यवसाय चलाने में पूरी तरह सक्षम हो सकते हैं। पता करें कि यह कौन कर सकता है और कौन नहीं कर सकता
- आप यह सुनिश्चित करने पर विचार कर सकते हैं कि आपके महत्वपूर्ण स्टाफ (चरण 1 में पहचाने गए) पूरी तरह से दूरसंचार कर सकते हैं यदि आवश्यक हो
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दस्तावेज़ बाहरी संपर्क यदि आपके पास गंभीर बिक्री-प्रमुख या ठेकेदार हैं, तो एक विशेष संपर्क सूची बनाएं जिसमें कंपनी का विवरण (या व्यक्तिगत) और उनके बारे में कोई भी महत्वपूर्ण जानकारी शामिल है, जिसमें व्यक्तिगत संपर्क और महत्वपूर्ण जानकारी शामिल है
- आपकी सूची में वकीलों, बैंकरों, सलाहकार जैसे लोगों को शामिल करें ... किसी भी व्यक्ति को विभिन्न परिचालन समस्याओं के मामले में बुलाया जाना चाहिए
- उपयोगी कंपनियों और नगरपालिका और सामुदायिक कार्यालयों (पुलिस, फायरमैन, स्वच्छता, अस्पतालों) और डाकघर मत भूलना!
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दस्तावेज़ महत्वपूर्ण उपकरण व्यक्तिगत कंप्यूटर्स में आमतौर पर महत्वपूर्ण जानकारी होती है (आपके पास एक बैकअप सहेजा गया है, है ना?)।
- कुछ व्यवसाय बिना फैक्स के कुछ घंटों के बाद ठीक काम करने का प्रबंधन करते हैं क्या आप वास्तव में अपने ज़ेरॉक्स मशीन पर विश्वास करते हैं? क्या मुझे किसी विशेष प्रिंटर की आवश्यकता है?
- कार्यक्रमों को न भूलें - जो विशेष रूप से विशेष या अपूरणीय कार्यक्रमों के मामले में महत्वपूर्ण उपकरण माना जाएगा।
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महत्वपूर्ण दस्तावेज़ पहचानें निगमन के लेख, कानूनी दस्तावेज, उपयोगिता बिल, बैंक की जानकारी, मानव संसाधन दस्तावेज, संपत्ति के किराये के लिए संबंधित दस्तावेज, कर ... आपको आवश्यक होने पर, आपके व्यवसाय से शुरू करने के लिए सब कुछ उपलब्ध होना चाहिए।
- याद रखें: आपको कंपनी के कुल नुकसान से निपटना पड़ सकता है क्या आपको पता होगा कि आपको कंपनी के वाहन ऋण का भुगतान कब करना होगा? मैं ऑनलाइन सेवाओं के लिए भुगतान किससे भेजूं?
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उपकरण आकस्मिकता विकल्पों की पहचान करें। यदि आपकी कंपनी ट्रकों का उपयोग करती है, और क्या यह संभव है कि उन्हें आग की स्थिति में क्षति हो, तो आप नए वाहन किराए पर कहाँ होंगे? आप कंप्यूटर किराए पर कहाँ होंगे? क्या आप कॉपी, फ़ैक्स, प्रिंट और अन्य महत्वपूर्ण फ़ंक्शन प्राप्त करने के लिए तृतीय-पक्ष सेवा का उपयोग कर सकते हैं?
