मानक ऑपरेटिंग प्रक्रिया कैसे लिखें

मानक संचालन प्रक्रिया (पीओपी) दस्तावेज़ीकरण है जिसमें कार्य के चरण-दर-चरण का प्रदर्शन किया जाता है। आपको किसी मौजूदा POP को अपग्रेड या संशोधित करने की आवश्यकता हो सकती है, या आपको शुरुआत से बिल्कुल शुरुआत करना पड़ सकता है। यह चुनौतीपूर्ण लगता है, लेकिन यह वास्तव में केवल एक अत्यंत परिश्रमी चेकलिस्ट नौकरी है शुरू करने के लिए चरण 1 पर एक नज़र डालें

सामग्री

चरणों

भाग 1आपका पॉप फ़ॉर्मेट करना
भाग 2आपका पॉप लेखन
भाग 3सफलता और सटीकता सुनिश्चित करना

युक्तियाँ

चरणों

भाग 1
आपका पॉप फ़ॉर्मेट करना

एक मानक ऑपरेटिंग प्रक्रिया चरण 1 लिखें शीर्षक वाला चित्र

प्रारूप चुनें पीओपी लिखने का कोई सही या गलत तरीका नहीं है हालांकि, आपकी कंपनी के पास कई पीओपी हैं, जो आपको फॉर्मैटिंग का पालन करने के लिए, कंपनी के वरीयता के अनुसार अपने दस्तावेज़ को विकसित करने के लिए एक नज़र डाल सकते हैं। यदि यह मामला है, तो एक मौजूदा पीओपी में से एक को टेम्पलेट के रूप में उपयोग करें। यदि कोई तैयार नहीं है, तो आपके पास कुछ विकल्प हैं:

सरल चरणों की सूची. यह स्वरूपण छोटी प्रक्रियाओं के लिए कम है, कुछ संभावित परिणाम हैं, और काफी सरल हैं। आवश्यक दस्तावेज़ीकरण और सुरक्षा निर्देशों के बावजूद, आप सरल वाक्यांशों के साथ आइटम की एक सूची को व्यवस्थित कर सकते हैं जिससे पाठक को क्या करना है।
चरणों की पदानुक्रमित सूची. आम तौर पर, यह प्रारूप लंबी प्रक्रियाओं के लिए है - दस से अधिक चरण, और इसमें कुछ निर्णय किए जाने, स्पष्टीकरण और शब्दावली शामिल है। यह आमतौर पर मुख्य कदमों की एक सूची है, विशेष रूप से आदेश दिए गए उप-नियमों के साथ।
फ़्लोचार्ट। यदि प्रक्रिया एक संभावना के लगभग अनंत संख्या के साथ एक नक्शे के समान है, तो आपका सबसे अच्छा शर्त एक प्रवाह संरेखण होगा यदि आपके परिणाम हमेशा अपेक्षित नहीं होते हैं तो आपको इस प्रारूप का चयन करना चाहिए।

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रीडर पर विचार करें आपके पीओपी लिखने से पहले तीन कारकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

रीडर का पिछला ज्ञान. क्या वे कंपनी और प्रक्रियाओं से परिचित हैं? क्या वे शब्दावली जानते हैं? आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली भाषा को पाठक के ज्ञान के अनुरूप होना चाहिए
आपकी भाषा कौशल क्या कोई ऐसा मौका है कि आपकी भाषा पर कोई प्रभाव डालने वाला कोई आपकी पीओपी पढ़ेगा? यदि यह संभव है, तो आप छवियां शामिल कर सकते हैं और आरेखों की टिप्पणी कर सकते हैं।
आपके दर्शकों का आकार. यदि बहुत से लोग आपकी पीओपी (विभिन्न भूमिकाओं और कार्यों से) का उपयोग करेंगे, तो आप अपने दस्तावेज़ को स्क्रिप्ट संवाद के समान प्रारूपित कर सकते हैं: विषय 1 एक कार्य पूरा करता है, इसके बाद विषय 2 और इसी तरह। इस तरह, प्रत्येक पाठक प्रक्रिया में अपने सटीक कार्य देख सकते हैं।

