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एक प्रक्रिया को दस्तावेज़ कैसे करें

कंपनियां अक्सर यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रक्रिया का दस्तावेज करती हैं कि कार्यकर्ता इसे ठीक से कैसे करें, या सुधार करने के लिए इसका विश्लेषण करें। यदि आप किसी मामले के दस्तावेजीकरण के आरोप में हैं या स्वयं इसे करने का फैसला किया है, तो उन लोगों को शामिल करना सुनिश्चित करें जिनके पास एक संपूर्ण प्रक्रिया के बारे में अनुभव और ज्ञान है। दो प्रकार के फ्लोचार्ट नीचे वर्णित हैं, लेकिन यदि, दूसरी तरफ, आपने एक अलग प्रकार की सरल आरेख या पाठ दस्तावेज़ की कल्पना की है, जो आपकी प्रक्रिया के लिए अधिक अनुकूल है, आप इसका उपयोग कर सकते हैं। उस स्थिति में, प्रक्रिया दस्तावेजों के प्रयोजनों के बारे में एक विचार प्राप्त करने के लिए सामान्य चेतावनी अनुभाग पढ़ें।

चरणों

विधि 1
निर्णय कैसे करें आपकी प्रक्रिया को दस्तावेज़ कैसे करें

चित्र शीर्षक एक प्रक्रिया चरण 1
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एक समय में एक प्रक्रिया के लिए छड़ी, जब भी संभव हो। सिर्फ एक फ्लोचार्ट में अपने सारे काम का वर्णन करने की कोशिश मत करो। प्रत्येक कार्य को अलग से संक्षिप्त दस्तावेजों की एक श्रृंखला अलग से पालन करना आसान होगा।
  • यदि आपको एक बड़े पैमाने पर प्रक्रिया, जैसे कि व्यावसायिक उत्पाद बनाने, डिजाइन से बिक्री तक दस्तावेज़ करना है, तो प्रक्रिया में प्रत्येक कार्य को संदर्भित करने के लिए केवल साधारण नाम का उपयोग करें। यदि ज़रूरी हो, तो प्रत्येक कार्य को अधिक विस्तार से समझाने के लिए अतिरिक्त दस्तावेजों का उपयोग करें।
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    उपप्रकाशीओं में बड़ा फ्रेम टुकड़ा। उपप्रक्रिया प्रक्रियाओं के दौरान किए गए मुख्य कार्य हैं अगर आप उस प्रक्रिया से पूरी तरह से परिचित नहीं हैं जो आप दस्तावेज कर रहे हैं, साक्षात्कार प्रबंधकों या अन्य विशेषज्ञों को इसमें शामिल कार्यों की अच्छी समझ प्राप्त करने के लिए
    • आम तौर पर, यदि आपके दस्तावेज़ में एक कदम में एक से अधिक क्रियाएँ शामिल हैं, या शब्द "और", तो इसे दो भागों में विभाजित किया जा सकता है उदाहरण के लिए: "ब्रेड और हैमबर्गर को ग्रिल पर रखो" को "पेटी को द ग्रिल पर रखें" और "द ब्रेड ऑन द ग्रिल" में विभाजित किया जाना चाहिए।
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    निर्णय लें कि क्या प्रक्रिया एक पाठ दस्तावेज़ के लिए काफी सरल है। यदि आपकी प्रक्रिया हमेशा एक समान है और इसमें केवल कुछ निर्णय और विविधताओं शामिल हैं, तो आप केवल एक सूची में दिए गए चरणों को लिखना चाहेंगे एक इलेक्ट्रॉनिक पाठ दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए एक Microsoft Word फ़ाइल, या पंक्तिबद्ध कागज का एक पत्र) का उपयोग करें।
