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उस प्रक्रिया की पहचान करें जिसे आप अपनी कंपनी के स्वाभाविक रूप से जिस तरीके से वर्णन करते हैं वह वर्णन करना चाहते हैं और उसे एक नाम दें। उदाहरण के लिए, "इन्वेंट्री" नाम की एक प्रक्रिया एक पल से ली गई उपायों का एक सेट हो सकती है, जब तक कोई उत्पाद स्टॉक में नहीं जाता, तब तक वह इसे छोड़ देता है, जबकि दूसरा एक ऐसे समय से उठाए गए कार्यों को शामिल कर सकता है जब एक फोन कॉल से सर्विस की जाती है जब तक ग्राहक सेवा नहीं कर लेता है और कॉल समाप्त होता है।
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एक रिपोर्ट में प्रत्येक प्रक्रिया के विवरण का वर्णन करें ताकि यह स्पष्ट हो सके कि प्रत्येक कर्मचारी कैसे भूमिका निभाता है इसमें समय लग सकता है, क्योंकि आपको प्रत्येक कर्मचारी से मुलाकात करना होगा और उस विशेष प्रक्रिया के भीतर वह क्या कार्य करता है, यह समझना होगा, जिसके परिणामस्वरूप मूल्यवान जानकारी दी जाएगी।
- प्रत्येक प्रक्रिया की शुरुआत रिकॉर्ड करें उदाहरण के लिए, यह कदम हो सकता है उत्पाद स्टॉक हो रहा है या लिंक को बिक्री विभाग में स्थानांतरित किया जा रहा है।
- प्रत्येक प्रक्रिया का वर्णन करें, प्रक्रिया के दौरान जो कुछ भी होता है, उदाहरण के लिए, डेटाबेस में उत्पाद पंजीकरण से, शेल्फ पर भंडारण के माध्यम से, डेटाबेस में चयन के लिए शेल्फ को हटाने के लिए, डिस्पैच में और अंत में लोड करने के लिए पोस्टिंग के लिए ट्रक
- प्रत्येक प्रक्रिया का उद्देश्य लिखें उदाहरण के लिए, ग्राहक की सेवाएं देने में व्यवसाय विभाग के उद्देश्य से इन मामलों की उचित रूप से देखभाल करना है
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आकलन करें कि इस प्रक्रिया में सभी कार्य आवश्यक हैं, उत्पादक हैं, और लक्ष्य में योगदान करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई उत्पाद पहले पेपर में दर्ज किया गया है और फिर डेटाबेस में खिलाया गया है, तो बार कोड रीडर अपनाने के लिए और अधिक कुशल हो सकता है, जो कागज के फॉर्म की आवश्यकता को समाप्त करता है।
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अगर उस समय प्रबंधन के हित में है तो उल्टा या गलत कदमों को हटा दें या बदल दें। कभी-कभी चरणों को नए उपकरणों के पुनर्गठन या अधिग्रहण के लिए जगह बनाने के लिए धीरे-धीरे बदलना चाहिए।
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प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया का प्रवाहचिह्न बनाएं यह शुरुआत की दृश्य प्रतिनिधित्व, प्रत्येक प्रक्रिया के चरणों और उद्देश्यों, नए कर्मचारियों के लिए एक महत्वपूर्ण प्रशिक्षण उपकरण, साथ ही लंबे समय तक के कर्मचारियों के बेहतर प्रदर्शन के रूप में होगा।