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विचार करना आपके ज्ञान। निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर देने के लिए यह उबाल हो जाता है: क्या आप इसे लिखने के लिए सबसे अच्छा व्यक्ति हैं? क्या आप जानते हैं कि इस प्रक्रिया में क्या होता है? क्या गलत हो सकता है? इसे सुरक्षित कैसे करें? यदि आप इन सवालों का जवाब नहीं दे सकते हैं, तो कार्य दूसरे व्यक्ति को पास करना बेहतर होगा। खराब लिखा हुआ है - या इससे भी बदतर, गलत- POP केवल उत्पादकता कम नहीं करेगा और संचालन विफलताओं का नेतृत्व करेगा, लेकिन कर्मचारियों को जोखिम भी पैदा कर सकता है और कर्मचारियों से पर्यावरण के लिए कुछ भी - पर प्रतिकूल असर पड़ सकता है संक्षेप में, उस जोखिम को न लें

यदि आपको ऐसा काम सौंपा गया है और आप ऐसा करने के लिए मजबूर (या बाध्य) महसूस करते हैं, तो हर दिन ऐसा करने वालों से मदद मांगने से डरो मत। किसी भी पीओपी के निर्माण के दौरान साक्षात्कार करना सामान्य है

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अपने पॉप के लिए एक संक्षिप्त या लंबे प्रारूप के बीच तय करें आप लेखन या लोग हैं, जो प्रोटोकॉल, आदि शब्दावली से परिचित हैं में से एक समूह के लिए एक एसओपी को नवीनीकृत कर रहे हैं, वे लाभ एक और पॉप कानून एवं सरल है, जो अधिक एक चेकलिस्ट की तरह दिखता है ले जाएगा हो सकता है। इस मामले में, आप एक छोटे प्रारूप में लिख सकते हैं।

बुनियादी उद्देश्य और प्रासंगिक जानकारी (तिथि, लेखक, पहचान संख्या, आदि) के अतिरिक्त, पीओपी में केवल चरणों की एक सूची हो सकती है यदि आप विवरण और स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है, तो आप इस पथ को चुन सकते हैं।

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अपने पॉप के उद्देश्य को ध्यान में रखें यह स्पष्ट है कि आपके पास उस कंपनी के भीतर एक प्रक्रिया है जिसे बार बार दोहराया गया है। लेकिन क्या इस पॉप के लिए एक विशिष्ट कारण उपयोगी है? क्या सुरक्षा पर जोर देना आवश्यक है? नियंत्रण उपायों? क्या यह प्रशिक्षण या दैनिक के लिए प्रयोग किया जाता है? आपकी टीम की सफलता के लिए आपकी पीओपी क्यों आवश्यक है, इसके कुछ कारण यहां दिए गए हैं:

नियंत्रण मानकों के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए
उत्पादन मांग को अधिकतम करने के लिए
यह सुनिश्चित करने के लिए कि पर्यावरण पर नकारात्मक प्रभाव नहीं पड़ता है।
सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए
यह सुनिश्चित करने के लिए कि योजना के अनुसार सबकुछ बहती है
विनिर्माण विफलताओं को रोकने के लिए
प्रशिक्षण दस्तावेज़ के रूप में उपयोग किया जाना है।
- यदि आपको पता है कि आपके पॉप पर क्या जोर देना चाहिए, तो इन बिंदुओं से अपने लेखन को ढंढाना आसान होगा। इस पॉप के महत्व के बारे में सोचना भी आसान है

भाग 2
आपका पॉप लेखन

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आपको आवश्यक सामग्री की समीक्षा करें सामान्य तौर पर, तकनीकी एसओपी में प्रक्रिया के अलावा चार तत्व शामिल होते हैं:

शीर्षक पृष्ठ यहां शामिल है: 1) प्रक्रिया का शीर्षक, 2) पीओपी पहचान संख्या, 3) मुद्दा या संशोधन की तिथि, 4) एजेंसी / विभाग / क्षेत्र जिसका नाम पीओपी लागू होता है, और 5) हस्ताक्षर जो दस्तावेज़ तैयार और अनुमोदित करते हैं जब तक सूचना स्पष्ट होती है, तब तक इस पृष्ठ को आप जिस तरह से पसंद करते हैं, उसे स्वरूपित किया जा सकता है।
सूचकांक। संदर्भ की आसानी के लिए यदि आपका पीओपी कुछ हद तक लंबा है, तो सूचकांक की आवश्यकता होगी। आपको उस मानक प्रारूप से परे कुछ भी ज़रूरत नहीं है
गुणवत्ता नियंत्रण एक प्रक्रिया में केवल गुणवत्ता होती है अगर इसे चेक किया जा सकता है आपके पास आवश्यक सामग्री है और विवरण प्रदान करें ताकि आपका पाठक सुनिश्चित हो सके कि आपको अपेक्षित परिणाम मिला। आप अन्य दस्तावेजों को शामिल या शामिल नहीं कर सकते हैं, जैसे प्रदर्शन मूल्यांकन नमूने
संदर्भ. सभी संदर्भों का उल्लेख किया गया है या महत्वपूर्ण यदि आप कुछ अन्य पीओपी का उल्लेख करते हैं, तो परिशिष्ट में आवश्यक जानकारी संलग्न करें
- आपकी कंपनी के पास इस से भिन्न प्रोटोकॉल हो सकता है अगर अन्य पीओपी आप देख सकते हैं, तो संरचना का पालन करें जो पहले से आपकी कंपनी द्वारा उपयोग किया जा चुका है।

एक मानक ऑपरेटिंग प्रक्रिया लिखें शीर्षक शीर्षक चित्र 7

इस प्रक्रिया के लिए, निम्नलिखित विषयों का उल्लेख करना सुनिश्चित करें:

क्षेत्र और प्रयोज्यता दूसरे शब्दों में, प्रक्रिया के उद्देश्य, इसकी सीमाएं, और इसका उपयोग कैसे किया जाता है, का वर्णन करें। मानकों, नियामक आवश्यकताओं, भूमिकाएं और जिम्मेदारियों के साथ-साथ इनपुट और आउटपुट शामिल करें
कार्यप्रणाली और प्रक्रिया. मुख्य बात: आवश्यक जानकारी के साथ सभी चरणों की सूची बनाएं, जिसमें उपकरण की आवश्यकता होगी। अनुक्रमिक प्रक्रियाओं और निर्णय लेने वाले कारकों का उल्लेख करें "और अगर ...", संभावित हस्तक्षेप और सुरक्षा संबंधी विचारों को संबोधित करना सुनिश्चित करें।
शब्दावली पर स्पष्टीकरण संक्षेप, संक्षिप्ताक्षर और सभी वाक्यांशों को पहचानें जो सामान्य भाषा नहीं हैं
स्वास्थ्य और सुरक्षा चेतावनियां उन्हें जोखिम में रखते हुए उन चरणों के बगल में, अपनी खुद की एक सेक्शन में सूचीबद्ध करें। इस खंड की उपेक्षा न करें.
उपकरण और आपूर्ति आवश्यक सामग्री की एक सूची बनाओ, उपकरण कहाँ और कब, उपकरणों के बारे में नियमों को खोजने के लिए, आदि
सावधानियां और हस्तक्षेप असल में, एक समस्या निवारण अनुभाग। विचार करें कि क्या गलत हो सकता है, क्या ध्यान देना चाहिए और क्या आदर्श अंत उत्पाद के साथ हस्तक्षेप कर सकते हैं।
- अपने पीओपी को भ्रमित होने और आसानी से व्याख्या करने से रोकने के लिए इन विषयों में से एक को अपना स्वयं का एक हिस्सा (आमतौर पर नंबर या अक्षरों से चिह्नित किया गया) दें।
- एक विस्तृत सूची न बनाएं यह सिर्फ शुरुआत है ऐसा हो सकता है कि आपका व्यवसाय दूसरे पहलुओं को निर्दिष्ट करता है जिन्हें ध्यान देने की आवश्यकता होती है।

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संक्षेप में लिखें और पढ़ने आसान बनाएं। यह शायद एक इस्तमाल नहीं पढ़ा गया है तो सरल और सरल हो - अन्यथा पाठक का ध्यान खो सकता है, या वह दस्तावेज को भी समझ सकता है, लेकिन समझना मुश्किल है। सामान्य रूप में, वाक्यों को संक्षेप में रखें