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    फ्लोचार्ट बनाने पर विचार करें इस पृष्ठ के निम्नलिखित खंडों में वर्णित के अनुसार, सरल प्रवाह संचित्र प्रक्रिया को दर्शाने के लिए एक आसान तरीका है। अधिक जटिल फ्लोचार्ट्स के निर्माण के तरीके भी हैं, लेकिन इन्हें अधिकांश प्रक्रियाओं के लिए आवश्यक नहीं है जटिल फ्लोचार्ट्स को काम करने के लिए नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें, अगर आपकी प्रक्रिया में दस से अधिक कदम हैं "और" आपके पास तीन से अधिक लोग अलग-अलग चरण अपनाते हैं
  • चित्र प्रलेख प्रक्रिया के चरण 5
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    इसे यथासंभव छोटा रखें एक पृष्ठ आदर्श है, लेकिन जटिल प्रक्रियाओं के लिए भी उन्हें पांच पृष्ठों या उससे कम तक सीमित करने का प्रयास करें केवल विशेष और जटिल कार्यों के लिए लंबे दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है, और तब भी, यदि दस्तावेज़ उन लोगों द्वारा उपयोग किया जा रहा है जो उन्हें निष्पादित करते हैं।
    • उदाहरण के लिए, यदि दस्तावेज़ का उद्देश्य कैंसर के निदान में डॉक्टरों को निर्देशित करना है, तो आप शायद प्रत्येक नैदानिक ​​परीक्षण का उल्लेख करेंगे जिसका उपयोग किया जा सकता है। हालांकि, यदि एक ही प्रक्रिया को अधिकारियों को प्रस्तुत करने के लिए प्रलेखित किया जा रहा है, तो एक छोटा संस्करण बनाएं, जो अधिक विस्तृत चरणों को छोड़ देता है, जैसे कि किसी विशेष मशीन के लिए सेटिंग्स को लागू करने के बारे में निर्णय।
    • कार्य नामों से विशेषण निकालें ये शीर्षकों को कम और स्पष्ट होना चाहिए उदाहरण के लिए, "ग्राहक को चालान भेजें", "नहीं" "उत्पाद का अनुरोध करने वाले सभी सेवाओं के लिए पूर्ण चालान भेजें।"
  • चित्र एक प्रक्रिया दस्तावेज़ चरण 6
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    यदि दृश्य प्रक्रिया को आसान बना देता है तो दृश्य प्रतिनिधित्व शामिल करें कुछ लोग लिखित ग्रंथों के मुकाबले बेहतर दृश्य प्रतिनिधित्व समझते हैं, खासकर यदि वे अधिकारी, प्रशासक या अन्य लोग जो दस्तावेज़ीकरण की प्रक्रिया के व्यावहारिक अनुभव के साथ शामिल नहीं हो सकते हैं। ये चित्र चित्र, फोटो, स्क्रीनशॉट्स हो सकते हैं, जब तक कि वे सरल और स्पष्ट होते हैं।
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    आरेख या चित्रों को केवल तरफ शामिल करें यदि प्रक्रिया दस्तावेज़ में किसी शब्द को समझना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, यदि दस्तावेज को पाठक को दो प्रकार की मशीनों के बीच अंतर की पहचान करने की आवश्यकता होती है, तो उन मशीनों के स्पष्ट आरेख या चित्र प्रदान करें
    • क्लिप आर्ट या अन्य चित्र शामिल न करें यदि वे मज़े के लिए हैं
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    स्थिति के लिए लोगों को देखें, न कि नाम। दस्तावेज एक व्यक्ति के पास है। लिखना न करें: "कैरोल को मीटिंग मिनट भेजें"। लिखें: "राष्ट्रपति को मीटिंग का मिनट भेजें" यदि आप समझते हैं कि पाठक को यह जानने के लिए कि नाम किससे संपर्क करना है, नाम और स्थिति शामिल है
