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एक समय में एक प्रक्रिया के लिए छड़ी, जब भी संभव हो। सिर्फ एक फ्लोचार्ट में अपने सारे काम का वर्णन करने की कोशिश मत करो। प्रत्येक कार्य को अलग से संक्षिप्त दस्तावेजों की एक श्रृंखला अलग से पालन करना आसान होगा।
- यदि आपको एक बड़े पैमाने पर प्रक्रिया, जैसे कि व्यावसायिक उत्पाद बनाने, डिजाइन से बिक्री तक दस्तावेज़ करना है, तो प्रक्रिया में प्रत्येक कार्य को संदर्भित करने के लिए केवल साधारण नाम का उपयोग करें। यदि ज़रूरी हो, तो प्रत्येक कार्य को अधिक विस्तार से समझाने के लिए अतिरिक्त दस्तावेजों का उपयोग करें।
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उपप्रकाशीओं में बड़ा फ्रेम टुकड़ा। उपप्रक्रिया प्रक्रियाओं के दौरान किए गए मुख्य कार्य हैं अगर आप उस प्रक्रिया से पूरी तरह से परिचित नहीं हैं जो आप दस्तावेज कर रहे हैं, साक्षात्कार प्रबंधकों या अन्य विशेषज्ञों को इसमें शामिल कार्यों की अच्छी समझ प्राप्त करने के लिए
- आम तौर पर, यदि आपके दस्तावेज़ में एक कदम में एक से अधिक क्रियाएँ शामिल हैं, या शब्द "और", तो इसे दो भागों में विभाजित किया जा सकता है उदाहरण के लिए: "ब्रेड और हैमबर्गर को ग्रिल पर रखो" को "पेटी को द ग्रिल पर रखें" और "द ब्रेड ऑन द ग्रिल" में विभाजित किया जाना चाहिए।
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निर्णय लें कि क्या प्रक्रिया एक पाठ दस्तावेज़ के लिए काफी सरल है। यदि आपकी प्रक्रिया हमेशा एक समान है और इसमें केवल कुछ निर्णय और विविधताओं शामिल हैं, तो आप केवल एक सूची में दिए गए चरणों को लिखना चाहेंगे एक इलेक्ट्रॉनिक पाठ दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए एक Microsoft Word फ़ाइल, या पंक्तिबद्ध कागज का एक पत्र) का उपयोग करें।
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फ्लोचार्ट बनाने पर विचार करें इस पृष्ठ के निम्नलिखित खंडों में वर्णित के अनुसार, सरल प्रवाह संचित्र प्रक्रिया को दर्शाने के लिए एक आसान तरीका है। अधिक जटिल फ्लोचार्ट्स के निर्माण के तरीके भी हैं, लेकिन इन्हें अधिकांश प्रक्रियाओं के लिए आवश्यक नहीं है जटिल फ्लोचार्ट्स को काम करने के लिए नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें, अगर आपकी प्रक्रिया में दस से अधिक कदम हैं "और" आपके पास तीन से अधिक लोग अलग-अलग चरण अपनाते हैं
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इसे यथासंभव छोटा रखें एक पृष्ठ आदर्श है, लेकिन जटिल प्रक्रियाओं के लिए भी उन्हें पांच पृष्ठों या उससे कम तक सीमित करने का प्रयास करें केवल विशेष और जटिल कार्यों के लिए लंबे दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है, और तब भी, यदि दस्तावेज़ उन लोगों द्वारा उपयोग किया जा रहा है जो उन्हें निष्पादित करते हैं।
- उदाहरण के लिए, यदि दस्तावेज़ का उद्देश्य कैंसर के निदान में डॉक्टरों को निर्देशित करना है, तो आप शायद प्रत्येक नैदानिक परीक्षण का उल्लेख करेंगे जिसका उपयोग किया जा सकता है। हालांकि, यदि एक ही प्रक्रिया को अधिकारियों को प्रस्तुत करने के लिए प्रलेखित किया जा रहा है, तो एक छोटा संस्करण बनाएं, जो अधिक विस्तृत चरणों को छोड़ देता है, जैसे कि किसी विशेष मशीन के लिए सेटिंग्स को लागू करने के बारे में निर्णय।
- कार्य नामों से विशेषण निकालें ये शीर्षकों को कम और स्पष्ट होना चाहिए उदाहरण के लिए, "ग्राहक को चालान भेजें", "नहीं" "उत्पाद का अनुरोध करने वाले सभी सेवाओं के लिए पूर्ण चालान भेजें।"