यहाँ एक है बुरा उदाहरण: उपकरण का उपयोग करने से पहले एयर शाफ्ट पर जमा हुई धूल को साफ करना सुनिश्चित करें।
यहाँ एक है अच्छा उदाहरण: उपयोग करने से पहले वायु शाफ्ट से धूल निकालें।
सामान्य में, "आप" का उपयोग न करें यह पाठ में निहित है सक्रिय आवाज में गतिविधियों के बारे में बात करें और अनिवार्यता के साथ वाक्यों को शुरू करें।

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यदि जरूरी है, प्रक्रिया में शामिल पेशेवरों को यह पता लगाने के लिए कि वे कार्य कैसे करते हैं आखिरी चीज जिसे आप चाहते हैं, वह पीओपी है जो गलतताओं के साथ है आप किसी टीम की सुरक्षा, प्रभावशीलता, समय-समय पर स्थापित प्रक्रिया की ओर ध्यान नहीं दे सकते हैं - आपके टीम के साथी नाजायज़ महसूस कर सकते हैं। फिर, यदि ज़रूरत हो, तो प्रश्न पूछें! आप याद नहीं करना चाहेंगे

बेशक, अगर आपको नहीं पता है, विभिन्न स्रोतों से परामर्श करें, कई लोगों से बात करें, सभी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों पर विचार करें। एक टीम सदस्य मानक ऑपरेटिंग प्रक्रिया का पालन नहीं कर सकता है, अन्य टीम के सदस्य पूरी प्रक्रिया में शामिल नहीं हो सकते।

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डायग्राम और फ्लोचार्ट में पाठ के भारी हिस्सों को तोड़ना यदि कोई ऐसा कदम है जो चुनौतीपूर्ण हो सकता है, तो कुछ पाठयक्रम या आरेख का उपयोग करके अपने पाठकों के लिए चीजें आसान बनाएं। यह सब पढ़ने में आसान है और आपके पाठक के मन को सभी जानकारी को समझने की कोशिश करने से बचाता है। इसके अलावा और अधिक पूर्ण और अच्छी तरह से लिखित

दस्तावेज को मोटा बनाने के लिए इन रणनीतियों में से किसी का उपयोग न करें। इस पथ का अनुसरण करें यदि यह वास्तव में पाठक को समझने में आसान बनाता है

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प्रत्येक पृष्ठ में दस्तावेज़ नियंत्रण के लिए अंकन होना चाहिए। यह पीओपी सिर्फ अन्य पीओपी में से एक है - इसलिए इन दस्तावेजों को किसी प्रकार की रेफरल सिस्टम के साथ सूचीबद्ध करने के लिए आपकी कंपनी के पास कुछ प्रकार का डाटाबेस होना चाहिए। आपका POP इस संदर्भ प्रणाली का हिस्सा है और इसलिए कुछ आईडी कोड की आवश्यकता है यही वह संकेत है जहां यह संकेत आता है।

प्रत्येक पृष्ठ में एक ऊपरी दाएं कोने में "पृष्ठ # के #" प्रारूप में एक संक्षिप्त शीर्षक या आईडी संख्या, एक संशोधन संख्या, दिनांक, पृष्ठ क्रमांकन होना चाहिए (अधिकांश स्वरूपों में)। आपकी कंपनी की वरीयता के आधार पर आपको फुटनोट की आवश्यकता हो सकती है।

भाग 3
सफलता और सटीकता सुनिश्चित करना

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प्रक्रिया का परीक्षण करें यदि आप प्रक्रिया का परीक्षण नहीं करना चाहते हैं, तो संभवतः आपने इसे पर्याप्त रूप से पर्याप्त नहीं लिखा है किसी के साथ किसी से पूछें सीमित ज्ञान प्रक्रिया (या कोई व्यक्ति जो औसत पाठक का प्रतिनिधित्व कर सकता है) का मार्गदर्शन करने के लिए आपके पीओपी का उपयोग करें। क्या मुद्दों को संबोधित नहीं किया गया है? यदि कोई हो, इसमें शामिल करें और आवश्यक सुधार करें।

आपके पीओपी का परीक्षण करने के लिए कई लोगों से पूछना सबसे अच्छा है। अलग-अलग व्यक्ति अलग-अलग प्रश्न उठाएंगे, जिससे प्रतिक्रियाओं की एक विस्तृत विविधता हो सकती है।
उस व्यक्ति के साथ प्रक्रिया का परीक्षण करें, जिसने कभी इसे पहले कभी नहीं किया है। पूर्व ज्ञान के साथ कोई भी कार्य पूरा करने के लिए अपने स्वयं के संदर्भों पर भरोसा करेगा, जबकि इस प्रक्रिया में अब तक अनुभवहीन व्यक्ति मुख्य रूप से जानकारी प्रस्तुत करने के लिए विचार करेगा आपके काम करते हैं।