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    इसे स्पष्ट करें कि एक प्रक्रिया दूसरों के साथ कैसे जुड़ती है उदाहरण के लिए, "न्यूज़लेटर को व्यवस्थित करने" के लिए एक प्रक्रिया का दस्तावेज़ीकरण नोट के साथ समाप्त हो सकता है "अंतिम परिणाम संपादित करने के लिए भेजा जाता है `न्यूज़लेटर संपादित करें` शीर्षक वाले दस्तावेज़ देखें न्यूज़लैटर संपादित करें शीर्षक वाले दस्तावेज़ को नोट से शुरू होना चाहिए "यह न्यूज़लैटर व्यवस्थित करें" और "अब यह प्रकाशन के लिए भेजा गया है" के साथ समाप्त होता है। `न्यूज़लैटर प्रकाशित करें` शीर्षक वाला दस्तावेज़ देखें
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    दस्तावेज़ संपादन योग्य और पहुंच योग्य बनाएं लोगों को पढ़ने और अध्ययन के लिए प्रतियां बनाएं एक इलेक्ट्रॉनिक संदर्भ दस्तावेज़ को एक संपादन योग्य प्रारूप में रखें ताकि आवश्यकतानुसार परिवर्तन किए जा सकें।
    • पीडीएफ प्रारूप में दस्तावेज़ों को संपादित नहीं किया जा सकता है। यदि आप एक प्रोग्राम का उपयोग करते हैं जो संलेखन और लेआउट में माहिर है, तो यह संपादित फ़ाइलों को एक अलग और अद्वितीय प्रारूप में सहेज सकता है। दस्तावेज़ को संपादित करने से पहले अन्य लोगों को शायद उसी प्रोग्राम को डाउनलोड या खरीदने की आवश्यकता होगी
    • पाठ के माध्यम से विशेष रूप से दस्तावेज़ों को लिखने के लिए, एक सामान्य फ़ाइल स्वरूप का उपयोग करें, जैसे: .doc, .docx, .txt, या .rtf यदि आप अनुमान लगाते हैं कि दस्तावेज़ अक्सर बदल जाएगा, तो Google डॉक्स जैसी ऑनलाइन फ़ाइल होस्टिंग सेवा का उपयोग करें, ताकि लोग हमेशा नवीनतम संस्करण देख सकें।
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    कृपया दस्तावेज़ प्रक्रिया को सावधानीपूर्वक वर्गीकृत करें उदाहरण के लिए, पृष्ठ के शीर्ष पर प्रत्येक दस्तावेज़ में सृजन दिनांक और अंतिम स्थान को स्पष्ट स्थान में लिखें। यदि कई लोग दस्तावेज़ को संपादित कर रहे हैं, तो आप उनका नाम, या आखिरी संपादन दिनांक के पास आइनेल्स डाल सकते हैं। अंत में, फ़ाइल में एक शीर्षक और एक नाम शामिल करें, जो स्पष्ट रूप से प्रक्रिया दस्तावेज़ों को दर्शाता है।
  • विधि 2
    फ्लोचार्ट बनाएं

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    साधारण कार्यों को आसान करने के लिए एक फ्लोचार्ट बनाएं फ़्लोचार्ट एक आसान-से-पढ़ने वाली दृश्य शैली में बुनियादी जानकारी का वर्णन करने के लिए बहुत अच्छा है। नौकरी प्रशिक्षण के दौरान सामान्य कार्यों के माध्यम से नए कर्मचारियों को मार्गदर्शन करने के लिए इसका इस्तेमाल किया जा सकता है, या उस कार्यकर्ता की सहायता कर सकता है जो इसके लिए जिम्मेदार सहयोगी की अनुपस्थिति के कारण अस्थायी रूप से कार्य कर रहे हैं।
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    फ्लोचार्ट को बाएं से दाएं, ऊपर से नीचे तक व्यवस्थित करें जब आप एक फ्लोचार्ट बनाते हैं, तो आप प्रक्रिया में प्रत्येक कार्य के लिए एक बॉक्स खींचना और उस तीर से कनेक्ट करेंगे, जो उस क्रम को इंगित करते हैं जिसमें ऐसा कार्य किया जाता है। अपने बाईं ओर से या पृष्ठ के शीर्ष से शुरू करें, जैसे आप लिखते समय करते हैं। उस क्रम में चरणों के अनुक्रम का वर्णन करके, आप यह समझाने में आसान करते हैं कि कुछ शब्दों के साथ क्या करना है।