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अपने आकस्मिक स्थान की पहचान करें यह वह जगह है जहां आप व्यवसाय का संचालन करेंगे, जहां तक प्राथमिक कार्यालय उपलब्ध नहीं हैं।
- यह एक होटल हो सकता है - उनमें से बहुत से अच्छी तरह से सुसज्जित कंपनियों का उपयोग किया जा सकता है यह आपके ठेकेदारों के कार्यालयों में से एक हो सकता है या आपके वकील का कमरा हो सकता है।
- शायद सामान्य दूरसंचार एक व्यवहार्य विकल्प है।
- यदि आपके पास एक पहचानी हुई अस्थायी स्थान है, तो इसके लिए एनसीपी पर एक नक्शा शामिल करें कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कहां हैं, सुनिश्चित करें कि आपके पास सभी आवश्यक संपर्क जानकारी (नाम सहित) हैं
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एक "कैसे करें" बनाएं इसमें क्या करना है पर चरण-दर-चरण निर्देश शामिल होना चाहिए, यह कौन करेगा, और कैसे।
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प्रत्येक जिम्मेदारी को सूचीबद्ध करें और ऐसा करने के लिए नामित व्यक्ति का नाम लिखें। रिवर्स भी करें: प्रत्येक व्यक्ति के लिए, ज़िम्मेदारियों की सूची बनाएं इस तरह, यदि आप जानना चाहते हैं कि किसको बीमाकर्ता को फोन करना चाहिए, तो बस सूची के "बीमा" अनुभाग में देखें यदि आप जानना चाहते हैं कि बिग जॉन क्या करेगा, तो आप सूची में "जॉन" नाम की खोज कर सकते हैं।
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जानकारी में शामिल हों! एक एनसीपी बेकार है अगर सारी जानकारी अलग-अलग जगहों पर फैली हुई है। एनसीपी एक संदर्भ दस्तावेज है - इसे 3-अंगूठी बांधने की मशीन में संग्रहित किया जाना चाहिए।
- बहुत सारी प्रतियां बनाएं और प्रत्येक को अपने सबसे महत्वपूर्ण कर्मचारियों को दें।
- कार्य क्षेत्र के बाहर किसी स्थान पर कई अतिरिक्त प्रतियां रखें - यह घर पर और / या सुरक्षित में हो सकता है
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संचार करें। एनसीपी को जानने के लिए सभी कार्यकर्ताओं को मिलें
- सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य प्रशिक्षण कक्षाएं लें चाहे वे महत्वपूर्ण सूची पर हों या नहीं। आप अपने गैर-महत्वपूर्ण कर्मचारियों को यह नहीं जानना चाहते हैं कि ओलों के तूफान के दौरान ड्राइविंग के बाद क्या करना चाहिए और आग से क्षतिग्रस्त एक इमारत तक पहुंचने के लिए क्या करना चाहिए।
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योजना का परीक्षण करें! आपने वास्तव में कई अच्छे विचारों को लिखा है, सभी जानकारियां इकट्ठी, पहचान किए स्थान, सूचीबद्ध कर्मचारी, संपर्क और सेवा कंपनियां लेकिन क्या आप इसका लाभ उठा सकते हैं?
- एक दिन चुनें और सभी को बताएं (ग्राहकों, ठेकेदारों और बिक्रीकर्ताओं सहित) - तो सुबह की कार्यवाही जैसे कि आपके कार्यालय को नष्ट कर दिया गया था आदेश दें - आकस्मिकता स्थान पर जाएं
- एक बात आप निश्चित रूप से इस परीक्षा से सीखेंगे कि यह सब कुछ 100% सही नहीं है। दुर्घटना के लिए इंतजार न करें, यह पता लगाने के लिए कि अगली बार अलग-अलग क्या किया जाना चाहिए। परीक्षा चलाएं
- यदि आप कोई बड़ा परिवर्तन करते हैं, तो कुछ महीनों के बाद फिर से परीक्षण चलाएं। ठोस योजनाओं को भी वार्षिक परीक्षण की आवश्यकता होती है
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योजना को बदलने की योजना बनाएं इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका प्लान कितना अच्छा है, और यह कोई फर्क नहीं पड़ता कि परीक्षण सही था या नहीं - कुछ ईवेंट आपकी योजना से भाग जाने की संभावना है जो होटल आप एक आकस्मिक शिविर के रूप में उपयोग करने की योजना बना रहे हैं वह एक प्रमुख सम्मेलन की मेजबानी कर सकता है आप बैंक से संपर्क करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं क्योंकि आपदा एक छुट्टी पर हुआ उनके निवास में ऊर्जा की कमी थी कंपनी का कापियर टूट गया आपका सलाहकार छुट्टी पर है
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समीक्षा और समीक्षा करें जब भी कुछ बदल जाता है, तो आपके एनसीपी की सभी प्रतियां अपडेट करें
- कभी भी समाप्ति की तारीख समाप्त होने दें। एक अमान्य योजना बेकार से भी बदतर हो सकती है - यह आपको सुरक्षा का गलत अर्थ दे सकता है