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उन लोगों से पूछें जो पीओपी की समीक्षा करने की प्रक्रिया को जानते हैं। अंत में, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता बहुत आपके वरिष्ठों को दस्तावेज़ के बारे में क्या लगता है यह उन लोगों के लिए महत्वपूर्ण है जो कार्यों को संबोधित करते हैं। इसके बाद, ऊपर अपना काम सबमिट करने से पहले, उन दस्तावेजों को दिखाएं जो इसका उपयोग करेंगे। क्या वे क्या आपको लगता है?

उन्हें शामिल करने और प्रक्रिया के भाग के रूप में महसूस करने की अनुमति देने से इस पीओपी को स्वीकार करने की संभावना बढ़ जाएगी। और, अनिवार्य रूप से, वे महान विचार होंगे!

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पीओपी की समीक्षा करने के लिए अपने सलाहकारों और गुणवत्ता आश्वासन टीम से पूछें। टीम के अनुमोदन के बाद, इसे सलाहकारों को भेजें उनके पास संभवतः सामग्री के बारे में कम प्रश्न होंगे, लेकिन उन्हें पता होगा कि यह आवश्यक स्वरूपण के भीतर है, अगर आप कुछ भूल गए हैं, और सिस्टम में पंजीकरण करके, यह प्रोटोकॉल इसे आधिकारिक बनाने के लिए है।

स्वीकृति के लिए पीओपी को अग्रेषित करना, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करना, अनुमोदन के लेखा परीक्षा के निशान को सुनिश्चित करना। यह कदम कंपनी से कंपनी में बदलता रहता है। असल में, दस्तावेज़ को निर्देशों और विनियमों के भीतर होना चाहिए।
इसे हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होगी और ज्यादातर कंपनियां आजकल इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर स्वीकार करती हैं।

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एक बार स्वीकृत हो जाने पर, POP को लागू करना शुरू करें। इस प्रक्रिया में शामिल समूह के लिए औपचारिक प्रशिक्षण की आवश्यकता हो सकती है, या आपका दस्तावेज़ बाथरूम में लटका होगा। किसी भी तरह से, यह काम करो! आपने इस पर कड़ी मेहनत की है यह पहचानने का समय है!

सुनिश्चित करें कि आपका POP हमेशा अद्यतित हो। यदि यह पुराना हो जाता है, तो उसे अपडेट करें। अद्यतनों को पुन: लागू करें और आवश्यकतानुसार नए दस्तावेज़ को पुनर्वितरित करें। आपकी टीम की सुरक्षा, उत्पादकता और सफलता इस भूमिका पर निर्भर करती है।

युक्तियाँ

स्पष्टता की जांच करें सुनिश्चित करें कि कोई संदिग्ध व्याख्याएं नहीं हैं। किसी व्यक्ति की प्रक्रिया को दिखाएं जो प्रक्रिया से अपरिचित है और दस्तावेज़ पर उनकी राय पूछें। आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं
जब भी संभव हो तो संबंधित ऑडियंस को शामिल करने के लिए याद रखें ताकि दस्तावेज प्रक्रिया वास्तविक प्रक्रिया की रिपोर्ट करे।
फ्लोचार्ट्स और मिसाल प्रस्तुतिकरण का उपयोग करें ताकि पाठक को प्रक्रिया के बारे में कोई संदेह नहीं हो।
लोगों को स्वीकृति के लिए सबमिट करने से पहले दस्तावेज़ की समीक्षा करने के लिए कहें।
चरणों की व्याख्या के लिए स्पष्ट पुर्तगाली का उपयोग करें
प्रत्येक अपडेट के बाद भी दस्तावेज़ का इतिहास रखें
अपने लिखने से पहले जांचें कि क्या इस पॉप के पुराने संस्करण हैं कुछ त्वरित बदलाव आवश्यक हो सकते हैं लेकिन उन्हें दस्तावेज सुनिश्चित कर लें!

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