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    यदि आप अंग्रेजी भाषा की तुलना में किसी दूसरी भाषा के साथ काम कर रहे हैं, तो इसका वर्णन किसी एक के बजाय करें। उदाहरण के लिए, अरबी में लिखा गया प्रवाह संचरण सही से बाएं ओर जाता है
    • दिशा स्पष्ट रखने के लिए तीर कुंजियों का उपयोग करें कार्यों के बीच केवल तीरहित लाइनें नहीं खींचें
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    "शुरूआत" नामक एक सर्कल के साथ आरंभ करें यदि आपके प्रवाहचिह्न को एक पंक्ति या स्तंभ में फिट करने के लिए पर्याप्त छोटा है, तो आपको इस मंडली की आवश्यकता नहीं हो सकती है। अधिक जटिल फ्लोचार्ट्स के लिए, "शुरुआत" शीर्षक के साथ एक सुंदर स्पष्ट सर्कल होने के कारण बहुत उपयोगी है
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    उसमें लिखा पहला कार्य के नाम के साथ एक आयत बनाएं। पहले कार्य के साथ "शुरू" सर्कल से बॉक्स पर एक तीर खींचें। उदाहरण के लिए, "ग्राहक अनुरोध प्राप्त करें"



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    अगले कार्य या प्रश्न के लिए एक तीर बनाएं यह तीर अगले बॉक्स को इंगित करता है, जिसमें इसके अंदर लिखा दूसरा कार्य है। यदि कोई निर्णय किया जाना है, या कार्य को निष्पादित करने से पहले उत्तर देने के लिए कोई सवाल है, तो एक हीरे के अंदर सवाल लिखें।
    • यदि संभव हो तो लोजेंज और बक्से के लिए अलग-अलग रंगों का उपयोग करें
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    जवाब या निर्णय के अनुसार हीरे से अगले कार्यों तक चलाएं। उदाहरण के लिए, बॉक्स जो निम्नलिखित कार्य का वर्णन करता है: "ग्राहक आदेश प्राप्त करें", एक हीरे के साथ प्रश्न की ओर जाता है: "क्या आपने पानी के लिए पूछा?" दो तीर हीरे से बाहर निकलें। "हां", या "एस" लिखकर एक बॉक्स में इंगित करें: "ग्राहक का पानी दो।" दूसरे तीर पर, "नहीं," या "एन" लिखें, जो उस बॉक्स पर निर्देशित करता है जो "रसोई में आदेश ले।"
  • विधि 3
    कॉम्प्लेक्स फ्लोचार्ट्स बनाएं

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    कई लोगों और विभागों से जुड़े जटिल प्रक्रियाओं के लिए इन प्रकार के फ्लोचार्ट का उपयोग करें। अगर आप एक जटिल प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण कर रहे हैं जिसमें कई लोगों, टीमों, या विभागों को स्वतंत्र रूप से काम करना शामिल है, तो एक जटिल प्रवाह संरेखण के निर्माण पर विचार करें। इस प्रकार के फ्लोचार्ट को यहां वर्णित किया गया है "तैर लाइन आरेख" या "रैमर-ब्रंच आरेख" कहा जाता है। । आरेख यह देखना आसान बनाता है कि प्रत्येक कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है और उन क्षेत्रों की पहचान करने में सहायता करता है जहां प्रक्रिया में सुधार किया जा सकता है।