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यदि दृश्य प्रक्रिया को आसान बना देता है तो दृश्य प्रतिनिधित्व शामिल करें कुछ लोग लिखित ग्रंथों के मुकाबले बेहतर दृश्य प्रतिनिधित्व समझते हैं, खासकर यदि वे अधिकारी, प्रशासक या अन्य लोग जो दस्तावेज़ीकरण की प्रक्रिया के व्यावहारिक अनुभव के साथ शामिल नहीं हो सकते हैं। ये चित्र चित्र, फोटो, स्क्रीनशॉट्स हो सकते हैं, जब तक कि वे सरल और स्पष्ट होते हैं।
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आरेख या चित्रों को केवल तरफ शामिल करें यदि प्रक्रिया दस्तावेज़ में किसी शब्द को समझना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, यदि दस्तावेज को पाठक को दो प्रकार की मशीनों के बीच अंतर की पहचान करने की आवश्यकता होती है, तो उन मशीनों के स्पष्ट आरेख या चित्र प्रदान करें
- क्लिप आर्ट या अन्य चित्र शामिल न करें यदि वे मज़े के लिए हैं
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स्थिति के लिए लोगों को देखें, न कि नाम। दस्तावेज एक व्यक्ति के पास है। लिखना न करें: "कैरोल को मीटिंग मिनट भेजें"। लिखें: "राष्ट्रपति को मीटिंग का मिनट भेजें" यदि आप समझते हैं कि पाठक को यह जानने के लिए कि नाम किससे संपर्क करना है, नाम और स्थिति शामिल है
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इसे स्पष्ट करें कि एक प्रक्रिया दूसरों के साथ कैसे जुड़ती है उदाहरण के लिए, "न्यूज़लेटर को व्यवस्थित करने" के लिए एक प्रक्रिया का दस्तावेज़ीकरण नोट के साथ समाप्त हो सकता है "अंतिम परिणाम संपादित करने के लिए भेजा जाता है `न्यूज़लेटर संपादित करें` शीर्षक वाले दस्तावेज़ देखें न्यूज़लैटर संपादित करें शीर्षक वाले दस्तावेज़ को नोट से शुरू होना चाहिए "यह न्यूज़लैटर व्यवस्थित करें" और "अब यह प्रकाशन के लिए भेजा गया है" के साथ समाप्त होता है। `न्यूज़लैटर प्रकाशित करें` शीर्षक वाला दस्तावेज़ देखें
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दस्तावेज़ संपादन योग्य और पहुंच योग्य बनाएं लोगों को पढ़ने और अध्ययन के लिए प्रतियां बनाएं एक इलेक्ट्रॉनिक संदर्भ दस्तावेज़ को एक संपादन योग्य प्रारूप में रखें ताकि आवश्यकतानुसार परिवर्तन किए जा सकें।
- पीडीएफ प्रारूप में दस्तावेज़ों को संपादित नहीं किया जा सकता है। यदि आप एक प्रोग्राम का उपयोग करते हैं जो संलेखन और लेआउट में माहिर है, तो यह संपादित फ़ाइलों को एक अलग और अद्वितीय प्रारूप में सहेज सकता है। दस्तावेज़ को संपादित करने से पहले अन्य लोगों को शायद उसी प्रोग्राम को डाउनलोड या खरीदने की आवश्यकता होगी
- पाठ के माध्यम से विशेष रूप से दस्तावेज़ों को लिखने के लिए, एक सामान्य फ़ाइल स्वरूप का उपयोग करें, जैसे: .doc, .docx, .txt, या .rtf यदि आप अनुमान लगाते हैं कि दस्तावेज़ अक्सर बदल जाएगा, तो Google डॉक्स जैसी ऑनलाइन फ़ाइल होस्टिंग सेवा का उपयोग करें, ताकि लोग हमेशा नवीनतम संस्करण देख सकें।
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कृपया दस्तावेज़ प्रक्रिया को सावधानीपूर्वक वर्गीकृत करें उदाहरण के लिए, पृष्ठ के शीर्ष पर प्रत्येक दस्तावेज़ में सृजन दिनांक और अंतिम स्थान को स्पष्ट स्थान में लिखें। यदि कई लोग दस्तावेज़ को संपादित कर रहे हैं, तो आप उनका नाम, या आखिरी संपादन दिनांक के पास आइनेल्स डाल सकते हैं। अंत में, फ़ाइल में एक शीर्षक और एक नाम शामिल करें, जो स्पष्ट रूप से प्रक्रिया दस्तावेज़ों को दर्शाता है।