    • फ्लोचार्ट को इस प्रक्रिया का वर्णन करना चाहिए क्योंकि यह वास्तव में किया गया है, यह कैसे किया जाना चाहिए।
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    सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने पर विचार करें यदि आप डायग्रामिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं तो फ्लोचार्ट अधिक व्यवस्थित और सुपाठ्य दिखाई देगा। एक इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल फ्लोचार्ट में आवश्यक परिवर्तन आसान बनाता है "प्रक्रिया मानचित्रण सॉफ़्टवेयर" के लिए इंटरनेट पर खोजें, यह सुनिश्चित कर लें कि आप खरीद या डाउनलोड कर सकते हैं जो रैमर-ब्रैच आरेख बना सकते हैं।
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    पृष्ठ के बाईं ओर एक संगठित कॉलम में प्रत्येक प्रतिभागी को सूचीबद्ध करें। लाइनों को एक विभाग, टीम या व्यक्ति की स्थिति के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। प्रत्येक प्रतिभागी अपने क्षैतिज रेखा पर स्थित कार्यों के लिए ज़िम्मेदार है, जो पृष्ठ भर में फैली हुई है। इसे कभी-कभी "प्रतिभागी की तैराकी लकीर" कहा जाता है।
    • किरणों को रंग से वर्गीकृत किया जा सकता है रंगीन अंधे लोगों को पढ़ना आसान बनाने के लिए उन्हें हमेशा बोल्ड काले रेखाओं से विभाजित किया जाना चाहिए
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    समूची स्थितियों में, एक दूसरे के साथ बातचीत करने वाले समूह को डालने की कोशिश करें। हालांकि, यह आवश्यक नहीं है
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    पहले कार्य के साथ शुरू करें पृष्ठ के बाएं किनार के पास एक बॉक्स में पहला कार्य रखकर, इस प्रक्रिया को आरंभ करें, इसके लिए जिम्मेदार प्रतिभागियों के दायीं ओर। उदाहरण के लिए, यदि अनुसंधान प्रभाग एक उत्पाद विचार बनाकर प्रक्रिया शुरू करता है, तो "खोज" शब्द के दाईं ओर एक बॉक्स खींचना और उसे "उत्पाद विचार बनाएँ" के रूप में लेबल किया गया है।
  • चित्र शीर्षक एक प्रक्रिया चरण 21
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    जारी रखें जैसे कि यह सामान्य फ्लोचार्ट था, लेकिन कार्य सही दिशा में चल रहा है और उचित रेखा पर स्थित है उदाहरण के लिए, यदि खोज आपके उत्पाद विचारों को फोकल परीक्षणों के लिए मार्केटिंग करने के लिए प्रस्तुत करता है, तो पिछले पंक्ति के दाईं ओर मार्केटिंग पंक्ति के बॉक्स में "उत्पाद प्रॉडक्ट बनाएं" से तीर खींचें। इस "फोकल टेस्ट" बॉक्स को लेबल करें
    • कभी-कभी कोई कार्य खुद को दोहरा सकता है, उदाहरण के लिए, उत्पाद अतिरिक्त फोकल परीक्षणों के लिए बाद में लौटा सकता है। अगर प्रक्रिया उसी पिछले चरण में वापस आती है, तो "फोकल टेस्ट" नामक मूल बॉक्स की ओर इशारा करते हुए तीर खींचें। यदि प्रक्रिया अलग होती है (उदाहरण के लिए, यह फोकल परीक्षणों का एक और उन्नत चरण है, जिससे विभिन्न कार्य होते हैं), एक अलग नाम के साथ एक नया बॉक्स बनाएं, जैसे: "उन्नत फोकल टेस्ट"
  • पटकथा का शीर्षक दस्तावेज़ एक प्रक्रिया चरण 22
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    लोजेंजेस और मंडलियों का उपयोग करने का तरीका जानें कई फ्लोचार्ट्स बॉक्स, लोजेंज और सर्कल का उपयोग करते हैं, साथ ही उनके बीच तीर भी होते हैं। आपने पहले से ही ऐसे बॉक्स देख लिए हैं जो नौकरी के शीर्षक के साथ लेबल किए गए हैं। एक हीरे का उपयोग करें जब कई संभावित परिणाम होते हैं परिणाम प्राप्त होने पर मंडलियों का उपयोग करें। ऊपर दिए गए उदाहरण के साथ जारी रखें, "क्या उत्पाद को मंजूरी दे दी गई है?" लेबल वाले डायमंड के लिए "फोकल टेस्ट" कार्य से तीर खींचें लेबल "नहीं" के साथ हीरा से निकलने वाला एक तीर बनाएं और इसे "प्रक्रिया का अंत" शीर्षक वाले एक मंडल से कनेक्ट करें। "हाँ" नामक एक दूसरा तीर, प्रक्रिया में अगले कार्य के लिए हो सकता है।
    • लाइन पर हीरा रखें या प्रतिभागिता के "लकीर" जो निर्णय के लिए जिम्मेदार है।
    • "प्रक्रिया समाप्त" लेबल वाला सर्कल किसी भी भागीदार के साथ कोई संबंध नहीं है, इसकी अपनी लाइन पर होना चाहिए।
    • फ्लोचार्ट्स के लिए कई अन्य विशिष्ट प्रतीकों हैं, लेकिन ये शायद ही कभी इस्तेमाल की जाती हैं और आमतौर पर इसकी आवश्यकता नहीं होती है। यदि आप सोचते हैं कि आपके दस्तावेज़ को विभिन्न प्रकार के प्रतीकों से फायदा होगा, तो उन्हें खुद के लिए बेझिझक खोजिए।
  • चित्र शीर्षक दस्तावेज़ एक प्रक्रिया चरण 23
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    मानक सेट करें अपने फ्लोचार्ट को यथासंभव पठनीय बनाने के लिए समान बॉक्स आकार और दो या तीन अलग-अलग रंगों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, सभी बक्से (कार्य) की नीली पृष्ठभूमि हो सकती है, जबकि हीरे (प्रश्न) पीले हो सकते हैं
    • यदि संभव हो तो, बॉक्स के एक तरफ से (उदाहरण के लिए, दाईं तरफ) और "न" तीर हमेशा दूसरी तरफ (उदाहरण के लिए, नीचे की तरफ) से उत्तर तीर "हां" का पता लगाएं। । यह हमेशा संभव नहीं है या हासिल करना आसान है, इसलिए इस मुद्दे पर बहुत अधिक समय खर्च न करें।
  • चित्र प्रलेख प्रक्रिया एक प्रक्रिया 24 चरण
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    यदि आवश्यक हो, तो दूसरे पृष्ठ का उपयोग करें फ्लॉचार्ट को इतने छोटे बनाने के बजाय कई पृष्ठों का उपयोग करना बेहतर होता है कि इसे पढ़ा नहीं जा सकता। नोट्स या तीर का सही ढंग से उपयोग करें ताकि प्रवाह चार्ट जारी हो सके। उदाहरण के लिए, "ए" नामक एक तीर को खीचें, जिससे पृष्ठ के दाएं किनारे हो जाते हैं। अगले पृष्ठ पर, बाईं तरफ से तीर खींचें, जिसे "ए" भी लेबल किया गया।
  • चित्र शीर्षक एक प्रक्रिया चरण 25
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    फ्लोचार्ट संपादित करें फ्लोचार्ट के माध्यम से प्रत्येक संभव "मार्ग" का पालन करें और देखें कि क्या यह समझ में आता है। आदर्श रूप से, प्रक्रिया से परिचित किसी व्यक्ति को इसके साथ मिलना चाहिए, त्रुटियों को समझना और लापता कदमों की पहचान करना। कम से कम एक बार जांच कर लेने के बाद और कुछ त्रुटियों को ठीक करने के बाद, दस्तावेज़ दिखाई देने के लिए तैयार है, या अन्य लोगों को भेजा जाता है। हालांकि, इस फोकलाचार्ट को संपादित करने के लिए बेझिझक यदि प्रक्रिया बाद में बदलती है, तो उन लोगों को एक अद्यतन दस्तावेज भेजना जो इसका इस्तेमाल करेंगे।
  • विधि 4
    इसे सुधारने के लिए प्रक्रिया दस्तावेज़ की समीक्षा करें

    चित्र शीर्षक एक प्रक्रिया चरण 26
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    ऐसे क्षेत्रों की पहचान करें जहां गुणवत्ता नियंत्रण उपयोगी हो सकता है हर बार प्रक्रिया एक व्यक्ति या टीम से दूसरे तक पहुंचती है, यह विचार करें कि क्या किसी को यह देखने के लिए काम चल रहा है कि क्या यह जारी रखने के लिए तैयार है या नहीं। एक विशिष्ट कदम के बाद अक्सर गुणवत्ता घटिया होती है, जैसे सामान्य रूप से एक अनुभवहीन टीम के सदस्य द्वारा किया जाता है? कौन से प्रक्रियाओं की गुणवत्ता पर सबसे अधिक समग्र प्रभाव होता है और उन्हें अधिक ध्यान देने की आवश्यकता है?
    • यदि आप इस प्रक्रिया में एक गुणवत्ता की समीक्षा करने की सिफारिश करने का निर्णय लेते हैं, तो अगले चरण के लिए "उन्नति" का स्पष्ट मानदंड स्थापित करें। लोगों को उपयोग में गुणवत्ता मानक पर अनुमान न करें।
  • चित्र शीर्षक प्रक्रिया एक प्रक्रिया 27
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    कार्य डुप्लिकेट में खोजें यदि आपके आरेख या दस्तावेज़ में दो समान कार्य हैं, तो विचार करें कि यह उपयोगी या अक्षम है या नहीं। कभी-कभी बेहतर गुणवत्ता नियंत्रण हासिल करने के लिए कार्य दोहराने के लिए अच्छा है (उदाहरण के लिए, दो विभाग विभिन्न चरणों में एक उत्पाद का निरीक्षण कर रहे हैं) हालांकि, इस प्रक्रिया में संशोधनों जैसे सरल कार्य एक बार से अधिक नहीं होने चाहिए। यह सुझाव है कि प्रक्रिया प्रक्रियाओं से डुप्लिकेट कार्यों में से एक को हटा दिया जाएगा
  • चित्र शीर्षक एक प्रक्रिया चरण 28
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    विभागों के बीच अनावश्यक चालें खोजें आपका दस्तावेज उस व्यक्ति को "ए" और व्यक्ति बी स्थानांतरण जिम्मेदारियों को कई बार प्रक्रिया से आगे और पीछे दिखा सकता है क्या अनावश्यक स्थानान्तरण की संख्या को कम करना संभव है? यदि आप इस प्रक्रिया का पुनर्गठन कर सकते हैं, तो व्यक्ति ए को उसी अवधि में विभिन्न कार्यों को पूरा करने में सक्षम होना चाहिए, और फिर उन्हें व्यक्ति बी में भेजना चाहिए।
  • युक्तियाँ

    • एक बड़ी प्रक्रिया दस्तावेज़ करने के लिए, एकाधिक फ़्लोचार्ट या आरेख बनाएं। सबसे पहले, प्रक्रिया या बड़े चित्र के ग्राफिकल प्रस्तुतियां बनाएं। इस फ्रेम में उपप्रक्रिया शामिल करें तब बनाएँ, उपप्रकाशीय पर ध्यान केंद्रित एक और दृश्य प्रतिनिधित्व। ये उपप्रक्रिया बनाने वाले कार्यों को प्रस्तुत करें

    सूत्रों और कोटेशन

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